Malta – Tjenesteydelser i forbindelse med arrangementer – Provision of Event Organization Services for Administrative and Operational Meetings and Events for the EUAA

EUAA forventer at tildele op til tre (3) kaskade rammeaftaler for hver Lot for levering af højkvalitets Event Organisations Services og relaterede rejse- og logistiske services, der er nødvendige for organisationen og implementeringen af Agenturets administrative og operationelle møder og begivenheder. Rammeaftalerne vil støtte begivenheder, der organiseres i Moldova (Lot 1), Ukraine (Lot 2) og Vestbalkan (Lot 3), som yderligere beskrives i de tekniske specifikationer. De services, der skal leveres under rammeaftalerne, vil afhænge af de specifikke krav for hver begivenhed, som defineret af Agenturet. De kan omfatte, men ikke begrænse sig til: • Udlejning af konferenceområder; • Levering af audio-visuelle (AV) og tolkningudstyr; • Catering services; • Koordination af tredjeparts serviceleverandører og on-site logistisk management; • Forberedelse af begivenhedsskiltning og indsending af støtte-dokumenter og fakturaer, hvor påkrævet; • Udlejning af AV- og tolkningudstyr til lokaler, der leveres af Agenturet, stakholderne eller andre tredjeparter; • Organisation af frokoster, aftensmad og andre cateringarrangementer; • Reservation af passende overnatning i overensstemmelse med Agenturets krav; • Organisation, levering og overvågning af transportservices; • Levering af event assistance services før, under og efter begivenheden; • Koordination og levering af sikkerheds- og sundhedstjenester, hvor påkrævet; • Behandling og betaling af rejse-, overnatnings- og/eller dagpenge for deltagerne i begivenheden, herunder indsamling af de relevante støtte-dokumenter, i overensstemmelse med Agenturets instruktioner. Begivenheder i Ukraine vil kun organiseres, hvor den herskende sikkerhedssituation tillader Agenturet at afholde fysiske begivenheder, efter Agenturets sikkerhedsbedømmelse og eventuelle gældende sikkerhedsrestriktioner.