Frankrig – Programpakke til tidsregnskab eller personalestyring – Solution intégrée de dématérialisation des processus RH

ARTE G.E.I.E. i Strasbourg beskæftiger 590 personer med ubegrænsede arbejdsforhold samt regelmæssigt 300 personer med befristede kontrakter, herunder frie journalist:er og faste frie medarbejdere. HR-systemet til personaladministration samt løn- og gehaltsberegning er SAP ECC6; en migration til SAP S/4HANA er planlagt. I øjeblikket suppleres det af en UKG-løsning for funktionerne af den digitale safe, den elektroniske signatur og den elektroniske personalmappe. Genstanden for opgaven er levering, implementering, hosting, vedligeholdelse og support af en integreret løsning til digitalisering af personaladministrationsprocesser med nedenstående funktioner. Brugergrænseflader, dokumentation og support leveres i mindst fransk og tysk.

• Digital safe for medarbejdere. Det drejer sig om en personlig online-lagerplads, hvis ejere er medarbejderne, og som tjener til opbevaring og hentning af de personale dokumenter, som er overgivet til dem i en periode på mindst femti år fra indlevering eller underskrift. Med leveringen af denne safe opfylder ARTE den forpligtelse, der er fastlagt i artikel D. 3243-8 af det franske arbejdslov, om at levere lønningsopgørelsen i elektronisk form. Denne digitale safe er tilgængelig for medarbejderne også efter afslutningen af deres arbejdsforhold og ud over opgavens løbetid.

• Elektronisk personalmappe. Et arkivdokument, der tjener som bevis og er tilgængeligt for autoriserede medarbejdere, og som danner personalmappen for medarbejderne under løbetiden af deres arbejdsforhold samt under den forudgående ansættelsesfase og den efterfølgende lovlige opbevaringsperiode. Løsningen sikrer inddeling efter dokumenttype, søgning, sikring af fuldstændighed samt sporing af adgang og handlinger, livscyklus og opbevaringsfrist.

• Elektronisk underskrift. Signaturtjeneste, hvis bevisstyrke kan tilpasses den pågældende proces, både for interne og eksterne signaturer, i enkelt- eller massesignaturmodus, herunder automatiseret signatur for serielagede dokumenter. Den sikrer opbevaring af de tilsvarende beviser og deres tilbagelevering.

• Portal for medarbejdere. En tjeneste, der giver medarbejderne mulighed for at se deres dokumenter og (i personalafdelingen) at indgive ansøgninger med hjælp af standardskemaer og konfigurerbare godkendelsesprocesser, hvor behandlingsstatus kan spores.

• Levering af de enkelte personaladministrative dokumenter. Sikker, personlig og sporbar levering af de af ARTE lavede dokumenter til hver medarbejder, herunder arbejds- og tilknyttede kontrakter, breve, administrative beslutninger, attestater og dokumenter ved kontraktens afslutning, uafhængigt af den forudgående oprettelsesproces. Denne funktion omfatter især leveringen af lønningsopgørelser, der sker fem gange om måneden. Løsningen tager hensyn til medarbejdernes modsigelse mod elektronisk overførsel af deres lønningsopgørelse. Opgaven omfatter overtagelsen af dokumenter og underskriftsbeviser, der er lavet siden 2019, til den elektroniske personalmappe. Den omfatter en forpligtelse til opretholdelse af tjenesten, overførbarhed ved kontraktens afslutning samt bestemmelser for enhver brug af kunstig intelligens, der udelukker indsamling, genanvendelse og træning på ARTE's data. Hosting, behandling, administration og opbevaring af data foregår udelukkende i området for Den Europæiske Union eller Det Europæiske Økonomiske Samarbejdsområde; dette gælder også for enhver underleverandør. Opgaven kræver behandling af personoplysninger. De udvalgte søgere skal under processen dokumentere, at de er i stand til at tilbyde passende databeskyttelsesgarantier, som skal opretholdes gennem hele opgavens løbetid. De nærmere modaliteter og de dokumenter, der skal fremlægges, forklares nærmere i de tekniske specifikationer.