Tyskland – Programmelrelaterede tjenester – GSE; Einführung einer HR-Software bei der GSE gGmbH

GSE gGmbH (Gesellschaft für Soziale Dienstleistungen Essen; efterfølgende "opdragsgiver") er en ideel forening med hovedsæde i Essen, der siden over 140 år har ydet et bredt spektrum af sociale tjenester. Som en fællesinstitution under byrådet i Essen samt de store velgørenhedsforeninger engagerer opdragsgiver sig i omsorgen, fremme og deltagelse i samfundet for mennesker i særlige livssituationer. Opdragsgiverens ydelsesspektrum omfatter stationære og ambulante plejeydelser til ældre, fordelte bolig- og omsorgsformer for mennesker med psykiske sygdomme eller mentale handicap samt en række hjælpemidler for hjemløse eller hjemløshedstruede personer. Desuden driver opdragsgiveren anerkendte værksteder for mennesker med handicap på flere lokaliteter i Essen. Med omkring 1.300 kvalificerede medarbejdere i de forskellige sociale institutioner omsorger opdragsgiveren for nuværende omkring 1.200 beboere i pleje- og omsorgsinstitutioner samt omkring 1.600 mennesker med handicap i værkstederne. Den brede faglige opstilling og den tætte netværk med kommunale og sociale partnere gør det muligt for opdragsgiveren at gå individuelt ind på de omsorgspersoners behov og sikre en passende, værdsættende støtte. Opdragsgiveren forfølger med sin strategi "År 2030" en langsigtig vision om en omfattende modernisering og digitalisering af interne strukturer, processer og tekniske systemer. Målet er at overføre alle forretningsområder til en fremtidssikker IT-landskab. Denne strategiske retning danner grundlaget for en ydeevne, transparent og serviceorienteret organisation, der bæredygtigt opfylder de stigende faglige, lovlige og teknologiske krav. Et centralt foretagende i denne digitaliseringsstrategi er afløsningen af det nuværende ERP-system. Den nuværende anvendte SAP-version, på hvilken opdragsgiverens betriebsøkonomiske processer er afbildet, er udløbet med udgangen af 2027 og udgør dermed en prioriteret handleanlæg. De anvendte moduler FI (finansbogsføring), CO (kontrollering) samt HCM (Human Capital Management / Personalvæsen) udgør væsentlige funktioner i den økonomiske og personale kerneproces i organisationen og er dybt integreret i de organisatoriske processer. I forbindelse med omstillingen ligger det centrale fokus i HR-området på lønningsberegning som prioriteret kerneproces. Samtidig forfølger GSE det mål at betragte den nye HR-løsning helhedsmæssigt og perspektivisk at afbilde så mange personale processer som muligt i et integreret system. Herunder tæller, men ikke begrænset til, personaladministration, ansøgningsstyring, personaludvikling samt funktioner for videreuddannelse. Med denne helhedsmæssige tilgang søger opdragsgiveren at skridtvis reducere eller helt afløse eksisterende "satellitsystemer" i HR-området. Målet er at undgå mediebrud, eliminere redundant dataopbevaring, sikre datakvalitet og -aktuelthed samt øge transparens i alle HR-processer. Samtidig skabes der med en konsistent systemlandskab grundlaget for at levere betydningsfulde HR-analyser og personalkennetegn, som personalestyrelsen kan anvende til den bæredygtige udvikling af virksomheden. Den nødvendige systemmigration i personalestyrelsen er derfor ikke kun af teknologisk betydning, men også af betriebsstrategisk betydning. Ud over sikringen af systemdriften efter 2027 åbnes muligheden for at standardisere processer, forbedre brugervenligheden og forbedre integrationen med yderligere IT-komponenter. Valget og indførelsen af en ny helhedsmæssig HR-løsning udgør derfor et af de prioriterede nøgleprojekter inden for den strategiske samlede udvikling af opdragsgiveren til 2030. Det konkrete mål for projektet er valget og indførelsen af en helhedsmæssig, fremtidssikker personalestyrelsessoftware. Med den nye løsning skal opdragsgiverens HR-processer blive mere effektive, transparente og brugervenlige. Software understøtter personalestyrelsen samt andre involverede i automatisering af administrative opgaver, forbedring af datakvalitet og strategiske beslutninger på en solid informationsgrundlag. I midten står den digitale afbildning og støtte af alle kerneprocesser i personalvæsenet. Med den nye løsning skal eksisterende mediebrud og redundant dataopbevaring undgås, transparens i HR-processer øges og også sikringen af databeskyttelse og overholdelse af compliance-krav sikres. Desuden åbner den centrale systemstøtte muligheden for at analysere HR-data målrettet og dermed forbedre den strategiske styring af organisationen. De centrale mål kan sammenfattes som følger: 1. Indførelse af HR-software 2. Digital støtte til alle væsentlige HR-processer 3. Højere automatisering af rutineopgaver og standardisering af processer 4. Forbedring af transparens, datakvalitet og rapporteringsmuligheder 5. Sikring af databeskyttelse, datasikkerhed og overholdelse af compliance 6. Støtte til strategisk virksomhedsstyring gennem grundige analyser og personalkennetegn 7. Etablering af et struktureret og effektivt supportmodel. Desuden henvises der til de offentliggjorte oplysninger.