Belgien – It-tjenester: rådgivning, programmeludvikling, internet og support – 2026/EVENTMANAGEMENT

Problembeskrivelse og projektmål

GO! organiserer og støtter årligt et betydeligt tilbud af uddannelser, professionaliseringsaktiviteter, studiekonferencer og andre uddannelsesinitiativ for forskellige målgrupper inden for og uden for GO!. Den nuværende applikation bruges til at publicere tilbuddet, administrere tilmeldinger, følge deltagere, sende kommunikation via e-mail, generere tilstedeværelseslister og attestater, og til at levere data til fakturering og rapportering. Applikationen bruges blandt andet til aktiviteter fra den pædagogiske vejledningstjeneste og den Permanente Støtteenhed for CLB'er, og retter sig mod medarbejdere fra GO!-institutioner, skolegrupper, centrale tjenester og eksterne deltagere. I alt er der ca. 59.000 registrerede deltagere og i gennemsnit ca. 20.000 tilmeldinger årligt. Begivenhederne kan være betalende eller gratis. Processerne har derfor både en administrativ, økonomisk, kommunikativ og politisk indvirkning. Den nuværende applikation er bygget på en legacy-platform og skal derfor udskiftes. Udover den tekniske forældelse er de nuværende processer også utilstrækkeligt strømlinet. Flere delprocesser foregår i dag manuelt eller via parallele applikationer. Den nuværende applikation understøtter heller ikke tilstrækkeligt data-selvbetjening for deltagere, politisk rapportering og integreringer som single sign-on eller fakturering. GO! ønsker derfor at implementere en moderne eventmanagementløsning, der bedre understøtter hele processen omkring uddannelser og professionaliseringsaktiviteter: fra publicering af tilbuddet og tilmelding til deltagelse, tilfredshedsevaluering, attestering, rapportering og økonomisk behandling. GO! stiller følgende ledende principper:

• én integreret løsning til administration af uddannelser, professionaliseringsaktiviteter og andre events inden for applikationsområdet;

• maksimal udnyttelse af standardfunktioner og standardprocesser;

• begrænsning af tilpasning og undgåelse af parallele databaser eller dobbelt proceskørsel;

• integrering med eksisterende GO!-systemer, hvor data eller processer allerede administreres;

• brugervenlig støtte til både deltagere, organisatorer, administratorer og økonomiske og administrative medarbejdere;

• pålidelig kommunikation, deltagerefterfølgning, attestering og rapportering.

GO!s mål med implementeringen af en ny eventmanagementløsning er:

• sikre kontinuitet og pålidelighed af event- og uddannelsesadministration;

• udbyde et uddannelse- og professionaliseringsaktiviteter på en glat og overskuelig måde;

• forenkle og forbedre tilmeldingsprocessen for deltagere;

• støtte organisatorer og administratorer i oprettelse, administration, efterfølgning og evaluering af aktiviteter;

• bedre integrere deltageregistrering, tilstedeværelsesfølgning, attestering og evaluering;

• reducere manuelle handlinger og dobbelte registreringer;

• bedre støtte faktureringprocesser via koblings med de økonomiske systemer eller, hvis nødvendigt, via effektiv bulkeksport;

• forstærke data-selvbetjening, rapportering og politisk information;

• give deltagere mulighed for selv at indse deres historik, tilmeldinger og attestater;

• administrere adgangsrettigheder og roller på en mere transparent, sikker og funktionelt orienteret måde.

For at opnå disse mål søger GO! foretrukket en fremtidssikret standardløsning, der er tilstrækkeligt konfigurerbar og kan koble til relevante eksisterende systemer, herunder GO! kontaktdatabasen og det økonomiske system. Løsningen skal afhjælpe organisationen teknisk, skal være skalerbar i forhold til brug og tilbud, og skal kunne udvikle sig fleksibelt via vedligeholdelse, opdateringer og yderligere funktionelle udvidelser.

Bestanddele af opgaven // se selektionsvejledning