Tyskland – Programmelrelaterede tjenester – GSE; Einführung eines IT-Systems für das Rechnungswesen und Controlling bei der GSE gGmbH

GSE gGmbH (Gesellschaft für Soziale Dienstleistungen Essen; heraffter "opgiveren") er et almennyttigt virksomhed med hovedsæde i Essen, der siden over 140 år har ydet et bredt spektrum af sociale tjenester. Som en fællesinstitution under byrådet i Essen og de store velgørende organisationer, engagerer opgiveren sig i omsorg, fremme og social deltagelse for mennesker i særlige livssituationer. Opgiverens ydelsesspektrum omfatter stationære og ambulant pleje for ældre, forskellige bolig- og omsorgsformer for mennesker med psykiske sygdomme eller intellektuelle handicap, samt forskellige hjælpeydelser for hjemløse eller truet af hjemløshed. Desuden driver opgiveren anerkendte værksteder for mennesker med handicap på flere lokaliteter i Essen. Disse tilbyder både individuelt støtte og en række arbejds- og kvalificeringsmuligheder inden for områder som montage, have- og landskabsbyggeri, husgerning, tryk og digitalisering, lagerlogistik, genanvendelse eller cykelteknik. Med omkring 1.300 kvalificerede medarbejdere i de forskellige sociale institutioner, omsorger opgiveren for nuværende omkring 1.200 beboere i pleje- og omsorgsinstitutionerne, samt omkring 1.600 mennesker med handicap i værkstedene. Den brede faglige opstilling og det tætte samarbejde med kommunale og sociale partnere gør det muligt for opgiveren at indgå individuelt på de omsorgspersoners behov og sikre en passende, værdsættende støtte. Med sin strategi "År 2030" forfølger opgiveren en langsigtet vision om en omfattende modernisering og digitalisering af interne strukturer, processer og tekniske systemer. Målet er at overføre alle virksomhedsområder til en fremtidssikker IT-landskab. Denne strategiske retning danner grundlaget for en ydeevne, transparent og serviceorienteret organisation, som efterholdende opfylder de stigende faglige, lovlige og teknologiske krav. Et centralt projekt inden for denne digitaliseringsstrategi er afløsningen af det nuværende ERP-system. Den nuværende brugte SAP-version, på hvilken GSE's betriebsøkonomiske processer er afbildet, er afmeldt til slutningen af 2027 og udgør dermed en prioriteret handling. De brugte moduler FI (finansbogføring), CO (kontrol) og HCM (Human Capital Management / personalsystem) udgør væsentlige funktioner i den økonomiske og personalsystemkerne og er dybt integreret i de organisatoriske processer. Projektets gennemførelse sker derfor ikke isoleret, men er tæt forbundet med andre strategiske projekter. Dette omfatter afløsningen af SAP HCM og introduktionen af et nyt og moderne personalsystem, som kræver en tæt integration med finansbogføringen, især for løn- og sociale afskrivninger. Et andet prioriteret projekt er introduktionen af et dokumentstyringssystem (DMS) til elektronisk behandling af indgående fakturaer. DMS skal desuden udrullet i hele virksomheden og etableret som en central platform for digital dokumentstyring. Målet er at skabe en ensartet, revisionssikker og mediebrydningsfri dokumentationsgrundlag for alle fagområder og -systemer. Behovet for systemmigration er derfor ikke kun teknologisk, men også betriebsstrategisk af høj betydning. Ud over sikring af videre systemdrift efter 2027, forventes der, at processer skal standardiseres, brugervenligheden skal øges og integrationen med andre IT-komponenter skal forbedres. Valg, planlægning og introduktion af en løsning er derfor et af de prioriterede nøgleprojekter inden for opgiverens strategiske samlede udvikling indtil 2030. Genstand for denne udskrivning er introduktionen af et moderne, fremtidssikret regnskabs- og kontrolsystem, med hvilken alle i dag i systemet afbildede kernerprocesser effektivt afbildes og understøttes. Det nuværende SAP-system (med modulerne FI og CO) dækker de grundlæggende krav, men står i forhold til producentens produktstrategi for afmeldt: Fra SAPs side er støtten af den brugte version afmeldt fra 01.01.2028. Dette betyder, at der efter dette tidspunkt ikke længere vil være regulære vedligeholdelses- og supportydelser, hvilket medfører sikkerheds-, compliance- og stabilitetsrisici. Den nye løsning skal både opfylde de økonomiske og kontrolsystemets krav. Samtidig skal centrale erhvervsprocesser automatiseres, mediebrydningsfrit udformes og bringes i overensstemmelse med aktuelle regulative og teknologiske krav. De centrale mål kan samlet formuleres således: 1. Introduktion af software for regnskab og kontrol 2. Digital støtte til alle væsentlige finansbogføring- og kontrolprocesser 3. Øget automatisering af rutineopgaver og standardisering af processer 4. Øget transparens, datakvalitet og muligheder for rapportering 5. Sikring af databeskyttelse, datasikkerhed og compliance 6. Støtte til strategisk virksomhedsledelse gennem grundige analyser og nøgletal 7. Sikring af mandantmulighed 8. Etablering af et struktureret og effektivt supportmodel. I øvrigt henvises der til udskrivningsdokumentationen.