Tyskland – Implementering af programmel – SAP HCM-Carve-Out und Transformation nach SuccessFactors sowie ergänzende Dienstleistungen

KVB har til hensigt at afløse deres eksisterende SAP-HCM-landskab, der også benyttes af koncernselskabet KSG, gennem et carve-out og transformere det til SAP SuccessFactors som en fuld cloud-løsning. Opdraget omfatter forberedelses-, implementerings- og driftfasen, herunder konception og kravspecifikation, implementering, konfiguration og tilpasning, datamigration, integration og grænsefladeanpassning, test, uddannelse, projektledelse, støtte til change management, go-live og hypercare samt den efterfølgende støtte i produktiv drift. Der skal særligt implementeres Employee Central, Employee Central Payroll, Time Tracking, Learning, Onboarding og WalkMe Premium for SuccessFactors. Der skal særligt inkluderes SAP S/4HANA, SAP Integration Suite og SAP BW on HANA. De nødvendige SuccessFactors-licenser er allerede til stede og er ikke genstand for opdraget. Yderligere er der et optionelt kontingent på op til 1.000 mandage for supplerende tjenester. Den fulde produktive drift skal være indført senest den 01.06.2028. Detaljerne om ydelsesomfanget og de bindende krav fremgår af ydelsesbeskrivelsen og de øvrige udbudsdokumenter. For tilbudsfasen gælder følgende bindende mindstekrav eller K.-o.-kriterier:

1. Personalet, der anvendes til ydelsesudførelsen, skal have dybtgående, omfattende og langvarig erfaring og viden om SAP HCM og SuccessFactors. Budgiveren skal garantere dette i sit tilbud.

2. Budgiveren skal garantere, at ydelsesudførelsen overholder den nuværende stand og de anerkendte tekniske regler samt princippet om en fornuftig, hensigtsmæssig og økonomisk anvendelse, også med hensyn til yderligere omkostninger, herunder især driftomkostninger. I tvivlsomme tilfælde skal overholdelsen af disse krav på budgiverens regning dokumenteres.

3. Projektets sprog er tysk. Alle dokumentationer, protokoller, rapporter, planlægnings- og uddannelsesmaterialer skal være fuldstændigt på tysk. Møder, workshops og uddannelser skal gennemføres på tysk. Det ansatte faglige personale skal beherske det tyske sprog flydende i tale og skrift. Hvis tysk ikke er modersmålet, kræves mindst et tysk sprogdiplom på niveau C1 efter Det Fælles Europæiske Referenceramme.

4. Alle medarbejdere hos budgiveren, herunder eksterne underleverandører og frie medarbejdere, skal overholde bestemmelserne i Databeskyttelsesgrundloven. Budgiveren må kun ansætte personer, der har en skriftlig tilladelse til at overholde Databeskyttelsesgrundloven.

5. Den tilbudte løsning skal særligt overholde kravene i Databeskyttelsesgrundloven, Bundesdatenschutzgesetz, principperne for ordentlig føring og opbevaring af bøger, optegnelser og dokumenter i elektronisk form samt til dataadgang og de øvrige lovlige opbevarings- og dokumentationspligter.

6. Afsluttede personoplysninger, databaser, dokumenter og beviser må først slettes eller arkiveres efter udløbet af den gældende lovlige eller faglige opbevaringsfrist. Den tilsvarende proces skal være lovlig og revisionssikker og dokumenteres gennem en procesdokumentation. Ikke-udfyldelse af et af disse mindstekrav fører til udelukkelse af tilbuddet. De enkelte og underkriterier, deres vægt, vurderingsmetoden, herunder forbindelsen mellem pris og ydelse, pointskalaen, eventuelle mindstepointtal samt de indleverede oplysninger og beviser, vil blive udarbejdet ensartet for de udvalgte søgere med opfordringen til at indgive det indikative første tilbud. De konkretiserer den ovennævnte tilbudsramme.