Belgien – It-tjenester: rådgivning, programmeludvikling, internet og support – Aankoop van een ERP systeem, inclusief implementatie, licenties en onderhoud

Denne offentlige opgave forudsætter automatiseringen og administration af de vigtigste forretningsprocesser i den opbudsende myndighed gennem implementeringen af et integreret softwaresystem (Enterprise Resource Planning eller ERP). Aftalen indgås for en periode på 4 år med 2 mulige forlængelser på 3 år. I denne første selektive fase ønsker den opbudsende myndighed at vælge kandidater, der kan levere den påkrævede software og service til implementeringen af et ERP-system til automatisering af de finansielle, indkøbs- og logistiske processer inden for sygehuset. Efter udvælgelsen af kandidaterne på baggrund af deres ansøgning om deltagelse, vil de nødvendige specifikationer i den efterfølgende kvalifikationsfase yderligere beskrives i en specifikation. Opdragets omfang omfatter:

1. Køb og implementering af en finansiel modul, der understøtter den daglige drift af den finansielle afdeling, med hensyn til de lovlige krav og rapporteringsforpligtelser (f.eks. Finhosta), som sygehuset skal overholde. Denne finansielle modul skal understøtte følgende processer:

• Generel bogføring og konsolidering

• Analytisk bogføring og kostnadsberegning

• Creditor bogføring

• Godkendelsesproces for indkommende fakturaer (inkl. matchingprincippet), hvor godkendere bestemmes af organisasjonsstrukturen

• Debitor bogføring inklusive omfattende debitor efterfølgning og påmindelse (betalingsplan / automatisk indkassering / tvangsfuldbyrdelse)

• Kas- og bankbehandling (inkl. CODA-behandling og likviditetsplanlægning)

• Fast ejendomsbehandling

• Budgetovervågning på hovedbogskonto- og projektniveau

• Lånbehandling (inkl. mulighed for import af filer fra forskellige banker)

2. Køb og implementering af en indkøbsmodul, der understøtter den daglige drift af indkøbsafdelingen og mindst omfatter følgende processer:

• Decentral oprettelse af bestillingsanmodninger for varer og ikke-varer gennem et enkelt og brugervenligt webportal

• Godkendelsesproces for bestillingsanmodninger, hvor godkendere bestemmes gennem organisasjonsstrukturen

• Automatisk og periodisk behandling af bestillingsanmodninger til indkøbsordrer

• Godkendelsesproces for indkøbsordrer

• Automatisk og digital afsendelse af bestillingsbeviser til leverandør

• Behandling af indkøbskontrakter

• Retur af varer

3. Køb og implementering af en logistisk modul, der understøtter den daglige drift af logistikafdelingen og mindst omfatter følgende processer:

• Modtagelse af varer (varer og ikke-varer) og tjenester

• Behandling af central lagerbeholdning og afdelingsbeholdning

• Forsyning af decentral afdelingslager gennem scanning (behov) og picking/aflevering

• Automatisk genforsyning af central lager på baggrund af min/max lagerbeholdning, lageropgørelse og -kontrol

4. Fuld integrering mellem den finansielle, indkøbs- og logistiske modul, hvad angår masterdata og transaktionsdata.

5. Udvidet realtidsrapporteringsmuligheder på transaktions- og aggregationsniveau inden for hver (sub)modul i ERP-systemet.

6. ERP-applicationen vil integreres inden for et komplekst applikationslandskab. Det er derfor vigtigt, at der kan integreres enkelt og fleksibelt med andre applikationer. Herunder et overblik over de vigtigste integrationspunkter, der skal realiseres:

• Active Directory integration

• ADT integration med OAZIS ZorgI (inkl. integration af masterdata)

• TARFAC integration med OAZIS ZorgI

• Integration med Apotheekpakket ZorgI for apoteksfakturaer

• Integration med HR-pakket til import af lønopgørelse (og masterdata)

• Integration med KARDEX skab til modtagelse af lagerartikler og forbruget af lager

• Integration med Aexis for forbruget af lager

• Integration med Carenet

• Integration med tredjepart for automatisk fakturabehandling

• Integration med et endnu ikke valgt WMS-system

• Integration med et endnu ikke valgt facilitætsbehandlingssystem

• Indlæsning af betalingsfiler fra mutualiteter

• Yderligere integrationsmuligheder