Finland – Administration af lønninger – Koulutuskeskus Salpaus -kuntayhtymän palkkapalveluiden hankinta

Koulutuskeskus Salpaus -kuntayhtymä udbyder palkka-, rejse- og udgiftsservicer samt de tilknyttede IT-systemer. Det omfatter blandt andet lønberegning og lønudbetaling, løn til tillidsrepræsentanter og andre lønmodtagere, samt behandling og betaling af rejse- og udgiftsservicer. Det omfatter også de IT-systemer, som er nødvendige for at levere disse servicer, herunder lønsystemer, HRM- og selvbetjeningsfunktioner, samt rejse- og udgiftssystemer som SaaS-tjenester. Indkøbet omfatter også drift af systemerne, nødvendige integrationsforbindelser, aftalte automatiseringsfunktioner, rapportering, rapport til myndigheder, bruger- og kundeservice, dokumenthåndtering, samt implementering af servicer og systemer. Formålet med indkøbet er at skabe en funktionssikker, sikkerhedsbevidst, moderne og så ensartet som muligt serviceløsning, der understøtter Salpaus' HR- og lønproceser gennem hele servicelivscyklen. Løsningen skal mindske manuelle arbejdsgange og dobbeltregistrering af data, forbedre opdatering og korrekthed af data, samt effektivt udnytte automatisering. Systemerne skal være udviklingsdygtige og skalerbare, og muliggøre udnyttelse af nye digitale løsninger. Den samlede løsning kan bestå af flere systemer og/eller underleverandørers servicer, men den valgte leverandør er ansvarlig overfor bestilleren for den samlede serviceløsning, systemernes samvirke og den aftalte serviceniveau. Lønberegningsservicen og systemerne skal understøtte KVTES-, OVTES- og TS-samarbejdsområdernes løn- og arbejdstidsbestemmelser. HRM- og selvbetjeningsfunktionerne skal understøtte blandt andet opretholdelse af personoplysninger, oprettelse, ændring og ophør af ansættelsesforhold, forberedelse af arbejdskontrakter og stillingsbeskrivelser, samt registrering, behandling og godkendelse af ferie og fravær. Rejse- og udgiftssystemet skal dække rejseplaner, kørekort, fakturering, opbevaring af kvitteringer, godkendelsesprocesser, betaling af erstatninger og rapportering. Serviceløsningen skal integreres sikkerhedsbevidst og så automatiseret som muligt med Salpaus' eksisterende økonomisystemer, regnskabsføring, betalingssystemer, arbejdstidsregistrering, identitetsstyring og rapporteringssystemer, samt de nødvendige myndighedsservicer, såsom Skatteregisteret og Skattestyrelsen. I økonomisystemet anvendes CGI Raindance Kuntamalli-systemet. Indkøbet omfatter ikke indkøb af arbejdstidsplanlægnings- eller arbejdstidsregistreringssystemer, men overførsel af data fra disse skal sikres. Rapporteringen skal indeholde mindst den aftalte basistype og oplysninger i overensstemmelse med KT's anbefalinger. Håndtering af brugerdata begrænses til opgaver og brugsrettigheder. Servicen omfatter aftalte procedurer for opbevaring, arkivering, slettelse og udlevering af data. Salpaus beholder bestyrelsesmyndighed, lønpolitik, HR-strategi, indholdsmæssig korrekthed af kildeoplysninger, samt egne HR-opgaver. Leverandøren er ansvarlig for den aftalte operative lønberegning, systemernes funktion, overholdelse af krav, tekniske kontrol, myndighedsrapportering, samt kvalitet og kontinuitet af servicen. Salpaus havde 587 ansatte den 31.5.2026. I sammenligningsberegningen anvendes 880 løn- eller lønopgørelser samt 100 rejse- eller udgiftsservicer pr. måned; servicen faktureres på basis af gennemførte faktureringsenheder. Løn udbetales hovedsageligt den 15. og sidste dag i måneden. Den nuværende leverandør af lønberegningsservicer er Provincia Oy, lønsystemet er Visma Personec, og rejse- og udgiftssystemet er CGI Populus. Indkøbet omfatter en implementeringsprojekt, hvor systemerne defineres og konfigureres, de nødvendige data overføres fra de nuværende systemer, integrationsforbindelser etableres, test, paralleldrift, brugertræning og overgang til produktion gennemføres. Den nye serviceløsning skal være i produktion senest den 31.5.2027. Indkøbets detaljerede og fuldstændige beskrivelse, mål, servicers og systemers indhold, begrænsninger, ansvarsfordeling og implementeringskrav fremgår af vedlagte 3 (Indkøbsbeskrivelse og baggrund) til budindkaldelsen. De øvrige vedlagte til budindkaldelsen præciserer krav, integrationsforbindelser, serviceniveauer og prissætning.