Гepмaния – Услуги по ремонт и поддръжка – Einführung zentrales DMS

Оттук намеряваме да въведем корпоративна платформа за управление на документи (DMS), за да модернизираме и унифицираме устойчиво управлението, обработката и предоставянето на бизнес-информация. В рамките на межсекторен анализ на изискванията са изследвани съществуващите работни процеси, процеси по документи и информационни потокове, заедно с отделните подразделения. При това се оказва, че документите и информацията се управляват в различни системи, структури на дискове, специализирани приложения и лични архиви. Резултиращите от това прекъсвания в медийните потокове, дублиране на архиви и различните работни процеси затрудняват межсекторното сътрудничество и водят до увеличен търсене на информация, както и до несигурности относно актуалността и задължителността на информацията. В същото време съществуват множество установени специализирани приложения и информационни системи, които и в бъдеще трябва да изпълняват своите съответни основни задачи. Целта на проекта не е замяната на тези системи, а тяхното логично интегриране в обща информационна платформа. Предлаганият преглед на услуги описва функционалните, техническите и организационните изисквания към бъдещата DMS-платформа и служи като основа за избора на бъдещо-ориентирана, икономична и дългосрочно управляема система. Бъдещата платформа трябва да служи като централна информационна платформа и да поддържа целия жизнен цикъл на документите и информацията - от записването, обработката и съвместното ползване до архивирането в съответствие с изискванията и правилното изтриване. При това не са на първо място отделните документи или технически функции, а ефикасното подпомагане на дневните работни процеси на служителите. Информацията трябва да се управлява единно, независимо от мястото на създаването, да се намира бързо, да се предоставя сигурно и да бъде полезна за цялата организация. Въвеждането на DMS-платформата преследва също и целта да намали постепенно съществуващите изолирани решения, да установи единни стандарти за управление на информацията и да създаде технологична основа за по-нататъшната цифровизация на административните процеси. Съвременни технологии, особено KI-подпомогнати функции, трябва да подпомогнат служителите в дневната им работа и да подобрят качеството и ефективността на обработката на информацията. В крайна сметка, целите на проекта могат да бъдат описано така: - Въвеждане на корпоративна информационна платформа за управление на бизнес-релевантни документи и информация - Улучшаване на межсекторното сътрудничество чрез обща информация и стандартизирани работни процеси - Намаляване на дублиране на архиви и осигуряване на ясна и проследима информационна база - Ускорение на намирането на информация чрез мощни функции за търсене и навигация - Поддържка на стандартизирани цифрови бизнес-процеси чрез Workflows, управление на задачи и проследими процеси за одобрение - Осигуряване на съответствие с законодателни, регулаторни и вътрешни изисквания относно документация, съхранение, защита на данните и информационна сигурност - Интеграция на съществуващите специализирани приложения и информационни системи в обща информационна архитектура, избегвайки дублиране на данни - Създаване на масштабируема и бъдеще-ориентирана платформа, която поддържа организационни промени и бъдещи проекти за цифровизация - Предоставяне на съвременни помощни функции, особено KI-подпомогнати процеси за търсене, анализ и класификация, за подпомагане на дневната работа на служителите - Етаблиране на дългосрочно икономична и административно управляема платформа за корпоративно управление на информацията