Norge – Computerrelateret udstyr – Framework agreement for IT equipment, AV systems and life cycle services.

Baggrund og behov

OFA IKS planlægger at indgå i en ny rammeaftale om IT-hardware og de tilhørende tjenester på vegne af kommunerne, amtet og andre deltagende enheder. Formålet er at sikre en effektiv, forudsigelig og kostnadsbesparelsesorienteret adgang til moderne IT-udstyr og de tilhørende tjenester gennem hele kontraktsperioden. Den nuværende kontrakt har en årlig omsætning på ca.

De offentlige opgørelser har forskellige behov, organisation og bestillingsmønstre. Kontrakten skal derfor understøtte både løbende enkeltbestillinger og store samlede og volumenbestillinger.

**Estimeret volumen og forventede afkald**

Det angivne volumen i pris- og produktform er det estimerede årlige volumen, der vil blive brugt til at vurdere tilbudene og visualisere den forventede omfang af rammeaftalen. Volumenerne indeholder ingen indkøbspligter og skal ikke forstås som den forventede omsætning i hvert kalenderår. Kristiansand kommune er ved indgangen til rammeaftalen bundet af en separat kontrakt og deltager i rammeaftalen fra 3. november 2027. Det angivne volumen for Kristiansand kommune er for et fuldt år. Der skal derfor forventes et lavere afkald fra Kristiansand kommune i 2027 end det angivne årlige volumen. Volumenerne for ICT Agder er baseret på det estimerede årlige behov. For LaptopS 1 og Laptop PC 2 antages det, at ca. 50 procent af det årlige volumen vil være dækket før den nye rammeaftale begynder. De resterende behov forventes at blive dækket i den nye rammeaftale. Det angivne vurderingsvolumen er dog det estimerede årlige volumen og reduceres ikke som følge af de forventede lavere afkald i 2027. For LaptopS 3 og Laptop PCs 4 finder der normalt større bestillinger sted før det kommende skoleår. Behov relateret til skolestart i 2027 kan derfor bestilles på den eksisterende kontrakt i 2026 og vil i så fald ikke være tilgængelige for den nye rammeaftale i 2027. Lignende kan bestillinger, der foretages efterår/vinter 2027 for en ny rammeaftale, være knyttet til skolestart 2028, med levering og fakturering i 2028. Tablets planlægges at bestilles efter, at den nye rammeaftale er trådt i kraft.

**Standard sortiment, bestilling og pris.**

Kontrakten skal have et standardiseret og behovsanpasset standardsortiment, der dækker de fleste af de offentlige opgørelser's løbende behov. Standardsortimentet skal være det primære indkøbssortiment, og det forventes, at de fleste indkøb vil blive foretaget direkte fra dette sortiment til de aftalte priser og betingelser. Kontrakten skal ikke baseres på, at de offentlige opgørelser regelmæssigt skal udføre særlige prisundersøgelser, samle behov eller foretage større enkeltbestillinger for at opnå konkurrencedygtige priser. Priserne og betingelserne for standardsortimentet skal derfor være konkurrencedygtige også for regelmæssige løbende bestillinger. Standardsortimentet vil blive fastlagt og administreret af OFA som kontraktejer og gennemgås som hovedregel hvert halvår i samarbejde med de offentlige opgørelser og Leverandøren. Formålet er at sikre, at sortimentet over tid bliver tilpasset de offentlige opgørelser's behov, teknologisk udvikling og markedet. Tilbudsgivere skal, blandt andet, bidrage med produktinformation, markedsinformation, teknisk rådgivning, producentdialog og forslag til produkter. Den halvårlige gennemgang følger ligeledes struktur af kravspecifikationerne. Tilbudsgiveren skal aktivt arbejde på producentforhandlinger og udnyttelse af de offentlige opgørelser's totale volumen for at opnå konkurrencedygtige priser og betingelser. OFA skal have den nødvendige indsigt i prisdokumentationen, så priserne kan testes. Prisbestemmelse, prisregulering, dokumentation og kontrol sker i overensstemmelse med kontrakts pris- og betalingsvilkår. De offentlige opgørelser har forskellige bestillingsprocesser og indkøbspraktik. Bestillinger skal derfor kunne foretages gennem forskellige systemer, der er tilpasset hvert offentlig opgørelses behov, herunder elektronisk handel, internethandel og andre aftalte bestillingskanaler. Der er behov for, blandt andet, kundespecifikke sortimenter, rolle- og adgangsstyring, godkendelsesflow og sporbarhed fra bestilling til levering. Leveringer skal kunne finde sted både til centrale IT-enheder og til forskellige leveringssteder. Nogle offentlige opgørelser foretager løbende bestillinger gennem hele året, mens andre øger behovet for større volumen- eller periodebestillinger. Kontrakten skal derfor være fleksibel og understøtte forskellige bestillings- og leveringsbehov.

**Klima og miljø**

OFA kombinerer absolutte klima- og miljøkrav med klima og miljø som udvalgskriterier, jf. Offentlig Indkøbslov § 5 b. Krævene sikrer et bindende minimumniveau gennem hele kontraktsperioden, bl.a. for levetid, reparerbarhed, genbrug, miljømærkning og emissionsfri transport. Udvalgskriterierne premierer dokumenteret ekstra værdi over det minimumskrav. OFA vurderer, at denne kombination producerer en bedre klima- og miljøeffekt end 30 procent vægtning alene. Den estimerede kontraktstart er 1. marts 2027