Norge – Fotokopimaskiner – Multi-functional machines with PaperCut compatibility

OFA IKS gennemfører denne opgørelse på vegne af ejermunicipalitetene i OFA-samarbejdet for at oprette en ny rammeaftale om multifunktionelle maskiner (MFP) og tilknyttede tjenester. Municipaliteterne har et betydeligt og varierende behov for at udskrive, kopiere og scanne. Den nuværende maskineri består af både lejede og selv-ejede multifunktionelle maskiner af forskellig alder, kapacitet, funktion og tilbageværende levetid. Samtidig varierer størrelsen, organisationen og brugsmønstrene i kommunerne. Der er derfor behov for en fleksibel og fremtidspåvirkende kontrakt, der understøtter både standardisering og lokale tilpasninger. Formålet med opgørelsen er at oprette en fælles rammeaftale, der giver kommunerne adgang til en forudsigelig, kostnadsbesparelse, sikker og stabil drift af multifunktionelle maskiner. Kontrakten skal muliggøre en gradvis erstatning og modernisering af maskineriet, samtidig med at de eksisterende systemer kan fortsætte, hvor det er hensigtsmæssigt. Kommunerne har allerede indført PaperCut som et fælles system for sikker udskrivning og udskrivningsadministration. Opgørelsen omfatter derfor ikke et nyt udskrivningsstyresystem. Det er en grundlæggende forudsætning, at de tilbudte multifunktionelle maskiner er fuldt kompatibele med PaperCut og kan integreres glidende i den opgørende myndigheds eksisterende udskrivningsmiljø. For de fleste kommuner i Agder leveres IKT-tjenesterne gennem interkommunale samarbejder eller virksomheder, mens nogle kommuner stadig har deres egne IT-miljøer. Dette betyder, at bestillingsrutiner, godkendelsesprocesser, fakturering og opfølgning varierer mellem de enkelte opgørende myndigheder. Budgivere skal derfor kunne håndtere forskellige organisationsmodeller inden for rammeaftalen. Gennem opgørelsen ønsker OFA IKS at oprette en langsigtet og bæredygtig leveringsmodel, der sikrer kommunernes behov for kvalitet, sikkerhed, fleksibilitet og god samlet økonomi. Opgørelsen skal bidrage til en bedre styring af maskineriet, reduceret administrativ belastning, effektiv brug af ressourcer og relevante miljøgevinster. 2. Beskrivelse af opgaven Opgaven omfatter leveringen af multifunktionelle maskiner og de tilknyttede tjenester til kommuner og enheder, der er omfattet af rammeaftalen. Leveringen skal dække behovet for udskrivning, kopiering og scanning på forskellige typer lokaliteter og organisationer, fra mindre administrative enheder til større miljøer med et højt dokumentvolumen og avancerede funktionelle behov. Kontrakten omfatter bl.a.: udlejning af multifunktionelle maskiner levering og udskiftning af udstyr installation, konfiguration og indsættelse service og vedligeholdelse teknisk support og brugeropfølgning. løbende rådgivningstjenester og aftaleopfølgning. rapportering og ledelsesinformation Budgiveren skal tilbyde en fleksibel leveringsmodel, der understøtter gradvis fornyelse af maskineriet og sikrer stabil drift i perioder, hvor nye og eksisterende systemer skal fungere parallelt. Den opgørende myndighed beholder retten til at opgøre brugte multifunktionelle maskiner fra leverandøren, eller andre, hvor det er hensigtsmæssigt. Vi anmoder om en samlet levering med særlig vekt på kvalitet, service, sikkerhed, fleksibilitet og levetidsomkostninger. Yderligere krav om funktion, tjenester, service-niveauer og dokumentation findes i andre dele af opgørelsestekstens.