Belgie – Informační technologie: poradenství, vývoj programového vybavení, internet a podpora – 2026/EVENTMANAGEMENT

Problémové nastavení a cíle projektu GO! každoročně organizuje a podporuje rozsáhlé nabídky školení, professionalizačních aktivit, studijních dnů a dalších formačních iniciativ pro různé cílové skupiny uvnitř i mimo GO!. Současná aplikace se používá k publikování nabídky, správě přihlášek, sledování účastníků, zasílání komunikace e-mailem, generování seznamů přítomnosti a potvrzení, a k dodávání dat pro fakturaci a zprávy. Aplikace se používá například pro aktivity pedagogické poradní služby a Stálého podpůrného centra pro CLB, a zaměřuje se na zaměstnance GO!-institucí, školských skupin, centrálních služeb a externích účastníků. Kumulativně je přibližně 59 000 registrovaných účastníků a průměrně přibližně 20 000 přihlášek ročně. Události mohou být nabízeny za poplatek nebo zdarma. Proto mají procesy jak administrativní, finanční, komunikativní, tak politický dopad. Současná aplikace je postavená na platformě legacy a je proto třeba ji nahradit. Kromě technické zastaralosti nejsou současné procesy dostatečně zefektivněny. V současné době probíhají různé subprocesy ručně nebo prostřednictvím paralelních aplikací. Současná aplikace také nedostatečně podporuje data self-service pro účastníky, politické zprávy a integrace, jako je single sign-on nebo fakturace. GO! proto chce implementovat moderní řešení pro správu událostí, které bude lepší podporovat celý proces školení a professionalizačních aktivit: od publikování nabídky a přihlášky až po účast, hodnocení spokojenosti, certifikace, zprávy a finanční zpracování. GO! stanoví následující řídící principy: • jedna integrovaná řešení pro správu školení, professionalizačních aktivit a dalších událostí v rámci oblasti aplikace; • maximální využití standardních funkcí a standardních procesů; • omezení customizací a vyhnutí se paralelním databázím nebo dvojímu procesu; • integrace s existujícími systémy GO!, kde již jsou data nebo procesy spravovány; • uživatelsky přívětivá podpora pro účastníky, organizátory, správce, finanční a administrativní zaměstnance; • spolehlivá komunikace, sledování účastníků, certifikace a zprávy. Cíle GO! při implementaci nového řešení pro správu událostí jsou: • zajistit kontinuitu a spolehlivost správy událostí a školení; • nabídku školení a professionalizačních aktivit publikovat hladce a přehledně; • zjednodušit a zlepšit přihlašovací proces pro účastníky; • podporovat organizátory a správce při vytváření, správě, sledování a hodnocení aktivit; • lepší integrace registrace účastníků, sledování přítomnosti, certifikace a hodnocení; • snížit manuální činnosti a dvojí registrace; • lepší podpora fakturačních procesů prostřednictvím spojení s finančními systémy nebo, pokud je nutné, prostřednictvím efektivní hromadné export; • posílení data self-service, zpráv a politických informací; • účastníkům umožnit si prohlížet svůj historický přehled, přihlášky a certifikáty; • přístupová oprávnění a role transparentně, bezpečně a více funkčně spravovat. Aby bylo možné tyto cíle realizovat, hledá GO! preferenčně budoucnostní standardní řešení, které je dostatečně konfigurovatelné a může se propojit s relevantními existujícími systémy, včetně GO! kontaktní databáze a finančního systému. Řešení musí organizaci technicky ulevit, být škalovatelné v závislosti na použití a nabídce, a flexibilně se moci vyvíjet prostřednictvím údržby, aktualizací a dalších funkčních rozšíření. Součásti zadání // viz výběrová metodika