Belgien – Cateringvirksomhed – Raamovereenkomst externe cateringpartners voor evenementen en maatwerkopdrachten VIVES overkoepelend

Formål med denne tjeneste: Rammeaftale om eksterne cateringpartnere til arrangementer og "High-end" specialopgaver for VIVES Syd og VIVES Nord, der er overordnet. Baggrund: Hogeskolen VIVES Syd og VIVES Nord organiserer årligt en bred vifte af arrangementer og "High-end" specialopgaver på både Nord- og Sydcampusserne, som ligger spredt i provinsen West-Vlaanderen. Disse aktiviteter er en integreret del af højskolens akademiske og samfundsmæssige funktioner og kræver en professionel, kvalitativ og pålidelig cateringstøtte. Opdragets faser: 1. fase – Udvælgelse Dette dokument omhandler første fase, nemlig udvælgelsesfasen, af en to-trins placeringprocedure. I denne første fase bedes kun en "Ansøgning om deltagelse" indsendes, suppleret med de nødvendige vedhæftninger, hvor kandidaten udtrykker sin interesse for opgaven, sin skriftlige vilje til at blive udvalgt (artikel 2, 12° Lov om Offentlige Opgaver 17. juni 2016) og overlever de påkrævede ansvarsdokumenter for at kunne blive udvalgt. 2. fase – Tilbudsgivning Efter udvælgelsen kan kun de udvalgte kandidater deltage i anden fase, tilbudsgivningsfasen, baseret på det specifikationssæt, der vil blive leveret til dem efter udvælgelsesbeslutningen. I denne anden fase vil de udvalgte kandidater blive inviteret til at indsende et bud baseret på specifikationssættet. Loddelen: - for loddelen 1 "Arrangementer" søger vi tre eksterne cateringpartnere, der kan støtte højskolen i en periode på fire år med følgende aktiviteter, der er fleksibelt indsættelige over alle campusser, altså hele provinsen West-Vlaanderen. Arrangementer: Hvert akademisk år organiserer VIVES Højskole blandt andet tre store institutionelle arrangementer: - Akademisk Åbning i september, - Nyårsmodtagelse i januar, - og Pro-dag i maj. Til disse arrangementer forventes der hvert år en deltagelse på omkring 700 til 1.000 personer, bestående af studerende, medarbejdere, inviterede, partnere og eksterne stakeholdere. Cateringen spiller her en afgørende rolle for oplevelsen, udstråling og organisatorisk kvalitet af disse øjeblikke. Derudover organiserer VIVES Højskole årligt flere proclamationer, promotionsmøder osv. fordelt på de forskellige uddannelsesområder. Disse ceremonier finder sted efter uddannelsesområde eller gruppe og retter sig mod studerende og deres forældre eller vejledere. For disse øjeblikke kræves en tilpasset, velordnet og effektivt organiseret catering, med hensyn til varierende gruppegrøder, lokaliteter og praktiske forhold. - for loddelen 2 "High-end specialopgaver" søger vi ligeledes tre eksterne cateringpartnere til betydeligt mindre opgaver med i gennemsnit 10 til 50 personer, hvor et utrolig højt kvalitetsniveau er afgørende, både hvad angår produkter, præsentation og service. "High-end" specialopgaver: Denne loddelen omhandler levering af højværdi, specialtilpassede cateringtjenester, hvor vægten eksplicit ligger på kvalitet, eksklusivitet og oplevelse. Den udbudsgivende offentlige myndighed ønsker med denne loddelen at udvælge leverandører, der er i stand til at udvikle og realisere cateringkoncepter, der er fuldstændig tilpasset den specifikke kontekst, mål og målgruppe for hvert arrangement. Det drejer sig her ikke om et standardtilbud, men altid en unik indfald, hvor specialtilpassing er central. Varighed Rammeaftalen har en initial løbetid på fire år, forudsat at den beregnede maksimumværdi af opgaven ikke overskrides inden for denne periode. Den udbudsgivende offentlige myndighed opmærker kandidaten på, at den angivne maksimumværdi ikke er beregnet på baggrund af de forventede mængder i inventaren. Denne maksimumværdi giver derfor ingen anvisning om det budsæt, hvorfor indskrivningen kan blive tildelt. I dette tilfælde drejer det sig om den maksimale værdi af rammeaftalen, der er fastsat på baggrund af de maksimale bestillingsmængder over alle opgaver, som den udbudsgivende offentlige myndighed kan placere. For at kontrollere omfanget af opgaven, overvåger den udbudsgivende offentlige myndighed udgifterne i forbindelse med rammeaftalen for at sikre, at de ikke overskrider den maksimale værdi af rammeaftalen. Ved overskridelse af den maksimale værdi kan der ikke placeres nye bestillinger.