Belgien – Programpakker og informationssystemer – Financiële oplossing bestaande uit een procure-to-pay-systeem en een boekhoudsysteem

Gruppen MC-CM er en vigtig aktør inden for sundhedssektoren i Belgien, kendetegnet ved et diversificeret og konstant udviklende IT-miljø. De nuværende regnskabs- og indkøbsprocesser er blandt andet baseret på Oracle eBS og Adfinity (Easi), uden integration mellem disse systemer, hvilket fører til manuelle behandlinger, øget risiko for fejl og ineffektivitet. Den pågældende kontrakt er en del af en moderniserings- og integrationsstrategi, der har til formål at forbedre den operative effektivitet, datakvaliteten og automatiseringsniveauet af de finansielle og Procure-to-Pay-processer. Den pågældende offentlige kontrakt omfatter levering, implementering, konfiguration, integration, support og vedligeholdelse af værktøjer, der skal støtte regnskabsprocesserne og Procure-to-Pay-processen (P2P) inden for gruppen MC-CM. For at læse beskrivelsen af kontrakten, skal følgende definitioner forstås på følgende måde: • Integration = udvikling, parametrisering og udplacering af de to værktøjer inden for MC-CM's økosystem; • Interfacing = oprettelse af forbindelser (dataflux ind/ud) mellem de to værktøjer på den ene side og de andre IT-værktøjer i MC-CM's økosystem på den anden side; • Interoperabilitet = oprettelse af forbindelser mellem regnskabsværktøjet og P2P-værktøjet. De søgte værktøjer skal være åbne (dokumenterede og almindelig brugte) og integrere med de øvrige informationssystemer i gruppen. De skal bidrage til en effektiv, sikker og automatiseret håndtering af regnskabsprocesserne samt indkøbs- og betalingsprocesserne i et komplekst organisationelt miljø med flere enheder og operationelle enheder, der er aktive inden for den belgiske mutualistiske sektor og kendetegnet ved et diversificeret og konstant udviklende IT-miljø. Kontrakten tildeles gennem en to-faseds procedure, der består af: • en udvælgelsesfase, hvor kandidaterne vurderes på baggrund af udelukkelsesgrunde og udvælgelseskriterier; • en fase for indgivelse af bud, hvor kun de udvalgte kandidater inviteres til at indgive et bud, og hvor kontrakten tildeles. Kontrakten er opdelt i to lodd, der tildeles separat, men som skal resultere i en sammensat og interoperabel håndtering af de pågældende processer (P2P og regnskabsprocesser). Lot 1 – Procure-to-Pay (P2P) værktøj Lot 1 omfatter levering, implementering, konfiguration, integration, support og vedligeholdelse af et P2P-værktøj for gruppen MC-CM. Værktøjet skal støtte hele P2P-processen, herunder: • indkøbsanmodninger og godkendelsesprocesser; • ordrer og modtagelse; • behandling af leverandørfakturaer og betalingsoplysninger; • administration af leverandørkonti og kreditorregnskab (account payables); • et tre-faktors sammenligningsmekanisme (three way matching) (ordre – modtagelsesbevis – faktura) Lot 2 – Regnskabsværktøj Lot 2 omfatter levering, implementering, konfiguration, integration, support og vedligeholdelse af et regnskabsværktøj for gruppen MC-CM. Værktøjet skal støtte regnskabsprocesserne, herunder: • generel regnskab; • finansiel rapportering; • overholdelse af den belgiske regnskabs- og skattelovgivning. Indgivelse af bud pr. lot Budgivere kan indgive et bud på: • kun lot 1; • kun lot 2; • begge lodd (et bud pr. lot). Hvert lot vurderes og tildeles separat.