Belgie – Informační technologie: poradenství, vývoj programového vybavení, internet a podpora – 2026/EVENTMANAGEMENT

Problematika a cíle projektu GO! každý rok organizuje a podporuje značné množství výukových programů, profesionálních aktivit, studijních dnů a dalších vzdělávacích iniciativ pro různé cílové skupiny uvnitř i mimo GO!. Současná aplikace se používá k publikování nabídky, správě registrací, sledování účastníků, zasílání komunikací e-mailem, generování seznamů přítomnosti a potvrzení a poskytování dat pro fakturaci a zprávy. Aplikace se používá například pro aktivity pedagogické poradenské služby a Stálého podpůrného centra pro CLB, a směřuje k zaměstnancům GO!-institucí, školským skupinám, centrálním službám a externím účastníkům. Celkem je přibližně 59 000 registrovaných účastníků a průměrně asi 20 000 registrací ročně. Události mohou být nabízeny placené nebo zdarma. Proto mají procesy jak administrativní, finanční, komunikační, tak politický dopad. Současná aplikace byla vybudována na platformě legacy a je proto třeba ji nahradit. Kromě technického zastarání jsou i současné procesy nedostatečně zefektivněny. V současné době probíhají různé subprocesy manuálně nebo prostřednictvím paralelních aplikací. Současná aplikace také nedostatečně podporuje data self-service pro účastníky, zprávy o politice a integrace, jako je single sign-on nebo fakturace. GO! proto chce implementovat moderní řešení pro správu událostí, které bude lépe podporovat celý proces kolem výukových programů a profesionálních aktivit: od publikování nabídky a registrace až po účast, hodnocení spokojenosti, vydávání potvrzení, zprávy a finanční zpracování. GO! stanovuje následující vedoucí principy: • jedna integrovaná řešení pro správu výukových programů, profesionálních aktivit a dalších událostí v rámci aplikace; • maximální využití standardních funkcí a standardních procesů; • omezení přizpůsobení a vyhýbání se paralelním databázím nebo dvojitému provádění procesů; • integrace se současnými systémy GO!, kde jsou již spravovány data nebo procesy; • uživatelsky přívětivá podpora pro účastníky, organizátory, správce i finanční a administrativní zaměstnance; • spolehlivá komunikace, sledování účastníků, vydávání potvrzení a zprávy. Cíle GO! při implementaci nové řešení pro správu událostí jsou: • zajistit kontinuitu a spolehlivost správy událostí a výukových programů; • nabídku výukových programů a profesionálních aktivit publikovat hladce a přehledně; • zjednodušit a zlepšit proces registrace pro účastníky; • podporovat organizátory a správce při vytváření, správě, sledování a hodnocení aktivit; • lepší integrace registrace účastníků, sledování přítomnosti, vydávání potvrzení a hodnocení; • snížit manuální činnosti a dvojité registrace; • lepší podpora fakturačních procesů prostřednictvím propojení s finančními systémy nebo, pokud je to nutné, prostřednictvím efektivního hromadného exportu; • posílení data self-service, zprávy a politické informace; • účastníkům umožnit si prohlížet svůj historický vývoj, registrace a potvrzení; • přístupová oprávnění a role správovat transparentně, bezpečně a více funkčně. Aby GO! tyto cíle realizoval, hledá preferenčně budoucnostní standardní řešení, které je dostatečně konfigurovatelné a může být propojeno s relevantními současnými systémy, včetně GO! kontaktní databáze a finančního systému. Řešení musí organizaci technicky uvolnit, být škálovatelné podle použití a nabídky a být flexibilně schopné evoluce prostřednictvím údržby, aktualizací a dalšího funkčního rozšíření. Součásti zadání // viz výběrová příručka