Finsko – Balíky programů a informační systémy – Sähköisen huoltokirjajärjestelmän hankinta

Espoon město (dále také Zadavatel) žádá o nabídky na elektronický systém údržebních záznamů. Předmětem zakázky jsou Elektronický systém údržebních záznamů jako služba SaaS, zavedení služby a přizpůsobení pro Zadavatele, služby podpory a údržby aplikace a služby dalšího vývoje a konzultace pro systém, který je předmětem zakázky. Na základě výběrového řízení bude vybrán jeden (1) dodavatel a jeden (1) náhradní dodavatel. Získávají se následující funkční celky systému: • Vytváření a realizace požadavků na služby • Vytváření a údržba plánů údržby údržbových objektů a realizace údržbových zásahů • Údržbový deník • Správa informací o nemovitostech • Správa energie údržbových objektů • Samokontrola • Dlouhodobé plány (PTS) pro část údržbových objektů • Funkce pro zpravodajství a statistiku Detailejší popis obsahu zakázky je v příloze 1. "Popis předmětu zakázky" k výzvě. Odhadovaná celková hodnota zakázky pro čtyři kalkulační roky (bez DPH 0 %) je 2 500 000 eur. Pozn.: Pro trvalé náklady (platby za služby SaaS, náklady na podporu a údržbu a náklady na údržbu integrací) je stanovena maximální cena z důvodů rozpočtu. Roční cena pro trvalé náklady (v příloze 6, tabulka 1-Vertailuhinta, buňka O60) nesmí přesáhnout 200 000 eur/rok. Překročení maximální ceny pravděpodobně vedlo by k zamítnutí nabídky. PŘIPRAVA ZAKÁZKY Jednotka pro zakázky připravila zakázku, vyhodnotila tržní varianty a podmínky soutěže a způsoby realizace zakázky. Při tržním průzkumu bylo široce vyslechnuto odborníků z oboru písemně a prostřednictvím tržních rozhovorů a vyhodnoceny různé modely realizace. Tržní průzkum byl proveden tak, aby nebyl žádný dodavatel preferován a průzkum byl proveden spravedlivě a otevřeně. Tržní průzkum byl zveřejněn v HILMA 26.2.2026. Do tržního rozhovoru se přihlásilo 14 dodavatelů. V březnu 2026 bylo přihlášeným dodavatelům zasláno předběžné úkol, kterým se zmapovaly funkce realizované v tržních systémech. Tržní rozhovory byly poté pokračovány s čtyřmi dodavateli. V březnu a dubnu 2026 byly s třemi dodavateli pořádány diskuzní setkání, na nichž dodavatelé prezentovali své systémy. Kromě toho jeden dodavatel prezentoval svůj systém samostatně prostřednictvím poskytnutých videí. V květnu 2026 bylo od dodavatelů požádáno o písemné dodatkové informace a v červnu 2026 jim bylo zasláno celé výzvěvové schéma s přílohami k komentování, po čemž bylo od komentujících požádáno o další doplňkové informace. Při průzkumu bylo zjištěno, že na trhu existuje několik elektronických systémů údržebních záznamů. Na základě tržního průzkumu bylo možné zjistit, že zvláště potřeba města Espoo pro celkovou jednotku správy energie jako součást údržebního záznamu omezuje trh. Zjištění z průzkumu byly využity při definování předmětu zakázky, stanovování požadavků na vhodnost a určování kritérií pro porovnávání nabídek. Při přípravě zakázky byly brány v úvahu zásady týkající se tržního průzkumu podle zákona o zakázkách 65 § a jednotka pro zakázky považuje, že příprava podporuje realizaci soutěže. ROZDĚLENÍ ZAKÁZKY NA ČÁSTI Jednotka pro zakázky vyhodnotila možnost rozdělení zakázky na části. Zakázka nebyla rozdělena na části, protože systém a k němu příslušné služby tvoří souvislý celek, který není účelné dělit na menší celky. Kromě toho by rozdělení významně zvýšilo rizika spojená s integracemi, rozdělením odpovědnosti, zavedením do provozu a jednotným řízením dat. Jednotka pro zakázky považuje, že nedělení je vzhledem k povaze, způsobu realizace a účelnosti zakázky omluvitelné.