Tyskland – Tjenesteydelser i forbindelse med forflytning – Bundesstadt Bonn, Umzug aller Bestände von Stadtarchiv und Stadthistorischer Bibliothek Bonn

1. Genstand for ydelsen

Byen Bonn har til hensigt at flytte alle bestande fra Stadtarchiv og Stadthistorische Bibliothek Bonn til en ny lokalitet. Flytningen foregår inden for byområdet i Bonn. Genstand for opgaven er konceptionering, planlægning og gennemførelse af flytningen af arkiv- og biblioteksbestande. Leverandøren udfører alle nødvendige ydelser til udrømmelse, pakning af bestande fra Stadtarchiv og Stadthistorische Bibliothek, samt transport og indbringelse af arkiv- og biblioteksbestande til det nye bygning. Flytningen skal udføres efter princippet "hyldebund til hyldebund", for at bevare den logiske orden af arkiv- og biblioteksbestande uden afbrydelser. Bemærkning: Demontage, transport eller op- og nedbygning af hyldeteknik og møbler er ikke en del af denne udskrivning; disse forbliver på den gamle lokalitet.

2. Forventet ydelsesperiode

Den samlede opgave er opdelt i to efterfølgende faser og skal udføres i perioden fra forventet slutningen af april (planlagt 26.04.2027) til slutningen af oktober 2027 (planlagt 29.10.2027):

Fase 1 (Konceptfase): Udarbejdelse af det detaljerede flytningskoncept efter tilkendegivelse, forventet fra slutningen af april 2027 (planlagt 26.04.2027) til midten af maj 2027 (planlagt 18.05.2027).

Fase 2 (Fysisk flytning): Udførelse af den faktiske arkiv- og biblioteksflytning efter konceptfasen, forventet fra midten af juni 2027 (planlagt 14.06.2027) til slutningen af oktober 2027 (planlagt 29.10.2027).

3. Omfang af bestande

Der flyttes i alt ca. 21,5 hyldekilometer bestande, heraf ca. 17 hyldekilometer arkivbestande og ca. 4,5 hyldekilometer biblioteksbestande. Arkivbestande er pakket i ca. 80 procent i arkivbokse, mindre end 20 procent er upakkede mappe. Biblioteksbestande er pakket i ca. 10 procent i arkivbokse.

4. Procedurbeskrivelse

Ydelsen udføres i rammerne af et europæisk udskrivningsprocedur som et ikke-åbent procedur med forudgående deltagerkonkurrence ( § 14 Abs. 2 i. V. m. § 16 VgV). Proceduren er opdelt i to trin:

Trin 1 (Deltagerkonkurrence): I denne aktuelle fase udføres en offentlig deltagerkonkurrence. Udbudsgiveren prøver ved hjælp af de indsendte dokumenter, at de ansøgere er egnet.

Trin 2 (Tilbudsfase): I det efterfølgende ikke-åbne procedur inviteres de egne virksomheder til at indsende et tilbud inkl. indsendelse af et forkoncept. Økonomivurderingen udføres på baggrund af tilkendegivelseskriterierne "forkonceptkvalitet" (vægt: 70 %) og "pris" (vægt: 30 %). Forkonceptkvaliteten vurderes på en 6-trins skala (0 til 5 point). Prisvurderingen udføres gennem en lineær interpolation (minimumværdimetode), hvor det laveste værdige tilbud får 5 point, og tilbud over det 2,0-gange laveste pris får 0 point. Betingede prisrabatter tages i betragtning, ikke skontoer. Ved pointlighed besluttes den højere point i forkonceptkriteriet. Vigtig oplysning om transparens: Den detaljerede vurderingsmatrise, den matematiske prisberegningsformel (inkl. kappingsgrænsen for at undgå negative pointværdier) samt reglerne for rabatter og pointlighed er fuldstændigt og udtømmende beskrevet i det vedlagte dokument "Bewertungsschema Stufe 2, Angebotsphase.pdf" (se udskrivningsdokumenter for denne trin 1). Udarbejdelsen af det i anden fase af proceduren (tilbudsfase) krævede forkoncept (som senere, i tilfælde af en tilkendegivelse, i ydelsesfase 1 i samråd med opgavegiverens flytningsskema finaliseres) kræver en forudgående besigtigelse af de lokale forhold på de påvirkede lokaliteter. En tilsvarende objektbesigtigelse er for de i trin 2 udvalgte og til tilbudsindsendelse inviterede bydere obligatorisk. Præcise datoer, organisatoriske rammebetingelser og sikkerhedsforanstaltninger for besigtigelsen offentliggøres med tilbudsdokumenterne i trin 2. Ved fastsættelsen af den derved tilbudsfrist vil udbudsgiveren den forudgående objektbesigtigelse i overensstemmelse med § 20 Abs.2 VgV, så alle bydere efter besigtigelsesterminerne har tilstrækkelig tid til at udarbejde forkonceptet og til at beregne tilbuddet. Til den aktuelle trin 1 (Offentlig deltagerkonkurrence): For at deltage i udskrivningsproceduren og for at dokumentere din egnethed, skal de i udskrivningsdokumenterne krævede erklæringer og dokumenter fuldstændigt indsendes. Brug venligst hertil de i udskrivningsplatformen tilgængelige skemaer, hvor tilordnet. Prøvning og vurdering af din egnethed udføres udelukkende på baggrund af disse fastlagte kriterier og indsendte dokumenter. En detaljeret ydelsesbeskrivelse samt de fulde opgavedokumenter