Finsko – Vedení mzdového účetnictví – Koulutuskeskus Salpaus -kuntayhtymän palkkapalveluiden hankinta

Koulutuskeskus Salpaus -kuntayhtymä objednává služby na výplatu mzd, cestovné a nákladové účetnictví, včetně celého systému informačních systémů potřebných k jejich poskytování. Do tohoto celku patří například výpočet a výplata mzd, mzdy důvěrníků a dalších příjemců mzd, zpracování a výplata cestovních a nákladových účetů. Do tohoto celku patří také systémy pro zpracování mzd, systémy pro správu personálu HRM a samoobslužné funkce, systémy pro správu cest a nákladů jako služby SaaS. Do objednávky patří také údržba systémů, potřebné integrace, dohodnuté automatizované funkce, zpracování, hlášení úřadům, uživatelská a zákaznická podpora, správa dat a zavedení služeb a systémů. Cílem objednávky je provozně spolehlivý, bezpečný, moderní a pro uživatele co nejjednotnější systém služeb a systémů, který bude podporovat procesy personálního a mzdového řízení Salpaus po celou dobu poskytování služeb. Řešení by mělo snížit manuální pracovní kroky a duplikaci uložených dat, zlepšit aktuálnost a správnost dat a účinně využít automatizaci. Systémy by měly být rozšiřitelné a umožňovat využití nových digitálních řešení. Celý systém může být tvořen několika systémy a/nebo službami poskytovanými subdodavatelem, ale vybraný dodavatel odpovídá objednávajícímu za celý komplex služeb a systémů, za jejich vzájemnou funkčnost a dohodnutý rozsah služeb. Služby a systémy pro výpočet mzd by měly podporovat smluvní podmínky KVTES, OVTES a TS. Systémy HRM a samoobslužné funkce by měly podporovat například správu osobních dat, založení, změnu a ukončení pracovních vztahů, přípravu pracovních smluv a pracovních příkazů, hlášení, zpracování a schvalování dovolenek a nepřítomností. Systém pro cestovní a nákladové účetnictví by měl zahrnovat cestovní plány, deníky, vytváření účetů, ukládání potvrzení, kontrolní a schvalovací oběh, výplaty a hlášení. Komplex služeb a systémů by měl být bezpečně a co nejvíce automatizovaně propojen s systémy, které Salpaus používá pro správu financí, účetnictví, platební provoz, sledování pracovního času, správu identit a hlášení, stejně jako s potřebnými službami úřadů, jako je Daňový registr a Finanční úřad. V financích se používá systém CGI Raindance Kuntamalli. Objednávka neobsahuje nákup systémů pro plánování pracovního času nebo sledování pracovního času, ale jejich data by měla být přenesena do systému správy mzd. Hlášení by mělo obsahovat alespoň dohodnutou základní úroveň a informace podle doporučení KT. Správa uživatelských dat je omezena na základě úkolů a oprávnění k použití. Do služeb patří dohodnuté postupy pro uchovávání, archivaci, mazání a export dat. Salpaus si ponechává rozhodovací pravomoc zaměstnavatele, politiku mzd, strategii personálního řízení, obsahovou správnost zdrojových dat a vlastní HR úkoly. Poskytovatel služeb odpovídá v dohodnutém rozsahu za operativní výpočet mzd, funkčnost a odpovídající systémů, technické kontroly, hlášení úřadům a kvalitu a kontinuitu poskytování služeb. V Salpaus bylo 31.5.2026 celkem 587 zaměstnanců. Při porovnávacím výpočtu se používá 880 výpočtů mzd nebo odměn měsíčně a 100 cestovních nebo nákladových účetů; fakturace služeb je založena na uskutečněných fakturačních jednotkách. Mzdy se zpravidla vyplácí 15. a poslední den každého měsíce. Současným poskytovatelem služeb pro výpočet mzd je Provincia Oy, systém pro správu mzd Visma Personec a systém pro cestovní a nákladové účetnictví CGI Populus. Do objednávky patří projekt zavedení do provozu, který je na zodpovědnosti dodavatele, při němž se určují a konfigurují systémy, přenášejí potřebná data ze současných systémů, provádějí integrace, testování, paralelní provoz, školení uživatelů a přechod do provozu. Nový komplex služeb a systémů by měl být v provozu nejpozději 31.5.2027. Podrobný a úplný popis objednávky, cíle, obsah služeb a systémů, omezení, rozdělení odpovědnosti a podmínky zavedení do provozu jsou uvedeny v příloze 3 (Popis a pozadí objednávky) k výzvě na nabídku. Další přílohy k výzvě na nabídku určují požadavky, integrace, úrovně služeb a ceníky.