Γερμανία – Υπηρεσίες επισκευής και συντήρησης – Einführung zentrales DMS

Εδώ προτίθεται η εισαγωγή μιας πλατφόρμας διαχείρισης εγγράφων (DMS) για όλη την επιχείρηση, για να βελτιώσει και να ομοιογενείσει την διαχείριση, την επεξεργασία και την πρόσβαση σε εμπορικές πληροφορίες. Σε πλαίσιο einer διατμηματικής ανάλυσης απαιτήσεων, εξετάστηκαν οι υπάρχουσες μεθόδοι εργασίας, οι διαδικασίες εγγράφων και οι ροές πληροφοριών σε συνεργασία με τα τμήματα. Έγινε φανερό ότι τα έγγραφα και οι πληροφορίες διαχειρίζονται σήμερα σε διαφορετικά συστήματα, δομές διακομιστών, ειδικές εφαρμογές και προσωπικές αποθήκες. Οι από αυτές προκύπτουσες διακοπές μεσών, πολλαπλές αποθήκες και διαφορετικές μεθόδοι εργασίας δυσκολεύουν τη διατμηματική συνεργασία και οδηγούν σε αυξημένο χρόνο αναζήτησης καθώς και σε αβεβαιότητες σχετικά με την ενημέρωση και τη δεσμευτική ισχύ των πληροφοριών. Ταυτόχρονα υπάρχουν ήδη πολλά εδραιωμένα ειδικά συστήματα και συστήματα πληροφοριών, τα οποία θα πρέπει να εξακολουθούν να εκτελούν τις αντίστοιχες βασικές τους λειτουργίες και στο μέλλον. Το στόχος του προγράμματος δεν είναι η αντικατάσταση αυτών των συστημάτων, αλλά η λογική ενσωμάτωση τους σε μια κοινή πλατφόρμα πληροφοριών. Η παρουσίαση των υπηρεσιών περιγράφει τις λειτουργικές, τεχνικές και οργανωτικές απαιτήσεις για την μελλοντική πλατφόρμα DMS και σερβεί ως βάση για την επιλογή μιας βιώσιμης, οικονομικής και μακροπρόθεσμης λύσης. Η μελλοντική λύση θα πρέπει να λειτουργεί ως κεντρική πλατφόρμα πληροφοριών και να υποστηρίζει τον ολόκληρο κύκλο ζωής των εγγράφων και των πληροφοριών - από την καταγραφή, την επεξεργασία και τη συλλογική χρήση μέχρι την αναλυτική αρχειοθέτηση και τη νομοπαραβίαση διαγραφή. Στο κέντρο δεν βρίσκονται τα εγγράμματα ή οι τεχνικές λειτουργίες, αλλά η αποτελεσματική υποστήριξη των καθημερινών διαδικασιών εργασίας των υπαλλήλων. Οι πληροφορίες θα πρέπει να διαχειρίζονται ομοιογενώς, ανεξάρτητα από την προέλευσή τους, να βρουν γρήγορα, να παρέχονται με ασφάλεια και να είναι διαθέσιμες σε όλη την οργάνωση. Η εισαγωγή της πλατφόρμας DMS έχει επίσης ως στόχο να μειώσει σταδιακά τις υπάρχουσες λύσεις, να καθιερώσει ομοιογενείς πρότυπα για τη διαχείριση πληροφοριών και να δημιουργήσει μια τεχνολογική βάση για την περαιτέρω ψηφιοποίηση των διοικητικών διαδικασιών. Σύγχρονες τεχνολογίες, ιδιαίτερα οι λειτουργίες που υποστηρίζονται από την τεχνητή νοημοσύνη, θα πρέπει να υποστηρίζουν τους υπαλλήλους στη καθημερινή τους εργασία και να βελτιώσουν την ποιότητα και την αποτελεσματικότητα της επεξεργασίας πληροφοριών. Συνόψισμα, τα στόχοι του προγράμματος μπορούν να περιγραφούν ως εξής: - Εισαγωγή μιας ομοιογενούς πλατφόρμας πληροφοριών για όλη την επιχείρηση για τη διαχείριση εμπορικών εγγράφων και πληροφοριών - Βελτίωση της διατμηματικής συνεργασίας μέσω κοινών αποθεμάτων πληροφοριών και ομοιογενών μεθόδων εργασίας - Μείωση πολλαπλών αποθηκών και εγγύηση μιας σαφούς και παρακολουθούμενης βάσης πληροφοριών - Ταχύτητα αναζήτησης πληροφοριών μέσω ισχυρών δυνατοτήτων αναζήτησης και πλοήγησης - Υποστήριξη ομοιογενών ψηφιακών διαδικασιών επιχειρήσεων μέσω ροών εργασίας, ελέγχου εργασιών και διαδικασιών εγκρίσεων - Εγγύηση της συμμόρφωσης με νομικές, κανονιστικές και εσωτερικές απαιτήσεις σχετικά με τη διαχείριση, τη διατήρηση, την προστασία των δεδομένων και την ασφάλεια των πληροφοριών - Ενσωμάτωση των υπάρχοντων ειδικών εφαρμογών και συστημάτων πληροφοριών σε μια κοινή αρχιτεκτονική πληροφοριών με αποφυγή πολλαπλής αποθήκευσης δεδομένων - Δημιουργία μιας αναπτυσσόμενης και βιώσιμης πλατφόρμας που υποστηρίζει οργανωτικές αλλαγές και μελλοντικά προγράμματα ψηφιοποίησης - Παρέχοντας σύγχρονες λειτουργίες βοήθειας, ιδιαίτερα με τεχνητή νοημοσύνη, αναζήτηση, ανάλυση και ταξινομήσεις, για την υποστήριξη της καθημερινής εργασίας των υπαλλήλων - Καθιέρωση μιας μακροπρόθεσμης οικονομικής και διοικητικά ελέγχιμης πλατφόρμας για τη διαχείριση πληροφοριών για όλη την επιχείρηση