Malta – Tjenesteydelser i forbindelse med arrangementer – Provision of Event Organization Services for Administrative and Operational Meetings and Events for the EUAA

EUAA forventer at tildele op til tre (3) kaskade rammeaftaler for hver Lot for levering af højkvalitets Event Organisation Services og relaterede rejses og logistiske services, der er nødvendige for organisationen og gennemførelsen af Agenturens administrative og operative møder og begivenheder. Rammeaftalerne vil støtte begivenheder, der organiseres i Moldova (Lot 1), Ukraine (Lot 2) og Vestbalkanerne (Lot 3), som yderligere beskrives i de tekniske specifikationer. De services, der skal leveres under rammeaftalerne, vil afhænge af de specifikke krav for hver begivenhed, som defineret af Agenturet. De kan omfatte, men ikke begrænse sig til: • Udlejning af konferencelokale; • Levering af audiovisuel (AV) og tolkeudstyr; • Catering services • Koordination af tredjeparts serviceudbydere og on-site logistisk management; • Forberedelse af begivenhedsskiltning og indsendelse af støtte-dokumenter og fakturaer, hvor påkrævet; • Udlejning af AV- og tolkeudstyr til lokaler, der leveres af Agenturet, interessenter eller andre tredjeparter; • Organisation af frokoster, aftensmåltider og andre cateringarrangementer; • Reservation af passende overnatning i overensstemmelse med Agenturets krav; • Organisation, levering og overvågning af transportservices; • Levering af begivenhedsassistenceservices før, under og efter begivenheden; • Koordination og levering af sikkerheds- og sundhedstjenester, hvor påkrævet; • Behandling og betaling af rejses, overnatning og/eller dagpenge til deltagerne i begivenheder, herunder indsamling af de relevante støtte-dokumenter, i overensstemmelse med Agenturets instruktioner. Begivenheder i Ukraine vil kun organiseres, hvor den herskende sikkerhedssituation tillader Agenturet at afholde fysiske begivenheder, efter Agenturets sikkerhedsvurdering og eventuelle gældende sikkerhedsrestriktioner.