Бeлгия – ИТ услуги: консултации, разработване на софтуер, Интернет и поддръжка – 2026/EVENTMANAGEMENT

Проблемът и целите на проекта

GO! организира и поддържа ежегодно значително количество обучения, професионални обучения, учебни дни и други образователни инициативи за различни цели групи в и извън GO!. Текущото приложение се използва за публикуване на предложението, управление на регистрациите, следене на участниците, изпращане на комуникации по имейл, генериране на списъци с присъствие и свидетелства, както и предоставяне на данни за фактуриране и отчетност. Приложението се използва, сред другото, за дейности на педагогическата служба за съпровод и Постоянната поддръжка на CLB, и се насочва към служителите на GO!, училищни групи, централни служби и външни участници. Кумулативно има около 59 000 регистрирани участници и средно около 20 000 регистрации годишно. Събитията могат да бъдат платени или безплатни. Процесите имат както административно, финансово, комуникационно, така и политически въздействие. Текущото приложение е изградено на legacy-платформа и затова трябва да бъде заменено. Освен техническото изоставане, текущите процеси не са достатъчно оптимизирани. Различни подпроцеси се извършват ръчно или чрез паралелни приложения. Текущото приложение не поддържа достатъчно самообслужване на данни за участниците, политическа отчетност и интеграции като single sign-on или фактуриране. GO! иска да имплементира модерно решение за управление на събития, което да поддържа цялостния процес около обученията и професионалните обучения: от публикуване на предложението и регистрация до участие, оценка на удовлетвореност, сертифициране, отчетност и финансова обработка. GO! поставя следните водещи принципи:

• една интегрирана система за управление на обучения, професионални обучения и други събития в областта на приложението;

• максимално използване на стандартни функции и стандартни процеси;

• ограничаване на специфичното програмно осигуряване и избегване на паралелни бази данни или двойно изпълнение на процеси;

• интеграция с съществуващите системи на GO!, където данните или процесите вече се управляват;

• удобно поддръжка за участниците, организатори, администратори, както и финансови и административни служители;

• надеждна комуникация, следене на участниците, сертифициране и отчетност.

Целите на GO! при имплементацията на ново решение за управление на събития са:

• да се гарантира непрекъснатата работа и надеждността на управлението на събития и обучения;

• да се публикува предложението за обучения и професионални обучения по лесен и прегледен начин;

• да се улесни и подобри процеса на регистрация за участниците;

• да се поддържат организаторите и администраторите при създаването, управлението, следенето и оценката на дейностите;

• да се интегрират регистрацията на участниците, следенето на присъствието, сертифицирането и оценката;

• да се намали ръчното изпълнение и двойните регистрации;

• да се поддържат процесите на фактуриране чрез свързване с финансовите системи или, ако е необходимо, чрез ефективен пакетен експорт;

• да се укрепи самообслужването на данни, отчетността и политическата информация;

• да се предостави възможност на участниците да консултират своята история, регистрации и сертификати;

• да се управляват правомощията за достъп и роли по-прозрачно, сигурно и функционално.

За да се реализират тези цели, GO! предпочита бъдещеориентирана стандартна система, която е достатъчно конфигурируема и може да се свърже с релевантните съществуващи системи, включително контактната база данни на GO! и финансовата система. Решението трябва да освободи организацията от технически аспекти, да е масово в зависимост от използването и предложението, и да може да еволюира по флексибилен начин чрез поддръжка, обновления и допълнителни функционални разширения.

Съставни части на поръчката // вижте изборната директива