Tyskland – Tjenesteydelser i forbindelse med forflytning – Bundesstadt Bonn, Umzug aller Bestände von Stadtarchiv und Stadthistorischer Bibliothek Bonn

1. Genstand for ydelsen Byen Bonn har til hensigt at flytte alle bestande fra Stadtarchiv og Stadthistorische Bibliothek Bonn til en ny lokalitet. Flytningen foregår inden for byområdet i Bonn. Genstand for opgaven er konceptionering, planlægning og udførelse af flytningen af arkiv- og biblioteksbestande. Udbyderen udfører alle nødvendige ydelser til udførelse af tømningen, pakning af bestande fra Stadtarchiv og Stadthistorische Bibliothek samt transport og indbringelse af arkiv- og biblioteksbestande i det nye bygning. Flytningen sker på tværs af "hyldebund til hyldebund", for at bevare den logiske orden af arkiv- og biblioteksbestande uafbrudt. Bemærkning: Demontage, transport eller op- og nedmontering af hyldeteknik og møbler er ikke en del af denne udbudsrunde; disse forbliver på den gamle lokalitet. 2. Forventet ydelsestidspunkt Den samlede opgave er opdelt i to på hinanden følgende faser og skal udføres i perioden fra forventet slutningen af april (planlagt er 26.04.2027) til slutningen af oktober 2027 (planlagt er 29.10.2027): Fase 1 (konceptfase): Udarbejdelse af det detaljerede flytningskoncept efter tilkendegivelse, forventet fra slutningen af april 2027 (planlagt er 26.04.2027) til midten af maj 2027 (planlagt er 18.05.2027). Fase 2 (fysisk flytning): Udførelse af den egentlige arkiv- og biblioteksflytning efter konceptfasen, forventet fra midten af juni 2027 (planlagt er 14.06.2027) til slutningen af oktober 2027 (planlagt er 29.10.2027). 3. Omfang af bestande Der flyttes i alt ca. 21,5 regalkilometer bestande, heraf ca. 17 regalkilometer arkivbestande og ca. 4,5 regalkilometer biblioteksbestande. Arkivbestande er ca. 80 procent pakket i arkivbokse, mindre end 20 procent er uforpakket arkivmapper. Biblioteksbestande er ca. 10 procent pakket i arkivbokse. 4. Beskrivelse af proceduren Ydelsen udføres i rammerne af et europæisk udbudsforløb som et ikke-åbent forløb med forudgående deltagerkonkurrence (§ 14 Abs. 2 i. V. m. § 16 VgV). Forløbet er opdelt i to faser: Fase 1 (deltagerkonkurrence): I denne aktuelle fase udføres en offentlig deltagerkonkurrence. Udbudsstationen prøver ved hjælp af indsendte dokumenter, om deltagernes egnethed. Fase 2 (tilbudsfase): I det efterfølgende ikke-åbne forløb inviteres de egne virksomheder til at indsende tilbud inkl. indsendelse af et forkoncept. Økonomivurderingen udføres ved hjælp af tilbudskriterierne "forkonceptkvalitet" (vægt: 70 %) og "pris" (vægt: 30 %). Forkonceptkvaliteten vurderes ved hjælp af en 6-trins karakterskala (0 til 5 point). Prisvurderingen udføres via en lineær interpolation (minimumsværdi-metode), hvor det laveste værdige tilbud får 5 point, og tilbud over det 2,0-gange laveste pris får 0 point. Betingede prisrabatter tages i betragtning, ikke skontoer. Ved punktlighed afgør den højere pointtal i kriteriet forkoncept. Vigtig bemærkning om transparens: Den detaljerede vurderingsmatrix, den matematiske prisberegningsformel (inkl. kappingsgrænsen for at undgå negative pointværdier) samt reglerne om rabatter og punktlighed er fuldstændigt og udtømmende beskrevet i det vedlagte dokument "Bewertungsschema Stufe 2, Angebotsphase.pdf" (se udbudsdokumenterne for denne fase 1). Udarbejdelsen af det forkoncept, der kræves i anden fase af forløbet (tilbudsfase) (som senere, i tilfælde af en tilkendegivelse, i ydelsesfase 1 finaliseres i samarbejde med opdragsgiverens flytning) kræver på forhånd en besigtigelse af de lokale forhold på de påvirkede lokaliteter. En tilsvarende objektbesigtigelse er for de i fase 2 udvalgte og til tilbudsindsendelse inviterede budgivere obligatorisk. De nøjagtige datoer, organisatoriske rammebetingelser og sikkerhedsbestemmelser for besigtigelsen offentliggøres med tilbudsdokumenterne i fase 2. Ved fastlæggelsen af den derved tilbudsfrist tager udbudsstationen den pligt til forudgående objektbesigtigelse i overensstemmelse med § 20 Abs.2 VgV hensyn, således at alle budgivere også efter besigtigelsesterminerne har tilstrækkelig tid til at udarbejde forkonceptet og tilbudsberegningen. Til den aktuelle fase 1 (offentlig deltagerkonkurrence): For at deltage i udbudsforløbet og for at dokumentere din egnethed skal de i udbudsdokumenterne krævede erklæringer og dokumenter fuldstændigt indsendes. Brug hertil de i udbudsplatformen tilgængelige skemaer, hvor tilordnet. Prøvningen og vurderingen af din egnethed udføres udelukkende på baggrund af disse fastlagte kriterier og indsendte dokumenter. En detaljeret ydelsesbeskrivelse samt de fulde opg