Гepмaния – Услуги, свързани със софтуерни продукти – GSE; Einführung einer HR-Software bei der GSE gGmbH

GSE gGmbH (Gesellschaft für Soziale Dienstleistungen Essen; по-нататък „Наддавателят“) е нестопанска организация със седалище в Есен, която предоставя широк спектър от социални услуги от повече от 140 години. Като общностна институция под управлението на град Есен и големите благотворителни организации, наддавателят се ангажира с грижата, подпомагането и общественото участие на хора в специални жизнени обстоятелства. Спектърът от услуги на наддавателят включва стационарни и амбулаторни грижи за възрастни хора, диференцирани форми на жилище и грижи за хора с психически заболявания или умствени увреждания, както и разнообразни помощни услуги за бездомни или за хора, застрашени от бездомност. Освен това наддавателят управлява признати работилници за хора с увреждания в няколко места в Есен. С около 1.300 квалифицирани служители в различните социални институции, наддавателят се грижи за около 1.200 жители в своите заведения за грижи и поддръжка, както и за около 1.600 хора с увреждания в работилниците. Широкият специализиран профил и тесната връзка с общински и социални партньори позволяват на наддавателят да отговаря индивидуално на нуждите на грижените хора и да осигурява точно подходяща, ценяща поддръжка. С стратегията си „Година 2030“ наддавателят преследва дългосрочна визия за всеобхватна модернизация и дигитализация на вътрешните структури, процеси и технически системи. Целта е да се превърнат всички бизнес области в бъдещеориентирана IT инфраструктура. Тази стратегическа ориентация поставя основата за ефективна, прозрачна и ориентирана към обслужването организация, която устойчиво отговаря на нарастващите специализирани, правни и технологични изисквания. Едно от централните мероприятия в рамките на тази цифрова стратегия е замяната на сегашната ERP система. Текущата версия на SAP, на която се основават бизнес процесите на GSE, е отменена до края на 2027 година и представлява приоритетна причина за действие. Използваните модули FI (Финансов отчет), CO (Контролиране) и HCM (Управление на човешки ресурси / Персонал) са основни функции в бизнес и персоналните ядра на организацията и са дълбоко вградени в организационните процеси. В рамките на преориентирането, фокусът в областта на HR е върху личната разписка като приоритетен ядрен процес. Едновременно с това GSE преследва целта да разглежда новата HR-решение като цяло и перспективно да отрази възможно най-много персонални процеси в интегрирана система. Това включва, но не се ограничава до, управление на персонала, управление на кандидати, развитие на персонала и функции за обучение. С този всеобхватен подход наддавателят се стреми да намали или изключи съществуващите „сателитни системи“ в областта на HR постепенно. Целта е да се избегнат разриви в медиите, да се премахне дублирането на данни, да се осигури качеството и актуалността на данните и да се увеличи прозрачността във всички HR процеси. Едновременно с това се създава основа за предоставяне на значими HR-анализи и показатели за персонала, които ръководството на персонала може да използва за устойчиво развитие на компанията. Необходимата миграция на системата в областта на управлението на персонала е от голямо значение не само от технологична гледна точка, но и от бизнес стратегическа перспектива. Освен осигуряването на работата на системата след 2027 година, се отваря възможността да се стандартизират процесите, да се подобри потребителското удобство и да се подобри интеграцията с други IT компоненти. Изборът и въвеждането на нова цялостна HR-решение представлява едно от приоритетните ключови проекти в рамките на стратегическото развитие на наддавателя до 2030 година. Конкретната цел на проекта е изборът и въвеждането на цялостна, бъдещеориентирана софтуер за управление на персонала. С новата система HR процесите на наддавателят трябва да станат по-ефективни, по-прозрачни и по-удобни за потребителя. Софтуерът подпомага управлението на персонала и други участници да автоматизират административни задачи, да подобрят качеството на данните и да вземат стратегически решения на основата на обосновани информации. В центъра на вниманието е цифровата репрезентация и поддръжка на всички ядрен процеси на персонала. С новата система трябва да се избегнат съществуващите разриви в медиите и дублирането на данни, да се увеличи прозрачността в HR процесите и да се осигури съответствието с изискванията за защита на данните и съответствието. Освен това, централната система поддръжка отваря възможността за целенасочена оценка на HR данни и така да се подобри стратегическото ръководство на организацията. Основните цели могат да се обобщат по следния начин: 1. Въвеждане на HR софтуер 2. Цифрови поддръжка на всички основни HR процеси 3. Повишаване на автоматизацията на рутинни задачи и стандартизация на процесите 4. Повишаване на прозрачността, качеството на данните и възможностите за отчетност 5. Осигуряване на защита на данните, сигурност на