Belgien – It-tjenester: rådgivning, programmeludvikling, internet og support – 2026/EVENTMANAGEMENT

Problembeskrivelse og projektmål GO! organiserer og støtter årligt et betydeligt udbud af kurser, specialiseringsaktiviteter, studiedage og andre uddannelsesinitiativ for forskellige målgrupper inden for og uden for GO!. Den nuværende applikation anvendes til at publicere udbuddet, administrere tilmeldinger, følge deltagere, sende kommunikation via e-mail, generere tilstedeværelseslister og attestater, og levere data til fakturering og rapportering. Applikationen anvendes blandt andet til aktiviteter fra den pædagogiske vejledningstjeneste og den Permanente Støtteenhed for CLB'er, og retter sig mod medarbejdere fra GO!-institutioner, skolegrupper, centrale tjenester og eksterne deltagere. I alt er der ca. 59.000 registrerede deltagere og i gennemsnit ca. 20.000 tilmeldinger årligt. Begivenhederne kan tilbydes mod betaling eller gratis. Processerne har derfor både en administrativ, økonomisk, kommunikativ og politisk påvirkning. Den nuværende applikation er bygget på et legacy-platform og er derfor på vej til at blive erstattet. Ud over den tekniske forældelse er de nuværende processer heller ikke tilstrækkeligt forenklede. Forskellige delprocesser foregår i dag manuelt eller via parallele applikationer. Den nuværende applikation støtter heller ikke tilstrækkeligt med data-selvbetjening for deltagere, politisk rapportering og integreringer såsom single sign-on eller fakturering. GO! ønsker derfor at implementere en moderne eventmanagementløsning, der bedre støtter hele processen omkring uddannelser og specialiseringsaktiviteter: fra publicering af udbuddet og tilmelding til deltagelse, tilfredshedsevaluering, attestering, rapportering og økonomisk behandling. GO! stiller følgende ledende principper foran: • én integreret løsning til administration af uddannelser, specialiseringsaktiviteter og andre events inden for applikationsområdet; • maksimal udnyttelse af standardfunktioner og standardprocesser; • begrænsning af tilpassede løsninger og undgåelse af parallele databaser eller dobbelt procesføring; • integrering med eksisterende GO!-systemer, hvor data eller processer allerede administreres; • brugervenlig støtte for både deltagere, organisatorer, administratorer samt økonomiske og administrative medarbejdere; • pålidelig kommunikation, deltagerefølging, attestering og rapportering. GO!s mål ved implementeringen af en ny eventmanagementløsning er: • sikre kontinuitet og pålidelighed i event- og uddannelsesadministrationen; • publicere udbuddet af uddannelser og specialiseringsaktiviteter let og overskueligt; • forenkle og forbedre tilmeldingsprocessen for deltagere; • støtte organisatorer og administratorer i oprettelse, administration, følging og evaluering af aktiviteter; • bedre integrere deltageregistrering, tilstedeværelsefølging, attestering og evaluering; • reducere manuelle handlinger og dobbelte registreringer; • bedre støtte faktureringprocesser via kobling til de økonomiske systemer eller, hvis nødvendigt, via effektiv bulkeksport; • styrke data-selvbetjening, rapportering og politisk information; • give deltagere mulighed for at indse deres historik, tilmeldinger og attestater selv; • administrere adgangsrettigheder og roller mere transparent, sikker og funktionelt. For at opnå disse mål søger GO! fortrinsvis en fremtidssikret standardløsning, der er tilstrækkeligt konfigurerbar og kan kobles til relevante eksisterende systemer, herunder GO! kontaktdatabasen og det økonomiske system. Løsningen skal løfte organisationen teknisk, skal være skalerbar i forhold til brug og udbud, og skal kunne evolvere fleksibelt via vedligeholdelse, opdateringer og yderligere funktionelle udvidelser. Bestandsdele af opgaven // se udbudsvejledning