Πολωνία – Υπηρεσίες ταξιδιωτικών πρακτορείων και συναφείς υπηρεσίες – Usługa rezerwacji i sprzedaży miejsc noclegowych w hotelach krajowych i zagranicznych na potrzeby Instytutu Adama Mickiewicza w latach 2026-2029

Πρόκειται για την υπηρεσία κράτησης, πώλησης και εξυπηρέτησης ξενοδοχιακών υπηρεσιών (διαμονής) εσωτερικού και εξωτερικού για τις ανάγκες του Ινστιτούτου Αδάμ Μιτσκιέβιτς. 1. Περιοχή του αντικειμένου της παραγγελίας 1. Αναζήτηση προσφορών ξενοδοχιακών μονάδων. 2. Κράτηση ξενοδοχιακών υπηρεσιών (διαμονής) στην Πολωνία και στο εξωτερικό. 3. Η υπηρεσία θα πραγματοποιηθεί για 36 μήνες από την ημερομηνία υπογραφής ή μέχρι την εξάντληση της μέγιστης αξίας της συμβάσεως. 4. Ενδιάμεση διαμεσολάβηση στην πώληση ξενοδοχιακών υπηρεσιών, συμπεριλαμβανομένου της πραγματοποίησης πληρωμών. 5. Ενδιάμεση διαμεσολάβηση στην ακύρωση και τις αλλαγές κρατήσεων καθώς και η εξυπηρέτηση επιστροφών. 6. Παράδοση στο Παραγγελιαστής λεπτομερών πληροφοριών για την κράτηση, συμπεριλαμβανομένων: check-in, check-out, διατροφής, φόρου πόλης καθώς και άλλων χρεώσεων. 7. Αντιπροσώπευση του Παραγγελιαστής σε θέματα διαμαρτυριών σχετικά με τις ξενοδοχιακές υπηρεσίες. 8. Εγγύηση 24/7 εξυπηρέτησης, συμπεριλαμβανομένων των αργών. 9. Συνεχής ενημέρωση της διαθέσιμης προσφοράς. 10. Φροντίδα για το συμφέρον του Παραγγελιαστής, ειδικά ενημέρωση για γεγονότα που μπορούν να επηρεάσουν την εκτέλεση της συμβάσεως. 11. Ο εκτελεστής θα παρέχει γραφείο εξυπηρέτησης στην Πολωνία (έδρα ή κλάδο) που λειτουργεί τουλάχιστον 5 ημέρες την εβδομάδα (Δευτέρα-Παρασκευή) από τις 8:00-18:00 και γραμμή πληροφοριών 24/7 που επιτρέπει την πραγματοποίηση κρατήσεων και αλλαγές εκτός ωρών λειτουργίας του γραφείου. 12. Απονεμημένη φροντίδα του Πελάτη καθώς και τουλάχιστον τρεις άτομα που είναι αφιερωμένα στην εξυπηρέτηση του Παραγγελιαστής. 13. Προσφορά συστήματος κρατήσεων online που επιτρέπει την πραγματοποίηση και τροποποίηση κρατήσεων από τους εξουσιοδοτημένους υπαλλήλους του Παραγγελιαστής. Το σύστημα πρέπει: • να λειτουργεί σε τις τελευταίες εκδόσεις των κύριων προγράμματος περιήγησης, • να περιέχει την πλήρη προσφορά διαθέσιμων ξενοδοχείων του εκτελεστή, • να έχει φίλτρα (ελάχιστο: πρότυπο, τιμή, τοποθεσία, διατροφή, διαδίκτυο), • να επιτρέπει την αναζήτηση σε χάρτη, • να επιτρέπει την δημιουργία κουπονιών σε PL και EN, • να επιτρέπει την πλήρη ιστορία αλλαγών κρατήσεων (audit trail), • να επιτρέπει την εξαγωγή δεδομένων κρατήσεων και ιστορίας αλλαγών (PDF/XLSX). 14. Το σύστημα πρέπει να επιτρέπει την πρόσβαση στις ειδικές τιμές του Παραγγελιαστής μαζί με τους όρους ακύρωσης. 15. Το σύστημα πρέπει να επιτρέπει την δημιουργία αναφορών (αριθμός ατόμων, εμπορικό, λεπτομερείς δεδομένα ανά ξενοδοχείο, επισκέπτη και περίοδο). 2. Σημαντικές πληροφορίες 1. Προβλεπόμενη αρίθμου κρατήσεων: περίπου 12.600, από τις οποίες: • 8.000 εξωτερικού • 4.600 εσωτερικού 2. Διαθέσιμοι στον Παραγγελιαστής: δωμάτια 1-, 2-, 3-ατόμων σε πρότυπα 2-5 αστέρων. 3. Οι κρατημένες υπηρεσίες πρέπει να πληρούν τους διεθνείς κανόνες ποιότητας και ασφάλειας. 4. Γεωγραφική περιοχή: Πολωνία και εξωτερικό, ειδικά ΕΕ, Ηνωμένο Βασίλειο, ΗΠΑ, Κίνα, Ιαπωνία, Νότια Κορέα, Σκανδιναβικές χώρες. 5. Κρατήσεις για εκπροσώπους πολιτιστικών ιδρυμάτων – απαιτείται υψηλό επίπεδο εξυπηρέτησης. 6. Τα ποσά έχουν προβλεπτικό χαρακτήρα και μπορούν να αλλάξουν εντός της αξίας της συμβάσεως. 7. Ο εκτελεστής παρέχει υποστήριξη σε περίπτωση προβλημάτων στο σημείο παρέχουσας της υπηρεσίας. 3. Διαδικασία κράτησης 1. Ο Παραγγελιαστής υποβάλλει αιτήματα email. 2. Ορίζει τα απαιτούμενα (τοποθεσία, προϋπολογισμός, προτιμήσεις). 3. Ο εκτελεστής παρουσιάζει τουλάχιστον 3 διαθέσιμες προτάσεις που ικανοποιούν τα απαιτούμενα (αν είναι διαθέσιμες). 4. Χρόνος απάντησης: μέγιστο 1 ώρα από την λήψη του αιτήματος (σε ώρες λειτουργίας; εκτός αυτών – σύμφωνα με SLA 24/7). Η προσφορά περιέχει: • πληροφορίες για το ξενοδοχείο μαζί με την διεύθυνση και την κατηγορία • πληροφορίες για τον τύπο δωματίου (sgl, dbl, twin, trpl, για καπνιστές / μη καπνιστές) • πληροφορίες εάν στο κόστος του δωματίου περιλαμβάν