Norge – Kontormaskiner, -udstyr og -artikler, herunder ikke computere, printere og møbler – Framework agreement for multi-function machines.

Baggrund

Kommunerne skal indgå i en ny rammeaftale om multifunktionsmaskiner (MFP), da den nuværende aftale udløber. Kommunerne kræver et ensartet og fremtidsrettet system, der sikrer stabil adgang til udskrift, kopiering og scanning på alle lokaliteter. Formålet med indkøbet er at etablere et fuldt udstyrsstyret system, der sikrer forudsigelig drift og kostnedsstyring, med central efterfølgning af maskiner, automatisk håndtering af forsyninger og tilgængelig service og support i kontraktsperioden. Samtidig skal systemet tage hensyn til kommunens behov for nem drift for alle brugere, herunder universel design og sikker håndtering af udskrifter. Harstad kommune anvender YSoft SafeQ som et sikret udskriftsystem, og de tilbudte maskiner skal fuldt ud støtte dette. Harstad kommune har gennemført en betydelig opdatering af flåden i de seneste år, så den hovedsageligt består af nyere modeller, der skal bruges i mange år frem. I de kommende fire år skønnes derfor behovet for udskiftning begrænset til nogle få maskiner. Generelt udskiftes maskiner kun, når det er absolut nødvendigt på baggrund af en samlet vurdering. Omfanget af de samarbejdende kommuner er usikkert.

Beskrivelse af opgaven

Opgaven omfatter etablering af en rammeaftale om levering, installation og drift af multifunktionsmaskiner til Harstad kommunes lokaliteter. Leveringen omfatter den nødvendige efterfølgning i kontraktsperioden, herunder løbende service, support og vedligeholdelse. Kontraktsperioden for indkøbet er 2 år med mulighed for 1+1 års forlængelse. Løbende drift og serviceaftale i maskinens levetid for drift, med central efterfølgning af maskiner, automatisk håndtering af forsyninger og tilgængelig service og support. Systemet skal omfatte funktioner til udskrift, kopiering og scanning, og tilpasset brug i kommunens forskellige miljøer. Maskinparken skal kunne administreres og overvåges centralt, med automatiske forsyninger og rapportering knyttet til status og forbruk. Desuden skal udstyret støtte sikker udskrift og adgangsstyring via YSoft SafeQ, herunder integration med kommunens identitetssystem (AD/Entra ID) og brug af en kortlæser (RFID). Systemet skal fungere i kommunens IT-miljø, herunder support for relevante Microsoft-platforme.