Francie – Balík programů pro měření a zúčtování pracovní doby a lidských zdrojů – Solution intégrée de dématérialisation des processus RH

ARTE G.E.I.E. v Štrasburku zaměstnává 590 osob s trvalými pracovními smlouvami a pravidelně 300 osob s dohodami na určitou dobu, včetně svobodných novinářů a stálých svobodných pracovníků. Systém SAP ECC6 se používá pro správu personálu a výpočet mzdy a platů; plánuje se migrace na SAP S/4HANA. Současně je doplněn řešením UKG pro funkce digitálního trezoru, elektronického podpisu a elektronické osobní sbírky. Objem zakázky zahrnuje poskytování, implementaci, hostování, údržbu a podporu integrovaného řešení pro digitalizaci procesů správy personálu s následujícími funkcemi. Uživatelské rozhraní, dokumentace a podpora jsou poskytovány alespoň v francouzštině a němčině.

• Digitální trezor pro zaměstnance. Jedná se o osobní online úložiště, jehož vlastníky jsou zaměstnanci a které slouží k uchovávání a vyhledávání osobních dokumentů, které jim byly předány, po dobu nejméně padesáti let od uložení nebo podepsání. Poskytováním tohoto trezoru ARTE vyhovuje povinnosti, která je stanovena v článku D. 3243-8 francouzského zákoníku práce, a to poskytováním výplatního průkazu v elektronické podobě. Tento digitální trezor zůstává zaměstnancům přístupný i po ukončení pracovního poměru a po dobu trvání zakázky.

• Elektronická osobní sbírka. Archivní dokument sloužící jako důkazní prostředek, který je přístupný oprávněným zaměstnancům a tvoří osobní sbírku zaměstnanců během trvání jejich pracovní smlouvy, předchozího zaměstnání a následné zákonem stanovené doby uchovávání. Řešení zajišťuje třídění podle typu dokumentu, vyhledávání, zajištění úplnosti, sledování přístupů a akcí, životní cyklus a doba uchovávání.

• Elektronický podpis. Signaturní služba, jejíž důkazní síla lze přizpůsobit příslušnému procesu, a to jak pro interní, tak pro externí podpisy, buď v režimu jednotlivých nebo hromadných podpisů, včetně automatizovaného podpisu pro sériově vytvářené dokumenty. Zajišťuje uchovávání příslušných důkazů a jejich vrácení.

• Portál pro zaměstnance. Služba, která umožňuje zaměstnancům prohlížet své dokumenty a (v oblasti personálu) podávat žádosti pomocí standardních formulářů a konfigurovatelných schválovacích postupů, přičemž lze sledovat stav zpracování.

• Doručení jednotlivých dokumentů správy personálu. Bezpečné, personalizované a sledovatelné doručování dokumentů, které vytváří ARTE, každému zaměstnancovi, zejména pracovní a dodatkové smlouvy, dopisy, správní rozhodnutí, potvrzení a dokumenty ke konci smlouvy, nezávisle na předcházejícím procesu vytváření. Tato funkce zahrnuje zejména doručování výplatních průkazů, které probíhá v pěti etapách za měsíc. Řešení brání tomu, aby zaměstnanci odmítli elektronické doručování svých výplatních průkazů. Zakázka zahrnuje převzetí dokumentů a podpisů vytvořených od roku 2019 do elektronické osobní sbírky. Zahrnuje závazek k udržování služby, přenos při ukončení smlouvy a ustanovení pro jakékoli použití umělé inteligence, které vylučují sběr, znovu použití a výcvik na základě dat ARTE. Hostování, zpracování, správu a uchovávání dat probíhá výhradně na území Evropské unie nebo Evropského hospodářského prostoru; toto platí i pro každého subdodavatele. Zakázka vyžaduje zpracování osobních údajů. Vybraní uchazeči musí během procesu prokázat, že jsou schopni poskytnout adekvátní záruky ochrany osobních údajů, které musí být udržovány po celou dobu trvání zakázky. Podrobnosti a předkládané dokumenty jsou uvedeny v dokumentaci k zakázce.