Polsko – Provozování cestovních agentur a podobné služby – Usługa rezerwacji i sprzedaży miejsc noclegowych w hotelach krajowych i zagranicznych na potrzeby Instytutu Adama Mickiewicza w latach 2026-2029

Předmětem objednávky je služba rezervace, prodeje a obsluhy hotelových služeb (ubytování) v ČR a v zahraničí pro potřeby Institutu Adama Mickiewicza. 1. Rozsah předmětu objednávky 1. Vyhledávání nabídek hotelových zařízení. 2. Zprostředkování rezervace hotelových služeb (ubytování) v ČR a v zahraničí. 3. Služba bude realizována po dobu 36 měsíců od dne podepsání nebo do vyčerpání maximální hodnoty smlouvy. 4. Zprostředkování prodeje hotelových služeb, včetně provedení platby. 5. Zprostředkování zrušení a změn rezervací a obsluha návratů. 6. Přenos Objednávajícímu podrobných informací o rezervaci, včetně: check-in, check-out, stravování, city tax a dalších poplatků. 7. Reprezentování Objednávajícího v reklamacích souvisejících s hotelovými službami. 8. Zajištění celodobé obsluhy (24/7), včetně víkendů. 9. Průběžné aktualizování nabídky. 10. Starostlivost o zájmy Objednávajícího, zejména informování o událostech, které mohou ovlivnit realizaci smlouvy. 11. Výkonce zajistí obslužné oddělení v ČR (sídlo nebo pobočka) otevřené minimálně 5 dnů v týdnu (pondělí–pátek) v hodinách 8:00–18:00 a infolinku 24/7 umožňující realizaci rezervací a změn mimo pracovní dobu oddělení. 12. Přidělení klientského manažera a minimálně tří osob věnovaných obsluze Objednávajícího. 13. Zprovoznění online rezervačního systému umožňujícího provádění a modifikaci rezervací oprávněnými zaměstnanci Objednávajícího. Systém musí: • fungovat v aktuálních verzích hlavních prohlížečů, • obsahovat kompletní nabídku dostupných hotelů Výkonce, • mít filtry (min.: standard, cena, lokalita, stravování, internet), • umožňovat vyhledávání na mapě, • umožňovat generování voucherů v PL a EN, • umožňovat kompletní historii změn rezervací (audit trail), • umožňovat export dat rezervací a historie změn (PDF/XLSX). 14. Systém musí umožňovat přístup ke speciálním sazbám Objednávajícího včetně podmínek zrušení. 15. Systém musí umožňovat generování reportů (počet osob, obrat, podrobné údaje podle hotelu, hosta a období). 2. Důležité informace 1. Odhadované množství rezervací: asi 12 600, z toho: • 8 000 zahraničních • 4 600 domácích 2. K dispozici Objednávajícímu: pokoje 1-, 2-, 3-osobové ve standardech 2–5 hvězdiček. 3. Zarezervované služby musí splňovat mezinárodní standardy kvality a bezpečnosti. 4. Geografický rozsah: ČR a zahraničí, zejména EU, Velká Británie, USA, Čína, Japonsko, Jižní Korea, skandinávské země. 5. Rezervace pro zástupce kulturních institucí – vyžadován vysoký standard obsluhy. 6. Množství mají odhadní charakter a mohou se změnit v rámci hodnoty smlouvy. 7. Výkonce zajišťuje podporu v případě problémů na místě realizace služby. 3. Postup rezervace 1. Objednávající podává dotaz e-mailem. 2. Určuje požadavky (lokalita, rozpočet, preference). 3. Výkonce představuje minimálně 3 dostupné nabídky splňující požadavky (pokud dostupné). 4. Čas odpovědi: maximálně 1 hodina od obdržení dotazu (v pracovní době; mimo ní – podle SLA 24/7). Nabídka obsahuje: • informace o hotelu včetně adresy a kategorie • informace o typu pokoje (sgl, dbl, twin, trpl, pro kouře / nekouře) • informace, zda je v ceně pokoje zahrnuto snídani • informace, zda je v ceně pokoje zahrnuté používání internetu • podmínky zrušení • vzdálenost od lokality uvedené Objednávajícím. • cenu v Kč – pouze v rozsahu rezervací míst v ČR, • pro zahraniční rezervace cenu ve měnách podle nařízení Ministra Rodiny a sociální politiky ze dne 25. října 2022, pro rezervace míst v hotelu měnícím nařízení o nárocích přisuzovaných zaměstnanci státní nebo samosprávní jednotky veřejné sféry z titulu služební cesty • informace, zda osoba na cestě bude povinna uhradit další dočasné náklady, např. v podobě návratného depozitu, místního daně informace o depozitech a dalších poplatcích. 5. Výběr Objednávajícího probíhá e-mailem nebo telefonicky (potvrzeno e-mailem). 6. Výkonce provede rezervaci ihned po schválení. 7. Výkonce informuje o všech změnách rezervací. 8. Výkonce zajistí nejvýhodnější ekonomický variant splňující požadavky Objednávajícího 9. V případě absence 3 nabídek – Výkonce představuje zdůvodnění a menší počet nabídek. 10. V případě absence shodných nabídek – povoluje se alternativy (jiný standard/lokalita) po schválení Objednávajícího. 11. Výkonce zohledňuje hotely preferované Objednávajíc