Tyskland – Programpakker og informationssystemer – Integriertes Geschäfts- und Personalmanagementsystem

Genstand for indkøbet er et integreret erhvervs- og personalsystem, herunder softwarelevering i Software-as-a-Service (SaaS)-model, clouddrift, implementeringsydelser samt Application Management Services (AMS) til afbildning af de personale, tjenestemandsforsørgelsesretlige, økonomiske og administrative processer hos opdragsgiveren. Indkøbet omfatter levering og drift af standardsoftware, herunder leverandørvedligeholdelse og support (Lot 1) samt implementerings-, migrations-, trænings-, støtte- og Application Management ydelser (Lot 2). Med indkøbet af systemet forfølger den udskrivende myndighed det overordnede mål at digitalisere, standardisere og placere sine administrative, personale og økonomiske kerneprocesser på en fremtidssikker teknisk platform. Systemet skal øge effektiviteten af forvaltningsforløb, forbedre datakvaliteten og gennemsigtigheden, styrke retssikkerheden og forbedre organisationsens styrings- og beslutningsevne. Den nuværende systemlandskab er præget af heterogene enkelløsninger, begrænset integrationsevne og et højt antal manuelle behandlingsskridt. Dette fører til redundante data, et øget fejlpotentiale og en vanskeliggørelse af revisionssikker gennemsigtighed af processer. I lyset heraf er indførelsen af et moderne, integreret system nødvendigt, der afbilder alle kerneprocesser i forvaltningen på en konsistent, sammenhængende og skalerbar platform. Indkøbets mål kan konkretiseres som følger:

a) Sikker drift i en kontroleret miljø: Ved levering af det integrerede erhvervs- og personalsystem i en Private-Cloud-infrastruktur sikres mandantisolerede, beskyttede og DSGVO-konforme databehandlingsprocesser. Dette omfatter især sikker behandling af personoplysninger samt overholdelse af relevante lovgivningsbestemmelser som BDSG og LDSG RLP.

b) Fremtidssikre, integrerede processer: Enhedsdigitale forløb over alle kerneområder i forvaltningen – herunder personal, tjenestemandsforsørgelse, finansiering og controlling – gør en sammenhængende, transparent og standardiseret procesgestaltning mulig. Systemets tværgående konsistens af data skaber en pålidelig grundlag for operative og strategiske beslutninger.

c) Reduktion af manuelle opgaver: Standardiserede workflows, automatiserede rutineopgaver og integrerede rapporterings- og analysefunktioner lettede medarbejdere, reducerer fejlpotentiale og skaber kapacitet til værdiskabende opgaver. Samtidig gøres en faktabaseret styring mulig gennem konsistente, aktuelle og kvalitetssikrede data.

d) Retssikkerhed og overholdelse: Det afbilder alle relevante lovgivningsbestemmelser, især med hensyn til personvern, regnskabsføring, budget- og tjenestemandsret. Revisionssikker dokumentation, gennemsigtige prøve- og godkendelsesprocesser samt standardiserede prøveskridt sikrer overholdelse af de lovlige krav.

e) Skalerbarhed og fleksibilitet: Private-Cloud-miljøet gør en fleksibel tilpasning til stigende datamængder, voksende brugerantal og fremtidige organisatoriske krav mulig. Dermed bliver systemet fremtidssikret, udvidelses- og ydelsesdygtigt til langtidstøtte af forvaltningsprocesserne.

Med implementeringen af et integreret erhvervs- og personalsystem i Private Cloud oprettes der en integreret, standardiseret og revisionssikker digital infrastruktur, der danner grundlaget for den kontinuere digitalisering og optimering af forvaltningens kerneprocesser. Systemet gør en effektiv, transparent og lovlig afbildning af alle relevante forløb mulig, reducerer redundante processer og øger styringsevnen på alle niveauer i organisationen.