Гepмaния – Услуги, свързани със софтуерни продукти – GSE; Einführung eines IT-Systems für das Rechnungswesen und Controlling bei der GSE gGmbH

GSE gGmbH (Общество за социални услуги Есен; по-долу "Задавателя") е нестопанска организация със седалище в Есен, която предоставя широк спектър от социални услуги от повече от 140 години. Като общностна институция под управлението на град Есен и големите благотворителни организации, Задавателя се ангажира с грижата, подпомагането и общественото участие на хора в специални жизнени ситуации. Спектърът от услуги на Задавателя включва стационарни и амбулаторни грижи за възрастни хора, диференцирани жилищни и грижи за хора с психични заболявания или умствени увреждания, както и разнообразни помощни услуги за бездомни или за хора, застрашени от бездомничество. Освен това, Задавателя управлява няколко признати работилници за хора с увреждания в Есен. Те предлагат както индивидуална подкрепа, така и разнообразни работни и квалификационни възможности в области като монтаж, градинарство и ландшафтна архитектура, домакинство, печат и дигитализация, складска логистика, рециклиране или велосипедна техника. С около 1.300 квалифицирани служители в различни социални институции, Задавателя се грижи за около 1.200 жители в своите грижи и подкрепни заведения, както и за около 1.600 хора с увреждания в работилниците. Широкият спектър от специализирани услуги и тесната връзка с комунални и социални партньори позволяват на Задавателя да реагира индивидуално на нуждите на грижите хора и да осигури подходяща, ценяща подкрепа. Задавателя с неговата стратегия "2030" следва дългосрочна визия за всеобхватна модернизация и дигитализация на вътрешните структури, процеси и технически системи. Целта е да се превърнат всички бизнес области в бъдещеспособна IT среда. Тази стратегическа ориентация служи като основа за ефективна, прозрачна и клиентоориентирана организация, която устойчиво отговаря на растящите професионални, правни и технологични изисквания. Едно от централните начинания в рамките на тази дигитална стратегия е замяната на текущо използваното ERP системата. Текущата версия на SAP, на която са базирани бизнес процесите на GSE, е изтеглена до края на 2027 и така представлява приоритетна причина за действие. Използваните модули FI (Финансов отчет), CO (Контролиране) и HCM (Управление на човешките ресурси / Персонал) формират основни функции в бизнес и персоналните процеси на организацията и са дълбоко интегрирани в организационните процеси. Реализацията на проекта не се извършва изолирано, а е тесно свързана с други стратегически начинания. Към тях спадат замяната на SAP HCM и въвеждането на нова и модерна система за управление на персонала, която изисква тясно интегриране с финансовия отчет, особено за заплатите и соц. отчисления. Друго приоритетно начинание е въвеждането на системата за управление на документите (DMS) за електронна обработка на входящи сметки. DMS трябва да бъде разгърнат в цялата компания и да се установи като централна платформа за цифровата документация. Целта е да се осигури единообразна, проверяема и безмедийна документация за всички специализирани области и системи. Необходимостта от системна миграция е важна не само от технологична, но и от бизнес стратегическа гледна точка. Освен осигуряването на по-нататъшната работа на системата след 2027, се очаква, че в резултат на прехода процесите да бъдат стандартизирани, потребителското удобство да бъде подобрено и интеграцията с други IT компоненти да бъде подобрена. Изборът, планирането и въвеждането на решение е едно от приоритетните ключови начинания в рамките на стратегическото развитие на Задавателя до 2030. Предмет на тази публикация е въвеждането на модерна, бъдещеспособна система за счетоводство и контрол, с която всички днес в системата представени основни процеси да бъдат ефикасно представени и подпомагани. Текущата система SAP (с модулите FI и CO) покрива основните изисквания, но от гледна точка на продуктната стратегия на производителя е пред изтегляне: от страна на SAP, поддръжката на използваната версия е изтеглена от 01.01.2028. Това означава, че от тази дата няма да се предоставят повече редовни услуги за поддръжка и обслужване, което създава риск за сигурност, съответствие и стабилност. Новата система трябва да отговаря на изискванията както на счетоводството, така и на контролните процеси. Едновременно с това, централните бизнес процеси трябва да бъдат автоматизирани, безмедийни и да бъдат в съответствие с текущите регулаторни и технологични изисквания. Основните цели могат да бъдат обобщени като следва: 1. Въвеждане на софтуер за счетоводство и контрол 2. Цифрови подкрепи за всички основни финансови и контролни процеси 3. Повишаване на автоматизация на рутинни задачи и стандартизация на процеси 4. Повишаване на прозрачност, качество на данните и възможности за отчетност 5. Осигуряване на защита на данните, сигурност на данните и съответствие 6. Подкрепа на стратегическото управление на компанията чрез фундаментални анализи и показа