Tyskland – Reparations- og vedligeholdelsestjenester – Einführung zentrales DMS

Heron planlægger indførelsen af en virksomhedsvidt Dokumentenmanagement-plattform (DMS), for at modernisere og standardisere administrationen, behandlingen og tilgængeligheden af erhvervsrelevante oplysninger på en bæredygtig måde. I forbindelse med en tværfaglig kravanalyse er de eksisterende arbejdsmetoder, dokumentproceser og informationsfloder undersøgt sammen med de faglige afdelinger. Det viste sig, at dokumenter og oplysninger i dag administreres i forskellige systemer, køretøjsstrukturer, faglige anvendelser og personlige arkiver. De deraf resultende mediebrud, dobbeltarkivering og forskellige arbejdsmetoder gør det sværere at samarbejde tværs af afdelingerne og fører til øget søgearbejde samt usikkerhed om oplysningernes aktualitet og bindende kraft. Samtidig findes der allerede mange etablerede faglige anvendelser og informationssystemer, som skal fortsætte med at udføre deres respektive kerneopgaver. Projektets mål er derfor ikke at erstatte disse systemer, men at integrere dem på en meningsfuld måde i en fælles informationsplattform. Den foreløbige præstationsoversigt beskriver de funktionelle, tekniske og organisatoriske krav til den fremtidige DMS-plattform og tjener som grundlag for udvælgelsen af en fremtidssikker, økonomisk og langsigtet driftbar løsning. Den fremtidige løsning skal tjene som en central informationsplattform og støtte hele livscyklussen for dokumenter og oplysninger - fra indsamling over behandling og fælles brug til revisionssikker arkivering og regelkonform slettelse. Her er det ikke enkelte dokumenter eller tekniske funktioner, der står i centrum, men den effektive støtte til de daglige arbejdsprocesser for medarbejderne. Oplysninger skal administreres ensartet uafhængigt af deres oprindelsessted, hurtigt findes, sikret tilgængeliggøres og gøres virksomhedsvidt anvendelige. Indførelsen af DMS-plattformen forfølger samtidig målet om gradvist at reducere eksisterende ø-løsninger, etablerer ensartede standarder for informationsadministrationen og skabe en teknologisk grundlag for videre digitalisering af administrative processer. Moderne teknologier, især KI-støttede funktioner, skal støtte medarbejderne i deres daglige arbejde og forbedre kvaliteten og effektiviteten af informationsbehandlingen. Samlet kan projektets mål beskrives således: - Indførelse af en virksomhedsvidt ensartet informationsplattform for administration af erhvervsrelevante dokumenter og oplysninger - Forbedring af tværfaglig samarbejde gennem fælles informationsbestande og standardiserede arbejdsmetoder - Reduktion af dobbeltarkivering samt sikring af en entydig og efterspørgselsbar informationsgrundlag - Hurtigere opfindelse af oplysninger gennem effektive søge- og navigationsmuligheder - Støtte til standardiserede digitale erhvervsprocesser gennem workflows, opgavekontrol og efterspørgselsbare godkendelsesprocedurer - Sikring af overholdelse af lovlige, regulerende og interne krav angående dokumentation, opbevaring, databeskyttelse og informationssikkerhed - Integration af de eksisterende faglige anvendelser og informationssystemer i en fælles informationsarkitektur under undgåelse af redundant databeholdning - Skabelse af en skalerbar og fremtidssikker plattform, der støtter organisatoriske ændringer samt fremtidige digitaliseringsprojekter - Tilgængeliggørelse af moderne assistentfunktioner, især KI-støttede søge-, analyse- og klassificeringsprocedurer, til støtte for medarbejdernes daglige arbejde - Etablering af en langsigtet økonomisk og administrativt beherskelig plattform for virksomhedsvidt informationsmanagement