Гepмaния – Софтуерни пакети и информационни системи – Integriertes Geschäfts- und Personalmanagementsystem

Предметът на закупуването е интегрирана система за управление на бизнеса и персонала, включително предоставяне на софтуер в модел Software-as-a-Service (SaaS), облачно управление, услуги за имплементация, както и услуги за управление на приложения (AMS) за отразяване на процесите, свързани с управлението на персонала, правните аспекти на държавните служители, финансовите и административните процеси на закупвача. Закупуването включва предоставяне и управление на стандартния софтуер, включително поддръжка и поддръжка от производителя (Лот 1), както и услуги за имплементация, миграция, обучение, поддръжка и управление на приложения (Лот 2). С закупуването на системата закупващата страна преследва основната цел да постави своите административни, свързани с управлението на персонала и финансови ключови процеси напълно цифровизирани, стандартизирани и на една бъдеще-ориентирана техническа основа. Системата трябва да увеличи ефективността на административните процеси, да подобри качеството на данните и тяхната проследимост, да укрепи правната сигурност и да подобри възможностите за управление и вземане на решения в организацията. Текущата система е характеризирана с разнородни индивидуални решения, ограничена интеграционна способност и висок процент на ръчно обработени процеси. Това води до дублиране на данни, повишено потенциално за грешки и затруднено ревизионно проследимост на процесите. В тази връзка е необходимо въвеждането на модерна, интегрирана система, която да отразява всички ключови процеси на управлението на една консистентна, последователна и масштабируема платформа. Целта на закупуването може да се конкретизира по следния начин:

a) Сигурно управление в контролирана среда: Предоставянето на интегрираната система за управление на бизнеса и персонала в частна облачна инфраструктура гарантира изолирани за клиенти, защитени и съответстващи на ДСГВО процеси на обработка на данни. Това включва особено сигурната обработка на лични данни, както и спазването на релевантните законодателни изисквания, като BDSG и LDSG RLP.

b) Бъдеще-ориентирани, интегрирани процеси: Единообразни цифрови процеси в всички ключови области на управлението – включително персонал, правните аспекти на държавните служители, финанси и контрол – позволяват последователно, прозрачно и стандартизирано управление на процесите. Системната консистентност на данните създава надежден фундамент за оперативни и стратегически решения.

c) Намаляване на ръчните усилия: Стандартизирани работни процеси, автоматизирани рутинни дейности и интегрирани функции за отчетност и анализ облекчават на работниците, намаляват потенциалните грешки и създават капацитет за създаване на стойност. Едновременно с това се осигурява управление, базирано на факти, чрез консистентни, актуални и качествено осигурени данни.

d) Правна сигурност и съответствие: Отразява всички релевантни правни изисквания, особено в областта на защитата на данните, сметководството, бюджета и правните аспекти на държавните служители. Ревизионно-сигурна документация, проследими процеси за проверка и одобряване, както и стандартизирани процеси за проверка гарантират спазването на законодателните изисквания.

e) Масштабируемост и гъвкавост: Частната облачна среда позволява гъвкава адаптация към нарастващите обем на данни, увеличаващи се потребители и бъдещи организационни изисквания. Така системата става бъдеще-ориентирана, разширяема и мощна за дългосрочна поддръжка на административните процеси.

Така чрез имплементацията на интегрирана система за управление на бизнеса и персонала в частната облак се създава интегрирана, стандартизирана и ревизионно-сигурна цифрова инфраструктура, която поставя основата за непрекъснато цифровизиране и оптимизация на ключовите процеси на управлението. Системата позволява ефикасно, прозрачно и правно-конформно отразяване на всички релевантни процеси, намалява дублиращите се процеси и увеличава възможностите за управление на всички нива на организацията.