Βέλγιο – Υπηρεσίες τροφοδοσίας – Raamovereenkomst externe cateringpartners voor evenementen en maatwerkopdrachten VIVES overkoepelend

Σκοπός των υπηρεσιών: Σύμφωνο Πλαίσιο για εξωτερικούς εταίρους εστίασης για γεγονότα και "High-end" προσαρμοσμένες εργασίες για το VIVES Νότιο και το VIVES Βόρειο, συνολικά. Περιγραφή: Το VIVES Νότιο και το VIVES Βόρειο οργανώνουν κάθε χρόνο μια μεγάλη ποικιλία γεγονότων και "High-end" προσαρμοσμένων εργασιών τόσο στο Βόρειο όσο και στο Νότιο κεντρικό, τα οποία βρίσκονται στην επαρχία της Δυτικής Φλάνδρας. Αυτές οι δραστηριότητες αποτελούν ενσωματωμένο μέρος της ακαδημαϊκής και κοινωνικής λειτουργίας του πανεπιστημίου και απαιτούν επαγγελματική, ποιοτική και εμπιστευτική υποστήριξη εστίασης. Φάσεις της εργασίας: 1η φάση – Επιλογή Το παρόν έγγραφο αφορά την πρώτη φάση, δηλαδή την φάση επιλογής, μιας διαδικασίας προσδιορισμού σε δύο βήματα. Σε αυτήν την πρώτη φάση ζητείται μόνο μια "Αίτηση συμμετοχής", συμπληρωμένη με τα απαραίτητα προσαρτήματα, με τα οποία ο υποψήφιος δείχνει το ενδιαφέρον του για την εργασία, την γραπτή του πρόθεση να επιλεγεί (άρθρο 2, 12° Νόμος για τις κυβερνητικές παραγγελίες 17 Ιουνίου 2016) και παραδίδει τα απαραίτητα έγγραφα ευθύνης για να μπορεί να επιλεγεί. 2η φάση - Προσφορά Μετά την επιλογή, μόνο οι επιλεγμένοι υποψήφιοι μπορούν να συμμετάσχουν στην δεύτερη φάση, τη φάση προσφοράς, με βάση το προγραμματισμένο έργο που θα τους παραδοθεί μετά την απόφαση επιλογής. Σε αυτήν την δεύτερη φάση, οι επιλεγμένοι υποψήφιοι θα καλούνται να υποβάλουν μια προσφορά με βάση το προγραμματισμένο έργο. Περιόδους: - για την περίοδο 1 "Γεγονότα" αναζητούμε τρεις εξωτερικούς εταίρους εστίασης που μπορούν να υποστηρίξουν το πανεπιστήμιο για μια περίοδο τεσσάρων ετών στις παρακάτω δραστηριότητες, οι οποίες είναι εύκαμπτες σε όλους τους κεντρικούς, δηλαδή σε ολόκληρη την επαρχία της Δυτικής Φλάνδρας. Γεγονότα: Κάθε ακαδημαϊκό έτος, το VIVES Πανεπιστήμιο οργανώνει μεταξύ άλλων τρία μεγάλα θεσμικά γεγονότα: - την Ακαδημαϊκή Έναρξη τον Σεπτέμβριο, - την Πρωτοχρονιά του Ιανουαρίου, - και την Ημέρα Προ-Διαδικασίας τον Μάιο, - … Για αυτά τα γεγονότα, η προσέλευση είναι περίπου 700 έως 1.000 άτομα, αποτελούμενα από φοιτητές, υπαλλήλους, προσκεκλημένους, συνεργάτες και εξωτερικούς εταίρους. Η εστίαση παίζει κρίσιμο ρόλο στην εμπειρία, την εμφάνιση και την οργανωτική ποιότητα αυτών των στιγμών. Επιπλέον, το VIVES Πανεπιστήμιο οργανώνει κάθε χρόνο πολλές αποδοχές, τελετές απονομής διαπιστευμάτων κλπ. διασκορπισμένες σε διάφορα πεδία σπουδών. Αυτές οι τελετές πραγματοποιούνται ανά διδακτικό προγραμμα ή ομάδα και απευθύνονται σε φοιτητές και τους γονείς τους ή τους οδηγούς τους. Για αυτά τα στιγμια, απαιτείται προσαρμοσμένη, φροντισμένη και εύκολα οργανωμένη εστίαση, μελετώντας τις ποικίλες ομάδες, τις τοποθεσίες και τις πρακτικές συνθήκες. - για την περίοδο 2 "High-end προσαρμοσμένες εργασίες" αναζητούμε επίσης τρεις εξωτερικούς εταίρους εστίασης, για σημαντικά μικρότερες εργασίες με μέσο όρο 10 έως 50 άτομα, όπου επικρατούν εξαιρετικά υψηλά επίπεδα ποιότητας, τόσο σε προϊόντα, παρουσίαση και υπηρεσία. "High-end" προσαρμοσμένες εργασίες: Αυτή η περίοδος αφορά την παράδοση υψηλής ποιότητας, προσαρμοσμένων υπηρεσιών εστίασης, όπου η έμφαση βρίσκεται εξαιρετικά στην ποιότητα, την αποκλειστικότητα και την εμπειρία. Η διοργανώτρια αρχή επιδιώκει με αυτήν την περίοδο την επιλογή των προμηθευτών που μπορούν να αναπτύξουν και να υλοποιήσουν ιδέες εστίασης που είναι πλήρως προσαρμοσμένες στην ειδική πλοκή, τους στόχους και την ομάδα στόχων κάθε γεγονότος. Δεν πρόκειται για ένα πρότυπο προσφορά, αλλά κάθε φορά για μια μοναδική υλοποίηση όπου η προσαρμογή είναι κεντρική. Διάρκεια Η συμφωνία πλαίσιο έχει αρχική διάρκεια τεσσάρων ετών, υπό την προϋπόθεση ότι η προβλεπόμενη μέγιστη αξία της εργασίας δεν υπερβαίνει αυτήν την περίοδο. Η διοργανώτρια αρχή ενημερώνει τον υποψήφιο ότι η αναφερόμενη μέγιστη αξία δεν υπολογίστηκε με βάση τις προβλεπόμενες ποσότητες στον κατάλογο. Αυτή η μέγιστη αξία δεν προσφέρει επομένως καμία ένδειξη για το ποσό προσφοράς για το οποίο μπορεί να γίνει η εγγραφή. Σε αυτήν την περίπτωση, πρόκειται για τη μέγιστη αξία της συμφωνίας πλαίσιο, η οποία ορίστηκε με βάση τις μέγιστες ποσότητες που μπορούν να παραγγελθούν για όλες τις εργασίες που μπορεί να παραγγείλει η διοργανώτρια αρχή. Για να ελέγξει το μέγεθος της εργασίας, η διοργανώτρια αρχή παρακολουθεί τις δαπάνες στο πλαίσιο της συμφωνίας πλαίσιο για να διασφαλίσει ότι δεν υπερβαίνουν