Νορβηγία – Υπηρεσίες εσωτερικού διαχειριστικού ελέγχου – Internal audit services (new notice)

1. Σκοπός και περίοδος συμφωνίας

1.1 Σκοπός

Η συμφωνία θα εξασφαλίσει την πρόσβαση του NTNU σε ανεξάρτητες, αντικειμενικές και βασισμένες σε κίνδυνο υπηρεσίες εσωτερικής ελέγχου υψηλής επαγγελματικής ποιότητας. Ο εσωτερικός έλεγχος θα συμβάλλει στη βελτίωση της διαχείρισης επιδόσεων, της διαχείρισης κινδύνων και του εσωτερικού ελέγχου του NTNU και θα δώσει στο διοικητικό συμβούλιο μια ανεξάρτητη βάση για αξιολόγηση και παρακολούθηση. Η συμφωνία θα ενισχύσει τη συνέχιση, την καλή επιχειρηματική κατανόηση και μια μακροπρόθεσμη συνεργασία, ενώ ταυτόχρονα θα πρέπει να είναι δυνατόν να προσαρμοστεί σε αλλαγές στο εικόνα κινδύνου, την επιχείρηση και τις προτεραιότητες του NTNU.

2. Περιεχόμενο της Υπηρεσίας

2.1 Γενικά

Ο προσφερόμενος θα παρέχει μια γενική υπηρεσία εσωτερικού ελέγχου που περιλαμβάνει:

- Προετοιμασία ετήσιου σχεδίου ελέγχου βασισμένου σε κίνδυνο.

- Εκτέλεση εσωτερικών ελέγχων εντός του εγκριμένου σχεδίου ελέγχου.

- Αναφορά αποτελεσμάτων, ευρήσεων και προτάσεων ελέγχου.

- Παρακολούθηση μέτρων μετά την ολοκλήρωση των ελέγχων.

- Υπηρεσίες συμβουλευτικής για τη διαχείριση επιδόσεων, τη διαχείριση κινδύνων και τον εσωτερικό έλεγχο εντός των ορίων της ανεξαρτησίας του εσωτερικού ελέγχου.

- Συνεχής διάλογος με σχετικές μονάδες της διοίκησης και της οργάνωσης του NTNU.

- Αναφορά στο διοικητικό συμβούλιο και σε άλλα σχετικά όργανα λήψης αποφάσεων.

Οι προσφερόμενοι θα εκτελέσουν τις αποστολές με την κατάλληλη προσοχή, αντικειμενικότητα και ποιότητα, σύμφωνα με τους Παγκόσμιους Προτύπους Εσωτερικού Ελέγχου (GIAS) που καθορίζονται από το Ινστιτούτο Εσωτερικών Ελεγκτών, στην κάθε φορά εφαρμοζόμενη έκδοση, και τις οδηγίες του NTNU για εσωτερικούς ελέγχους. Αν μια αποστολή δεν μπορεί να εκτελεστεί σύμφωνα με τους GIAS, ο προσφερόμενος θα παρέχει πληροφορίες για αυτό στην αναφορά, δηλώνοντας ποιους κανόνες δεν έχουν ακολουθηθεί, τον λόγο και τις συνέπειες για τις παρατηρήσεις και τις συμπεράσματα. Ειδικοί ελέγχοι ή έρευνες θα πρέπει να είναι δυνατοί αν υπάρχει ανάγκη που δεν περιλαμβάνεται στο ετήσιο σχέδιο ελέγχου.

2.2 Οδηγίες του NTNU

Οι οδηγίες είναι προσαρτημένες. Η έκδοση των οδηγιών που ισχύει όταν υπογράφεται η συμφωνία, χρονολογείται 29 Απριλίου 2018. Οκτώβριος 2020. Το NTNU μπορεί να ενημερώσει τις οδηγίες κατά τη διάρκεια της περιόδου της συμφωνίας. Αλλαγές που δεν επηρεάζουν σημαντικά τις υποχρεώσεις του προσφερόμενου θα ακολουθούν εντός της συμφωνηθείσας αμοιβής.

2.3 Ετήσια αξιολόγηση κινδύνου και σχέδιο ελέγχου

Οι προσφερόμενοι θα εκτελούν ετησίως μια γενική αξιολόγηση κινδύνου των δραστηριοτήτων του NTNU και θα προετοιμαζουν μια δικαιολογημένη πρόταση για το σχέδιο ελέγχου με τον ωριαίο προϋπολογισμό για τα επόμενα χρόνια. Η αξιολόγηση κινδύνου θα βασίζεται στην κατανόηση του κοινωνικού ρόλου, της οργάνωσης, των στρατηγικών στόχων και των πλαίσιων του NTNU. Οι προσφερόμενοι θα συλλέξουν και αξιολογήσουν σχετικές πληροφορίες από, μεταξύ άλλων, το διοικητικό συμβούλιο, τη διοίκηση του πανεπιστημίου, τις αξιολογήσεις κινδύνου, τους προηγούμενους ελέγχους και άλλες σχετικές πηγές. Ο προσφερόμενος θα δικαιολογήσει τις προτεραιότητες. Θα πρέπει να είναι σαφές ποιοι κίνδυνοι οι ελέγχοι προορίζονται να προβάλλουν και ποιοι σημαντικοί κίνδυνοι δεν προτεραιοποιούνται και γιατί. Το σχέδιο ελέγχου θα επεξεργαστεί και θα εγκριθεί από το διοικητικό συμβούλιο του NTNU σύμφωνα με το ισχύον πρόγραμμα διαχείρισης.

2.4 Εκτέλεση ελέγχων

Κάθε έλεγχος θα σχεδιαστεί και θα εκτελεστεί βάσει ενός εγκριμένου σχεδίου ελέγχου. Μετά από κάθε έλεγχο, ο προσφερόμενος θα προετοιμασεί μια αναφορά που είναι σαφής και σχετική για την λήψη αποφάσεων. Τα ευρήματα και οι προτάσεις θα προτεραιοποιούνται σύμφωνα με την ουσιαστικότητα και τον κίνδυνο. Ο εκπρόσωπος θα λαμβάνει συνεχώς αναφορές ελέγχου από τους ατομικούς ελέγχους. Τα αποτελέσματα των εκτελεσμένων δραστηριοτήτων ελέγχου θα αναφερθούν ημιετήσια στο διοικητικό συμβούλιο. Σοβαρές συνθήκες θα αναφερθούν στην πρώτη δυνατή συνεδρίαση του διοικητικού συμβουλίου. Οι ημιετήσιες αναφορές θα αναφέρουν ολοκληρωμένους ελέγχους, σημαντικές ευρήσεις, κατάσταση παρακολούθησης μέτρων και οποιαδήποτε γενικές εξελίξεις.

2.5 Παρακολούθηση και συμβουλευτική

Η συμβουλευτική θα εκτελε