Γαλλία – Πακέτα λογισμικού παρακολούθησης χρόνου εργασίας ή ανθρώπινων πόρων – Solution intégrée de dématérialisation des processus RH

ARTE G.E.I.E. στο Στρασβούργο απασχολεί 590 άτομα με ατελείωτες εργασιακές σχέσεις καθώς και 300 άτομα με περιορισμένες εργασιακές σχέσεις, συμπεριλαμβανομένων ελεύθερων δημοσιογράφων και ελεύθερων συνεργατών. Το σύστημα HR για τη διαχείριση του προσωπικού καθώς και την αποδοχή και την υπολογισμό των μισθών είναι SAP ECC6; μια μετανάστευση στο SAP S/4HANA είναι προγραμματισμένη. Τώρα συμπληρώνεται από μια λύση UKG για τις λειτουργίες του ηλεκτρονικού ταμείου, της ηλεκτρονικής υπογραφής και του ηλεκτρονικού προσωπικού αρχείου. Ο αντικείμενος της παραγγελίας είναι η παρουσίαση, η εφαρμογή, το φιλοξενία, η συντήρηση και η υποστήριξη μιας ενσωματωμένης λύσης για την ψηφιοποίηση των διαδικασιών διαχείρισης του προσωπικού με τις ακόλουθες λειτουργίες. Οι διασυνοπτικές οθόνες, η τεκμηρίωση και η υποστήριξη παρέχονται τουλάχιστον στα γαλλικά και γερμανικά. • Ηλεκτρονικό ταμείο για τους υπαλλήλους. Πρόκειται για ένα προσωπικό διαδικτυακό χώρο αποθήκευσης, ο οποίος ανήκει στους υπαλλήλους και χρησιμοποιείται για την αποθήκευση και την ανάκτηση των προσωπικών τους εγγράφων για περίοδο τουλάχιστον πενήντα ετών από την ημερομηνία της υποβολής ή υπογραφής. Με την παρουσίαση αυτού του ταμιείου, η ARTE ικανοποιεί την υποχρέωση που προβλέπεται στο άρθρο D. 3243-8 του γαλλικού εργατικού νομοθετικού κώδικα για την παρουσίαση της αποδοχής σε ηλεκτρονική μορφή. Αυτό το ηλεκτρονικό ταμείο παραμένει προσβάσιμο στους υπαλλήλους και μετά την λήξη της εργασιακής τους σχέσης και πέρα από την διάρκεια της παραγγελίας. • Ηλεκτρονικό προσωπικό αρχείο. Ένα αρχείο που χρησιμοποιείται ως αποδεικτικό στοιχείο, το οποίο είναι προσβάσιμο στους εξουσιοδοτημένους υπαλλήλους και αποτελεί το προσωπικό αρχείο των υπαλλήλων κατά τη διάρκεια της διάρκεια της εργασιακής τους σχέσης, καθώς και κατά τη διάρκεια της προηγούμενης φάσης προσλήψεως και της επόμενης νομικής περιόδου αποθήκευσης. Η λύση εγγυάται την ταξινόμηση ανά τύπο εγγράφου, την αναζήτηση, την εγγύηση της ολοκλήρωσης, την παρακολούθηση των προσβάσεων και των ενεργειών, τον κύκλο ζωής και τις περιόδους αποθήκευσης. • Ηλεκτρονική υπογραφή. Υπηρεσία υπογραφής, η οποία μπορεί να προσαρμοστεί σε κάθε διαδικασία, τόσο για εσωτερικές όσο και για εξωτερικές υπογραφές, σε μονοή ή μαζική υπογραφή, συμπεριλαμβανομένης της αυτοματοποιημένης υπογραφής για τα μαζικά δημιουργημένα έγγραφα. Εγγυάται την αποθήκευση των αντίστοιχων αποδείξεων και την επιστροφή τους. • Πύλη για τους υπαλλήλους. Μια υπηρεσία που επιτρέπει στους υπαλλήλους να προβολή των εγγράφων τους και να υποβάλλουν αιτήματα (στον τομέα του προσωπικού) με τη χρήση προτύπων φόρμων και διαμορφώσιμων διαδικασιών έγκρισης, όπου η κατάσταση της επεξεργασίας μπορεί να παρακολουθείται. • Αποστολή των εγγράφων της διαχείρισης του προσωπικού. Ασφαλής, προσωπικοποιημένη και παρακολουθήσιμη αποστολή των από την ARTE δημιουργημένων εγγράφων σε κάθε υπαλλήλους, ιδιαίτερα εργασιακές και προστιθέμενες συμφωνίες, γράμματα, διοικητικές αποφάσεις, πιστοποιητικά και έγγραφα λήξης της συμφωνίας, ανεξάρτητα από την προηγούμενη διαδικασία δημιουργίας. Αυτή η λειτουργία περιλαμβάνει ιδιαίτερα την αποστολή των αποδοχών, η οποία πραγματοποιείται σε πέντε φάσεις κάθε μήνα. Η λύση λαμβάνει υπόψη την αντίρρηση των υπαλλήλων για την ηλεκτρονική αποστολή των αποδοχών. Η παραγγελία περιλαμβάνει την μεταφορά των από το 2019 δημιουργημένων εγγράφων και αποδείξεων υπογραφής στο ηλεκτρονικό προσωπικό αρχείο. Περιλαμβάνει μια υποχρέωση για τη διατήρηση της υπηρεσίας, την μεταφορά της παραγγελίας και τις διατάξεις για οποιαδήποτε χρήση τεχνητής νοημοσύνης, η οποία αποκλείει τη συλλογή, την επαναχρήση και την εκπαίδευση με βάση τα δεδομένα της ARTE. Το φιλοξενία, η επεξεργασία, η διαχείριση και η αποθήκευση των δεδομένων πραγματοποιούνται αποκλειστικά στην Ευρωπαϊκή Ένωση ή στην Ευρωπαϊκή Οικονομική Ζώνη, και αυτό ισχύει και για οποιονδήποτε υποεταίρο. Η παραγγελία απαιτεί την επεξεργασία προσωπικών δεδομένων. Οι επιλεγμένοι υποψήφιοι πρέπει να αποδείξουν κατά τη διάρκεια της διαδικασίας ότι μπορούν να παρέχουν κατάλληλες εγγυήσεις προστασίας των δεδομένων, οι οποίες πρέπει να διατηρηθούν κατά τη διάρκεια ολόκληρης της διάρκειας της παραγγελίας. Οι λεπτομέρειες και τα έγγραφα που πρέπει να υποβληθούν εξηγούνται πιο αναλυτικά στα έγγραφα της διαδικασίας.