Belgie – Zabezpečování pohostinských služeb pro zákazníky – Raamovereenkomst externe cateringpartners voor evenementen en maatwerkopdrachten VIVES overkoepelend

Předmět těchto služeb: rámcová smlouva s externími cateringovými partnery pro události a „high-end“ zakázky pro VIVES Zuid a VIVES Noord. Popis: Vysoká škola VIVES Zuid a VIVES Noord každoročně pořádá širokou škálu událostí a „high-end“ zakázek na obou svých kampusech, které se nacházejí v provincii West-Vlaanderen. Tyto aktivity jsou integrální součástí akademického a společenského fungování vysoké školy a vyžadují profesionální, kvalitní a spolehlivou cateringovou podporu. Fáze zakázky: 1. fáze – výběr Tento dokument se týká první fáze, konkrétně výběrové fáze, dvoustupňového řízení zakázky. V této první fázi se žádá pouze „Žádost o účast“, doplněná o potřebné přílohy, prostřednictvím kterých kandidát projeví svůj zájem o zakázku, svůj písemný úmysl být vybrán (článek 2, 12° zákona o veřejných zakázkách ze dne 17. června 2016) a předá požadované dokumenty, aby mohl být vybrán. 2. fáze - výběrové řízení Po výběru mohou pouze vybraní kandidáti účastnit se druhé fáze, výběrové fáze, na základě výběrového dokumentu, který jim bude dodán po rozhodnutí o výběru. V této druhé fázi budou vybraní kandidáti na základě výběrového dokumentu vyzváni, aby podali nabídku. Loty: - pro lot 1 „Události“ hledáme tři externí cateringové partnery, kteří budou moci vysokou školu během čtyřletého období podporovat při následujících aktivitách, které jsou flexibilně nasazitelné na všech kampusech, tedy po celé provincii West-Vlaanderen. Události: Každý akademický rok pořádá vysoká škola VIVES mimo jiné tři velkolepé instituční události: - akademické zahájení v září, - novoroční recepci v lednu, - a pro-dag v květnu. Pro tyto události se očekává účast přibližně 700 až 1.000 osob, včetně studentů, zaměstnanců, hostů, partnerů a externích stakeholderů. Catering zde hraje klíčovou roli v zážitku, vnímání a organizační kvalitě těchto momentů. Kromě toho pořádá vysoká škola VIVES každý rok několik promocí, promočních akcí atd., rozptýlených po různých oblastech studia. Tyto oslavy se konají podle oboru nebo skupiny a jsou zaměřeny na studenty a jejich rodiče nebo doprovod. Pro tyto momenty je také vyžadována přizpůsobená, starostlivě organizovaná a hladce provedená cateringová služba, s ohledem na variující velikosti skupin, místa a praktické podmínky. - pro lot 2 „High-end“ zakázky hledáme také tři externí cateringové partnery pro významně menší zakázky, průměrně pro 10 až 50 osob, kde je na prvním místě výjimečně vysoká úroveň kvality, jak v produktech, tak v prezentaci a službě. „High-end“ zakázky: Tento lot se týká dodávky vysokokvalitních, na míru vyrobených cateringových služeb, kde je důraz explicitně položen na kvalitu, exkluzivitu a zážitky. Zakázkář se snaží tímto lotem vybrat poskytovatele služeb, kteří jsou schopni vyvinout a realizovat cateringové koncepty, které jsou úplně přizpůsobené specifickému kontextu, cíli a cílové skupině každé události. Nejedná se o standardní nabídku, ale o unikátní realizaci, kde je na prvním místě individuální přístup. Délka trvání Rámcová smlouva má počáteční délku trvání čtyři roky, za předpokladu, že stanovená maximální hodnota zakázky během tohoto období nepřesáhne. Zakázkář upozorňuje kandidáta na to, že uvedená maximální hodnota nebyla vypočítána na základě předpokládaných množství v inventáři. Tato maximální hodnota tedy neposkytuje žádný ukazatel pro výši nabídky, na základě které může být registrace udělena. V tomto případě jde o maximální hodnotu rámcové smlouvy, která byla stanovena na základě maximálních množství, které může zakázkář objednat na všech zakázkách. Aby byla kontrolována velikost zakázky, dohlíží zakázkář na výdaje v rámci rámcové smlouvy, aby se ujistil, že nepřekročí maximální hodnotu rámcové smlouvy. Při překročení maximální hodnoty již nelze objednat nové zakázky.