Бeлгия – ИТ услуги: консултации, разработване на софтуер, Интернет и поддръжка – 2026/EVENTMANAGEMENT

Проблемът и целите на проекта

GO! организира и поддържа всяка година значително количество обучения, професионални дейности, изследователски дни и други образователни инициативи за различни групи, както в GO! така и извън него. Текущата приложение се използва за публикуване на предложения, управление на регистрации, следване на участниците, изпращане на комуникации по имейл, генериране на списъци с присъствие и сертификати, както и за предоставяне на данни за фактуриране и отчетност. Приложението се използва, сред другото, за дейности на педагогическата поддръжка и Постоянната поддръжка на CLB, и е насочено към служителите на GO!-институции, учебни групи, централни служби и външни участници. В кумулативен план има около 59.000 регистрирани участници и средно около 20.000 регистрации годишно. Събитията могат да бъдат платени или безплатни. Процесите имат както административен, финансов, комуникационен, така и политически ефект. Текущата приложение е изградена на legacy-платформа и поради това е нужда от замяна. Освен техническото изоставане, текущите процеси също не са достатъчно оптимизирани. Различни подпроцеси се извършват в момента ръчно или чрез паралелни приложения. Текущата приложение не поддържа достатъчно самообслужване на данни за участниците, отчетност по политиката и интеграции като single sign-on или фактуриране. GO! иска да имплементира модерна система за управление на събития, която да поддържа целия процес около обученията и професионалните дейности: от публикуване на предложения и регистрации до участие, оценка на удовлетвореност, сертифициране, отчетност и финансово обработване. GO! поставя следните принципи:

• една интегрирана система за управление на обучения, професионални дейности и други събития в областта на приложението;

• максимално използване на стандартните функции и процеси;

• ограничаване на специфични решения и избегване на паралелни бази данни или дублиране на процесите;

• интеграция с текущите системи на GO! където данните или процесите вече се управляват;

• потребителски приятна поддръжка както за участниците, така и за организатори, администратори, финансови и административни служители;

• надеждна комуникация, следване на участниците, сертифициране и отчетност.

Целите на GO! при имплементацията на нова система за управление на събития са:

• да се осигури непрекъснатостта и надеждността на управлението на събития и обучения;

• да се публикува предложението за обучения и професионални дейности по лесен и прегледен начин;

• да се упрости и подобри процеса на регистрация за участниците;

• да се поддържат организаторите и администраторите при създаването, управлението, следването и оценката на дейностите;

• да се интегрират регистрацията на участниците, следването на присъствието, сертифицирането и оценката;

• да се намалят ръчните действия и дублираните регистрации;

• да се поддържат процесите на фактуриране по-добре чрез свързване с финансовите системи или, ако е необходимо, чрез ефективен пакетен експорт;

• да се усили самообслужването на данните, отчетността и политическата информация;

• да се даде възможност на участниците да консултират своята история, регистрации и сертификати;

• да се управляват права на достъп и роли по-прозрачно, сигурно и функционално.

За да се реализират тези цели, GO! предпочита бъдеща, стандартна система, която е достатъчно конфигурируема и може да се свърже с релевантните съществуващи системи, включително GO! контактна база данни и финансовата система. Системата трябва да освободи организацията от технически аспекти, да бъде масово масова в зависимост от употребата и предложението, и да може да се развива по флексибилен начин чрез поддръжка, обновления и допълнителни функционални разширения.

Съставни части на поръчката // вижте ръководство за избор