Německo – Služby programového vybavení – GSE; Einführung eines IT-Systems für das Rechnungswesen und Controlling bei der GSE gGmbH

GSE gGmbH (Společnost pro sociální služby v Essenu; dále "Zadavatel") je nezisková společnost se sídlem v Essenu, která více než 140 let poskytuje široké spektrum sociálních služeb. Jako společenská instituce pod záštitou města Essen a velkých dobročinných organizací se Zadavatel angažuje v péči, podpoře a společenské integraci lidí v zvláštních životních situacích. Spektrum služeb Zadavatele zahrnuje stanovištní a ambulantní péči pro seniory, diferencované bydlení a péči pro lidi s duševními poruchami nebo mentálním postižením, stejně jako různé pomocné služby pro bezdomovce nebo lidi ohrožené bezdomovectvím. Navíc Zadavatel provozuje v několika lokalitách v Essenu uznávané dílny pro lidi s postižením. Tyto dílny nabízejí jak individuální podporu, tak širokou škálu pracovních a kvalifikačních nabídek v oblastech jako je montáž, zahradní a krajinářská architektura, hospodářství, tisk a digitalizace, skladová logistika, recyklace nebo cyklotechnika. S přibližně 1 300 kvalifikovanými zaměstnanci v různých sociálních zařízeních Zadavatel aktuálně pečuje o přibližně 1 200 obyvatel v svých péčových a péčových zařízeních a přibližně 1 600 lidí s postižením v dílnách. Široká odborná základna a těsná sítě s komunálními a sociálními partnery umožňují Zadavateli individuálně reagovat na potřeby podpořených lidí a zajistit přesnou, ceněnou podporu. Zadavatel svým strategickým plánem "Rok 2030" pronásleduje dlouhodobou vizi celkové modernizace a digitalizace vnitřních struktur, procesů a technických systémů. Cílem je přeměnit všechny obory společnosti do budoucnosti IT krajiny. Tento strategický směr tvoří základ pro výkonnou, transparentní a služebně orientovanou organizaci, která vyhovuje rostoucím odborným, právním a technickým požadavkům. Centrální projekt v rámci této digitální strategie je nahrazení současného ERP systému. Současná verze SAP, na které jsou založeny podnikové procesy GSE, je k 31. prosinci 2027 zrušena a představuje tak prioritní důvod k akci. Používané moduly FI (účetnictví), CO (kontrola) a HCM (humanitní kapitál management / personální ekonomika) tvoří důležité funkce v obchodním a personálním jádru procesu organizace a jsou hluboce zakotveny v organizačních postupech. Realizace projektu tedy neprobíhá izolovaně, ale je úzce spojena s dalšími strategickými projekty. Patří sem nahrazení SAP HCM a spojené zavedení nového a moderního systému pro správu personálu, který vyžaduje těsnou integraci s účetnictvím, zejména pro výplaty a sociální odpočty. Dalším prioritním projektem je zavedení systému pro správu dokumentů (DMS) pro elektronickou zpracování příchozích faktur. DMS by měl být podnikem rozšířen a jako centrální platforma pro digitální správu dokumentů. Cílem je poskytnout jednotnou, revizní a bezprostřední dokumentační základ pro všechny odborné obory a systémy. Potřeba systémové migrace je tedy důležitá nejen technologicky, ale i strategicky. Kromě zajištění dalšího provozu systému po roce 2027 se očekává, že se v rámci změny standardizují procesy, zvýší uživatelskou přívětlivost a zlepší integraci s dalšími IT komponenty. Výběr, plánování a zavedení řešení je tedy jedním z prioritních klíčových projektů v rámci strategického celkového vývoje Zadavatele do roku 2030. Předmětem této výzvy je zavedení moderního, budoucnosti schopného systému pro účetnictví a kontrolu, který bude účinně podporovat všechny dnes v systému zobrazované jádrové procesy. Současný systém SAP (s moduly FI a CO) pokrývá základní požadavky, ale ze strany výrobce je před koncem: SAP ukončil podporu používané verze od 1. ledna 2028. To znamená, že od tohoto data nebude poskytována žádná regulární údržba a podpora, což vede k rizikům v oblasti bezpečnosti, splnění a stability. Nové řešení by mělo vyhovět požadavkům účetnictví i kontroly. Současně by měly být automatizovány centrální podnikové procesy, bezprostředně navrženy a přizpůsobeny současným regulatorním a technickým požadavkům. Hlavní cíle lze shrnout následujícím způsobem: 1. Zavedení softwaru pro účetnictví a kontrolu 2. Digitální podpora všech důležitých účetních a kontrolních procesů 3. Vysoká automatizace rutinních úkolů a standardizace procesů 4. Zvýšení transparence, kvality dat a možností reportování 5. Zajištění ochrany osobních údajů, bezpečnosti dat a splnění 6. Podpora strategického řízení společnosti prostřednictvím hlubokých analýz a ukazatelů 7. Zajištění schopnosti mandantů 8. Zřízení strukturovaného a efektivního modelu podpory. Další informace jsou uvedeny v dokumentaci k zadání.