Finland – Programpakker og informationssystemer – HRM- ja palkkajärjestelmän hankinta

Espoon Kommune (senere også Kunde) anmoder om bud på HRM- og lønsystem. Genstanden for indkøbet er et programvaresystem (SaaS), der indeholder funktioner for personalsystemets hovedregister (såkaldt HRM-kokonaished) samt lønsystemets funktioner. Løsningen skal støtte Espoon Kommunes medarbejdere med forskellige arbejdstidsformer, såsom kontor-, perioder- og almindelig arbejdstid, forskellige arbejdsformer, såsom fast og fleksibel arbejdstid, samt kommunens arbejdsvilkår og lokale aftaler. Genstanden for indkøbet er følgende servicepakker:

- Programvaresystem (SaaS)

- Implementering og tilpasning af systemet til Espoo

- Applikationsvedligeholdelsestjenester

- Systemets videreudvikling og konsulenttjenester

En nærmere beskrivelse af indkøbets indhold findes i budanmodningens vedhæftede dokument 1 "Beskrivelse af genstanden for indkøbet". Der udvælges en leverandør og en reserveleverandør på baggrund af konkurrencen. Kontrakten træder i kraft ved underskrivelse og er gyldig indtil videre. Den forventede kontraktstartdato er i december 2026.

**FORBEREDELSE AF INDKØBET**

Indkøbsenheden har forberedt indkøbet ved at vurdere markedsmuligheder, konkurrencemuligheder og indkøbsmetoder. Markedsanalysen har omfattet omfattende konsultationer med brancheaktører skriftligt og via markedsdialoger, brug af ekspertråd, vurdering af indkøbsdeling i dele og forskellige implementeringsmodeller.

**FORTSÆTTENDE MARKEDSDIALOGER I 2025**

I 2025 blev der gennemført markedsdialoger med tre kendte potentielle leverandører.

1) Systemdemo

Ugen 12 - 15 / 2025 blev leverandørene bedt om at præsentere deres systemer.

2) Kommentarer til budanmodning

Budanmodningen blev sendt til leverandørene til kommentar i to dele (A1 og A2).

- A1 kommentarrunde: indeholdt alle dokumenter undtagen centrale procesbeskrivelser, sammensætning af rapporteringsbehov, oplysninger om ansættelsesdata, samt kravspecifikation for systemets funktionelle krav. Kommentarfristen var 5.5.2025 – 14.5.2025, og kommentarerne blev gennemgået med leverandørene på leverandørmøder ugen 21.

- A2 kommentarrunde: indeholdt vedhæftede dokumenter 1.3, 1.8, 1.9 og vedhæftet 5, kravspecifikation for funktionelle krav. Kommentarfristen var 19.5. – 2.6.2025, og kommentarerne blev gennemgået med leverandørene på leverandørmøder ugen 24.

3) Sendte fordybende spørgsmål

Leverandørene blev også bedt om at give fordybende oplysninger om systemernes lønperioder, hovedbrugerydelser og eksterne HRM-løsninger, teknologiernes levetid, vurderinger af brugsrettigheder og licenser, samt implementeringsprojektets priser for at støtte indkøbsværdi og budgetfastlæggelse.

**FORTSÆTTENDE MARKEDSDIALOGER I 2026**

I begyndelsen af 2026 blev der også kartografisk undersøgt en fjerde potentiel leverandør, med hvem der blev afholdt et leverandørmøde uge 7 for at præsentere budanmodningen. Leverandøren blev efter mødet sendt samme budanmodning til kommentar som de andre potentielle leverandører, og der blev modtaget kommentarer 5.3.2026. Alle fire leverandører blev yderligere bedt om at give skriftlige kommentarer til den opdaterede budanmodning 17.3. – 1.4.2026. Markedsanalysen er blevet gennemført på en måde, så ingen enkelt leverandør er blevet fortrukket, og analysen er blevet gennemført på en neutral og åben måde.

**MARKEDSUNDERSØGELSENS OBSERVATIONER**

Observationerne fra undersøgelsen er blevet brugt til at definere genstanden for indkøbet, fastsætte passende krav, og fastsætte kriterier for vurdering af bud. En central observation var, at markedsgrænserne muligvis er begrænset af Espoon Kommunes arbejdsvilkår (såsom KVTES og OVTES) krav til HRM- og lønsystemet. Yderligere begrænsende faktorer kan være Espoons behov for lønperioder, systemets dobbelte miljø og integrationsmuligheder. Ved forberedelsen af indkøbet er der blevet taget hensyn til lov om offentlige indkøb § 65 om markedsanalysen, og indkøbsenheden anser forberedelsen for at støtte konkurrencens gennemførelse.

**DELING AF INDKØB I DELE**

Indkøbsenheden har vurderet muligheden for at dele indkøbet i dele. Indkøbet er ikke blevet delt, fordi genstanden for indkøbet og de tilhørende tjenester danner en sammenhængende enhed, der ikke er hensigtsmæssigt at dele i mindre enheder. Desuden ville en deling af indkøbet betydeligt øge risikoen for integrationsproblemer, ansvarsfordeling, implementering og ensartethed i datastyring. Indkøbsenheden anser, at ikke at dele indkøbet er hensigtsmæssigt med hensyn til indkøbets karakter, implementeringsmetode og hensigt.