Μάλτα – Υπηρεσίες εκδηλώσεων – Provision of Event Organization Services for Administrative and Operational Meetings and Events for the EUAA

Η EUAA προβλέπει την απονομή έως τριών (3) συμφωνιών υπηρεσιών πλαίσιο σε καταρράκτη για κάθε Λοτ για την παροχή υπηρεσιών οργάνωσης εκδηλώσεων υψηλής ποιότητας και σχετικών υπηρεσιών ταξιδιών και λογιστικής που απαιτούνται για την οργάνωση και υλοποίηση των διοικητικών και λειτουργικών συναντήσεων και εκδηλώσεων του Οργανισμού. Οι συμφωνίες πλαίσιο θα υποστηρίξουν εκδηλώσεις που οργανώνονται στη Μολδαβία (Λοτ 1), Ουκρανία (Λοτ 2) και τη Δυτική Βαλκανική (Λοτ 3), όπως περιγράφεται περαιτέρω στις Τεχνικές προδιαγραφές. Οι υπηρεσίες που θα παρέχονται υπό τις συμφωνίες πλαίσιο θα εξαρτώνται από τις ειδικές απαιτήσεις κάθε εκδήλωσης, όπως ορίζονται από τον Οργανισμό. Μπορούν να περιλαμβάνουν, αλλά δεν περιορίζονται, στις εξής: • Ενοικίαση χώρου διασκέδασης; • Παροχή εξοπλισμού ηχητικής-οπτικής (AV) και εξοπλισμού ερμηνείας; • Υπηρεσίες εστιατορίου; • Συντονισμός προμηθευτών τρίτων υπηρεσιών και διαχείριση λογιστικής σε τόπο; • Προετοιμασία σήμανσης εκδηλώσεων και υποβολή υποστηρικτικών εγγράφων και τιτλών, όπου απαιτείται; • Ενοικίαση εξοπλισμού AV και ερμηνείας για χώρους που παρέχονται από τον Οργανισμό, τους ενδιαφερόμενους ή άλλους τρίτους; • Οργάνωση μεσημεριανών, δείπνων και άλλων διατάξεων εστιατορίου; • Κράτηση κατάλληλης διαμονή σύμφωνα με τις απαιτήσεις του Οργανισμού; • Οργάνωση, παροχή και εποπτεία υπηρεσιών μεταφοράς; • Παροχή υπηρεσιών βοήθειας εκδηλώσεων πριν, κατά και μετά την εκδήλωση; • Συντονισμός και παροχή υπηρεσιών ασφάλειας και ιατρικών υπηρεσιών, όπου απαιτείται; • Επεξεργασία και πληρωμή ταξιδιωτικών, διαμονή και/ή επιδομάτων διαβίωσης για τους συμμετέχοντες στην εκδήλωση, συμπεριλαμβανομένης της συλλογής των σχετικών υποστηρικτικών εγγράφων, σύμφωνα με τις οδηγίες του Οργανισμού. Εκδηλώσεις στην Ουκρανία θα οργανώνονται μόνο αν η επικρατούσα κατάσταση ασφάλειας επιτρέπει στον Οργανισμό να διεξάγει εκδηλώσεις προσωπικά, σύμφωνα με την αξιολόγηση ασφάλειας του Οργανισμού και οποιαδήποτε εφαρμοζόμενες περιορισμούς ασφάλειας.