Sverige – Programpakker og informationssystemer – Verksamhetssystem Kulturskolan

Bestalleren har til hensigt at indkøbe et nyt Virksomhedssystem til Kulturskolan som en SaaS (Software as a Service) tjeneste. Formålet med indkøbet er at gennemføre en annonceret indkøbsprocedure og indgå i et strategisk, langsigtet kontrakt, der sikrer Kulturskolans virksomhed og bidrager til øget kvalitet, tilgængelighed og effektivitet. Indkøbet omfatter et virksomhedssystem, som udgør en strategisk og langsigtet investering med betydelige indsats og omkostninger ved indførelse, uddannelse og integration med f.eks. økonomisystemer og andre eksisterende systemer. Det nye avtale skal skabe stabile, rettssikre og transparente rammer for levering af tjenester med høj kvalitet. Avtalet skal også støtte Kulturskolans mål om at være en tilgængelig og inkluderende virksomhed for børn og unge i kommunen. Gennem projektet skal virksomhedens behov tydeliggøres, koordineres og omsættes i et kontrakt.

**Afgrænsninger**

Indkøbet er begrænset til Kulturskolan, Kulturstrategisk enhed og Rådsparken i Huddinge kommun. Indkøbet omfatter et avtale om den efterspurgte SaaS-tjeneste, ikke den løbende drift inden for Kulturskolan, Kulturstrategisk enhed eller Rådsparken i Huddinge kommun. Projektet omfatter ikke indkøb af nærliggende eller støttende tjenester, som allerede reguleres af eksisterende kommunale overgripende avtaler.

**Særskilte forudsætninger**

I denne indkøbsprocedure forventes leverandøren aktivt at bidrage til at opfylde de fastsatte bæredygtighedsmål samt støtte Kulturskolans pædagogiske og samfundsmæssige opgaver:

Virksomheden retter sig mod børn og unge, hvilket stiller høje krav på sikkerhed, tilgængelighed og pædagogisk tilpasning.

Leverancer eller tjenester skal fungere i flere forskellige lokaler (skoler, kulturlokaler, eksterne scener og i Rådsparken), hvilket kræver fleksibilitet.

Udstyr og materiale bruges ofte af mange brugere, hvilket stiller ekstra høje krav på mulighed for at følge op på f.eks. instrumenter og andet udstyr.

Behov for fleksible leverancer i takt med semestre, kursstart og variationer i elevtal.

Begrænsede økonomiske rammer stiller krav på kostnadsbevidsthed og livscyklusperspektiv.

Virksomheden har et opgaver at være inkluderende, hvilket betyder krav på tilgængelige og inkluderende løsninger.

Virksomheden kan være afhængig af hurtig support for at undgå afbrydelser i undervisningen.

Der er behov for langsigtede og stabile leverandørsrelationer snarere end kortsigtige leverancer.