Schweiz – It-tjenester: rådgivning, programmeludvikling, internet og support – PEP4US – Strategische Weiterentwicklung der Zeitwirtschaft und Personaleinsatzplanung

**Udgangssituation**

Personaleinsatsplanlægningen står i dag i et stadig voksende spændingsfelt mellem virksomhedens behov, de individuelle behov hos medarbejderne (work-life balance) og en ændrende arbejdskultur. Udviklinger som New Work, interprofessionel samarbejde og en større medarbejderdeltagelse i tjenesteplanlægningen vinder i betydning og stiller nye krav til planlægningen. En transparent, udbalanceret og automatiseret personaleinsatsplanlægning fremmer ikke bare medarbejdernes tilfredshed, men har også positive effekter på behandlingskvaliteten. Alt dette bidrager samtidig til at styrke arbejdsgiverattraktiviteten og bindingen, især blandt plejerne i kerneforretningen. Disse træk stiller krav til en planlægning, der forener effektivitet og deltagelse, optimaliserer ressourcer og understøtter en konsistent, medarbejderorienteret planlægning. Den nuværende form for personaleinsatsplanlægning (PEP) samt den aktuelle implementering af PEP-løsningen «Polypoint» understøtter ikke den nødvendige organisatoriske og tekniske forandring. Polypoint bruges også inden for tidsregnskab. I lyset heraf skal der med projektet PEP4US skabes en ny, brugerorienteret og fremtidssikker løsning, der integrerer tekniske, organisatoriske og kulturelle dimensioner, både for personaleinsatsplanlægning og tidsregnskab. Målet er at styrke personaleinsatsplanlægningen som et strategisk element i virksomhedens udvikling og at bidrage væsentligt til gennemførelsen af de strategiske tiltag «New Work i kerneforretningen» samt «Strategisk ressourceledelse». Desuden er projektet tæt knyttet til HOCH's strategiske digitaliseringsfokusområder for at udnytte synergier, bidrage til proceseffektivitet i kerneforretningen og drive transformationen helhedsmæssigt. En detaljeret beskrivelse af den nuværende situation findes i kravspecifikationen LH01 kapitel 2. Med udskrivningen skal det bedst egnet produkt til HOCH Health Ostschweiz' og DIT Departement IT's nuværende og fremtidige behov samt en pålidelig og erfaren partner til indførelse og drift af den fremtidige løsning findes.

**Beskrivelse af målbildet**

Beskæftigelsesgenstanden omfatter indførelsen og drift af en central, integreret, performant samt organisatorisk og teknologisk fremtidssikker løsning til personaleinsatsplanlægning og tidsregnskab hos HOCH Health Ostschweiz og dets datterselskaber (ca. 9.700 medarbejdere, flere lønningsarter og arbejdstidsmodeller samt talrige planblade og tjenester). Løsningen skal muliggøre en organisationsoverskridende, standardiseret og automatiseret personaleinsatsplanlægning med deltagelse. Eksisterende ø-løsninger med funktionsoverskridelse afløses, mens den eksisterende grænseflade- og integrationslandskab bevares. Personaleinsatsplanlægning, deltagelse, kvalifikationer/kompetencer Planlægningen skal i fremtiden ske systemstøttet og i høj grad automatiseret. Løsningen skal kunne generere tjenesteplanforslag, tage højde for tilgængelighed, kvalifikationer og lovgivningskrav samt især understøtte springerplanlægningen effektivt. En ensartet datagrundlag og konsistent planlægningslogik over alle organisationenheder skal sikres. Medarbejdere skal kunne indtaste og se deres tilgængelighed, tjenesteønsker og fravær via intuitive, rollebaserede brugerflader. Automatiserede tjenesteplanforslag skal tage højde for behovsdaten, kvalifikationer og virksomhedens krav. Dermed reduceres manuelle omkostninger, standardiseres planlægningsprocesser samt styrkes transparens, retfærdighed og arbejdsgiverattraktivitet. Løsningen skal muliggøre transparente og retfærdige planlægningsprocesser. Medarbejdere skal kunne efterspore, hvordan indsatserne kommer til, og hvordan ønsker samt rammebetingelser tages højde for. Desuden skal løsningen harmoniserede planlægningsprocesser med en standardiseret indtastning af kvalifikationer, erfaringer og indsatspræferencer understøtte. Dette skaber grundlaget for en behovsorienteret, retfærdig og transparent personaleinsatsplanlægning. Springer-/poolledelse Løsningen skal understøtte et hospitalsovergribende springer- og poolledelse og styre indsats, kvalifikationer samt ressourcer over steder og fagområder. De tidligere planlægningstools' funktioner skal integreres, og planlægning, kommunikation samt styre skal forenes i én løsning. Tilkobling IKM Integreret Kapacitetsledelse Tilkoblingen til IKM skaber grundlaget for en databaseret samordning mellem behovs- og personaleinsatsplanlægning. Løsningen skal muliggøre tilkoblingen og aktive anvendelse af behovsplanlægningen til personaleinsatsplanlægningen og dermed understøtte personalmodulet i IKM. Tidsregnskab, tidsregistrering Opgaverne inden for tidsregnskab, herunder lovgivningskrav og andre regelværker, skal fuldt understøttes. Tidsregistrering skal kunne ske gennem forskellige kanaler, især via en mobil app samt eksisterende AZE-terminaler, inklusive definerede korrekturmuligheder for medarbejderne. Flervirksomhedstillidninger Løsningen skal fuldt understøtte flervirksomhedstillidninger og muliggøre en transparent, konsolideret fremstilling. Dette er især i hospitalmiljøet med flere funktioner eller indsatsområder pr. medarbe