Belgien – Programpakke til virksomhedsressourceplanlægning (ERP) – Aankoop ERP software

I.1.1. Baggrund

Stijn vzw er et netværk af sygeplejeforeninger fordelt over Limburg, Antwerpen og Vlaams-Brabant. Inden for sygeplejenetværket er ti tjenestedelinger aktive, hvor sygepleje ydes til børn og voksne med en begrænsning, der varierer fra moderat, alvorlig til dyb; og dette på 37 lokationer med mere end 2000 medarbejdere til 3700 klienter. Som Stijn vzw tilbyder vi forskellige former for sygepleje, herunder dagtilbud, boligpleje, korttid, ambulant og mobil tjenester. Herfor bliver vi bl.a. subsidieret af Vlaams Agentschap voor Personen met een Handicap (VAPH). Alle enheder støttes fra et centralt støtte- og koordineringscenter. Indtil videre støttes alle sygeplejemedarbejdere og administrative personale i deres daglige arbejde af internt udviklet software. Denne software omfatter programmer skrevet i RPG (AS400/Powersystem), Delphi og C#, der forbinder sig til DB2 og SQL-server databases. I 2023 blev der forberedt en digital transformations vision m.v.t. IT, hvor følgende piller er centrale:

1. Der anvendes en cloud-first strategi, hvilket betyder, at de nye softwareprogrammer følger SaaS-princippet, hvor programmet og data hostes i skyen.

2. De nye programmer reducerer den administrative byrde for vores medarbejdere, hvor fokus ligger på at data kun indtastes én gang. Dette realiseres gennem maksimale integreringer med andre programmer, der støtter datatransmission.

3. Programmerne er designet med en stærk fokus på brugervenlighed og brugeroplevelse. Grænsefladerne er intuitive og kræver minimal skiftning mellem skærme eller programmer. Programmerne fungerer processtøttende, hvor arbejdets processer følges, og unødvendige handlinger elimineres. Automatisering spiller også en vigtig rolle her.

4. Der sættes maksimalt indsats på at tilbyde mobile løsninger. Dette betyder, at sygeplejemedarbejderne kan hente den nødvendige klientinformation og indtaste data effektivt og brugervenligt via et mobilenhed.

5. Vi tilbyder klienterne og deres netværk mulighed for at være involveret i sygeplejen. Der sættes indsats på informationsdeling, hvor visse aspekter af klientdossieren åbnes. Der stræbes også efter samarbejde med netværket, således at denne også kan levere information og gøre visse valg.

6. Den fremtidige softwarearkitektur er designet til at facilitere data-drevet arbejde og beslutningsprocesser. Nye softwareprogrammer skal støtte denne vision ved at gøre data struktureret tilgængelig og eksporterbart til BI-rapportering og videnskabeligt forskning.

7. Softwarearkitekturen, og dermed også de nye programmer, skal være fremtidssikret for at sikre bæredygtig vækst og fleksibilitet. Arkitekturen skal vokse med teknologiske udviklinger, såsom AI-støtte. Arkitekturen skal være skalbar med henblik på en potentiel vækst i Stijn vzw-netværket, både i antal klienter og tjenestedelinger, og i intersektorale samarbejder.

8. Den nye softwarearkitektur er designet med privatliv og sikkerhed som kerneprincipper, i overensstemmelse med GDPR og NIS2, for at sikre, at behandlingen af følsomme klientoplysninger foregår sikker og ansvarlig. Der anvendes stærke autentiserings- og autoriseringsmekanismer, herunder integrering med det nuværende brugte Microsoft Entra ID.

9. De nye softwareprogrammer bidrager til en stabil infrastruktur ved at forudsætte risikostyringsstrategier, herunder backup- og katastrofegenopretningsprocedurer. Den følgende figur (s. 6) visualiserer den foreslåede TO-BE softwarearkitektur, der skal fungere som fundament for realiseringen af de ovenstående strategiske piller. Denne arkitektur omfatter følgende byggeklodser:

- De funktionelle domæner inden for Stijn vzw, der skal støttes af software, grupperet i forventede SaaS-programmer.

- Et tilpasset sygepleje- og klientportal, der på den ene side støtter medarbejdergruppen i deres daglige arbejde, og på den anden side styrker klienternes og deres netværks involvering. Dette portal bidrager aktivt til realiseringen af piller 2, 3, 4, 7 og 9 i fremtidsvisionen. Portalen står helt fri fra SaaS-programmerne, men vil hente, vise og skrive data til og fra de underliggende programmer.

- Et datawarehouse til opbevaring af alle data gennem arkitekturen til brug i videnskabeligt forskning og BI-rapportering.

- Cloudbaseret iPaaS middleware, der står for dataudsendelse mellem SaaS-programmer, datatransmission til datawarehouset, og hentning og skrivning af data mellem portalen og de underliggende systemer. Desuden realiserer det forbindelser til eksterne programmer, herunder bl.a. GIR fra VAPH og DEONA for børnepleje. Under den faserede overgang står iPaaS også for datatransmission og synchronisering mellem eksisterende og nye softwareprogrammer.

I.1.2. Opdraget

Genstand for disse leverancer: Enterprise Resource Planning (ERP)-Software as a Service (SaaS)-løsning med tilføjelse af tjenester

Forklaring: Stijn vzw ønsker at implementere et integreret ERP-system med moduler til bogføring, indkøb, lagerstyring, budgetovervågning, kontraktstyring, overvågning af offentlige opgaver og ledelsesrapportering. Det valgte system skal være fremtidssikret og følge SaaS-princippet med cloud-hosting. Organisation søger ikke bare en bogføringssoftware, men et kraftfuldt og fleksibelt