Finsko – Balíky programů a informační systémy – HRM- ja palkkajärjestelmän hankinta

Espoon kaupunki (myöhemmin také Tilaaja) požaduje nabídky na systém lidského zdrojového řízení (HRM) a systém výplat. Objemem zakázky je systém jako software jako služba (SaaS), který obsahuje funkce hlavního registru zaměstnanců (tzv. HRM komplex) a funkce výpočtu mzd. Řešení musí podporovat různé pracovní doba zaměstnanců města Espoo, jako je kancelářská, periodická a obecná pracovní doba, různé způsoby organizace práce, tedy pevnou a flexibilní pracovní dobu, a také smlouvy o pracovních podmínkách a místní smlouvy používané v obcích. Objemem zakázky jsou následující služební komplexy:

- Systém jako software jako služba (SaaS)

- Implementace a přizpůsobení služby pro Espoo

- Služby pro údržbu aplikací

- Služby pro další vývoj a konzultace systému

Podrobnější popis obsahu zakázky je v příloze 1 "Popis předmětu zakázky" k výzvu k nabídce. Na základě výběrového řízení bude vybrán jeden dodavatel a jeden náhradní dodavatel. Smlouva nabývá platnosti podpisem a je platná do odvolání. Odhadovaný začátek platnosti smlouvy je v prosinci 2026.

**PŘIPRAVY ZAKÁZKY**

Zakázková jednotka připravila zakázku, vyhodnotila tržní varianty a soutěžní podmínky a způsoby realizace zakázky. Při tržním mapování bylo široce vyslechnuto odborné subjektu písemně a telefonicky, využity odborné názory, vyhodnocena možnost rozdělení zakázky na části a různé modely realizace.

**PRŮBĚH TRŽNÍH KONZULTACÍ 2025**

V roce 2025 proběhly tržní konzultace s třemi identifikovanými potenciálními dodavateli.

1) Demo systémů

V týdnech 12 - 15/2025 byli dodavatelé požádáni, aby představili své systémy.

2) Komentování návrhu výzvy k nabídce

Návrh výzvy k nabídce byl dodavatelům zaslán k komentování ve dvou částech (A1 a A2).

- A1 kolo komentování: zahrnovalo další dokumenty s výjimkou klíčových procesních popisů, sestavu požadavků na zprávy, oznámení dat o učitelích, obsah požadavků na formuláře a funkční požadavky systému.

- A2 kolo komentování: zahrnovalo přílohy 1.3, 1.8, 1.9 a přílohu 5, formulář požadavků na funkční požadavky.

3) Zaslané doplňující otázky

Dodavatelům bylo požádáno o dodatečné informace týkající se výplatních cyklů systémů, služeb pro hlavní uživatele a externí řešení HRM, technologií systémů nabízených dodavateli, odhady nákladů na licence a práva k použití, a také na náklady na projekt implementace pro odhad hodnoty zakázky a rozpočtu.

**PRŮBĚH TRŽNÍH KONZULTACÍ 2026**

Na začátku roku 2026 bylo také mapováno tržní prostředí čtvrtého potenciálního dodavatele, s nímž se konala schůzka v týdnu 7 pro prezentaci návrhu výzvy k nabídce. Dodavateli byl po setkání zaslán stejný návrh výzvy k nabídce jako ostatním potenciálním dodavatelům a dostali se komentáře 5.3.2026. Od všech čtyř dodavatelů bylo požádáno o komentáře k aktualizovanému návrhu výzvy k nabídce 17.3-1.4.2026. Tržní mapování bylo provedeno tak, že nebyl žádný dodavatel preferován a bylo provedeno spravedlivě a otevřeně.

**POZNÁMKY Z TRŽNÍHO MAPOVÁNÍ**

Získané poznatky byly využity při definování předmětu zakázky, stanovování požadavků na vhodnost a při určování kritérií pro porovnávání nabídek. Jednou z klíčových poznatků bylo, že tržní prostředí může být omezeno požadavky na systémy HRM a výplat, které vyplývají ze smluv o pracovních podmínkách (jako je KVTES a OVTES) používaných v Espoo. Dalšími omezujícími faktory mohou být potřeby Espoo týkající se výplatních cyklů, dvojitého prostředí systému a integrací.

Při přípravě zakázky byly brány v úvahu principy týkající se tržního mapování podle § 65 zákona o zakázkách a zakázková jednotka považuje, že příprava podporuje uskutečnění soutěže.

**ROZDĚLENÍ ZAKÁZKY NA ČÁSTI**

Zakázková jednotka vyhodnotila možnost rozdělení zakázky na části. Zakázka nebyla rozdělena na části, protože systém a spojené služby tvoří jednotný celek, který není účelné rozdělit na menší celky. Kromě toho by rozdělení zakázky na části významně zvýšilo rizika spojená s integrací, rozdělením odpovědnosti, implementací a správou dat. Zakázková jednotka považuje, že nechání zakázky nedělit je vzhledem k povaze, způsobu realizace a účelnosti zakázky dostačující.