Βέλγιο – Υπηρεσίες εκδηλώσεων – Raamovereenkomst externe cateringpartners maatwerk en evenementen

Σκοπός των υπηρεσιών: Πλαίσιο συμφωνία εξωτερικών εταίρων εστίασης, προσαρμοσμένων και γεγονότων

Περιγραφή: Η VIVES Hogeschool Zuid και VIVES Noord οργανώνει ετήσια μια μεγάλη ποικιλία γεγονότων και «υψηλής ποιότητας» προσαρμοσμένων παραγγελιών τόσο στα κεντρικά της βορείου όσο και νότιου, τα οποία βρίσκονται σε διάφορες περιοχές της επαρχίας West-Vlaanderen. Αυτές οι δραστηριότητες αποτελούν ενσωματωμένα μέρος της ακαδημαϊκής και κοινωνικής λειτουργίας του πανεπιστημίου και απαιτούν επαγγελματική, ποιοτική και αξιόπιστη υποστήριξη εστίασης. Η εστίαση παίζει εδώ κρίσιμο ρόλο στην εμπειρία, την εμφάνιση και την οργανωτική ποιότητα αυτών των στιγμών.

Φάσεις της παραγγελίας:

1η φάση – Επιλογή

Το παρόν έγγραφο αφορά την πρώτη φάση, δηλαδή την φάση επιλογής, μιας διαδικασίας τοποθέτησης σε δύο βήματα. Στην πρώτη αυτή φάση ζητείται μόνο μια «Αίτηση συμμετοχής», συμπληρωμένη με τα απαραίτητα προσαρτημένα έγγραφα, με τα οποία ο υποψήφιος εκφράζει το ενδιαφέρον του για την παραγγελία, την γραπτή του πρόθεση να επιλεγεί (άρθρο 2, 12° Νόμος για τις δημόσιες παραγγελίες 17 Ιουνίου 2016) και παρέχει τα απαραίτητα έγγραφα υπεύθυνης για να μπορεί να επιλεγεί.

2η φάση - Προσφορά

Μετά την επιλογή, μόνο οι επιλεγμένοι υποψήφιοι μπορούν να συμμετάσχουν στην δεύτερη φάση, την φάση προσφοράς, βασισμένη στο πρόγραμμα εργασιών που θα τους παραδοθεί μετά την απόφαση επιλογής. Στην δεύτερη αυτή φάση, οι επιλεγμένοι υποψήφιοι θα προσκληθούν να υποβάλουν προσφορά.

Περιοχές:

- για το τμήμα 1 «Γεγονότα» αναζητούμε τρεις εξωτερικούς εταίρους εστίασης που μπορούν να υποστηρίξουν το πανεπιστήμιο για μια περίοδο τεσσάρων ετών σε διάφορες δραστηριότητες που είναι ευέλικτα εφαρμόσιμες σε όλα τα κεντρικά, δηλαδή σε ολόκληρη την επαρχία West-Vlaanderen. Γεγονότα: Κάθε ακαδημαϊκό έτος, η Hogeschool VIVES οργανώνει, μεταξύ άλλων, 3 μεγάλες θεματικές εκδηλώσεις, συμπεριλαμβανομένης της Ακαδημαϊκής Εναρξης τον Σεπτέμβριο, της Νεοετησίδας τον Ιανουάριο και της Ημέρας Προ-Διαδικασίας τον Μάιο. Για αυτά τα γεγονότα, η προσέλευση είναι περίπου 700 έως 1.000 άτομα. Επιπλέον, η Hogeschool VIVES οργανώνει ετήσια διάφορες απονομές, τελετές απονομής τίτλων κ.λπ. σε διάφορα πεδία σπουδών. Αυτές οι τελετές πραγματοποιούνται ανά πτυχίο ή ομάδα και απευθύνονται σε φοιτητές και τους γονείς τους ή τους συνοδούς τους. Για αυτά τα γεγονότα απαιτείται μια προσαρμοσμένη, φροντισμένη και καλά οργανωμένη εστίαση, λαμβάνοντας υπόψη τις ποικίλες ομάδες, τοποθεσίες και πρακτικές συνθήκες.

- για το τμήμα 2 «προσαρμοσμένες παραγγελίες» αναζητούμε επίσης τρεις εξωτερικούς εταίρους εστίασης, για σημαντικά μικρότερες παραγγελίες με μέσο όρο 10 έως 50 άτομα, όπου η ποιότητα είναι εξαιρετικά υψηλή, τόσο σε ό,τι αφορά τα προϊόντα, την παρουσίαση και την υπηρεσία. «Υψηλής ποιότητας» προσαρμοσμένες παραγγελίες: Αυτό το τμήμα αφορά την παρουσίαση υπηρεσιών εστίασης υψηλής ποιότητας, όπου η έμφαση βρίσκεται στο ποιότητα, αποκλειστικότητα και εμπειρία. Η δημόσια αρχή επιθυμεί με αυτό το τμήμα να επιλέξει παρόχους υπηρεσιών που μπορούν να αναπτύξουν και να υλοποιήσουν ιδέες εστίασης που είναι πλήρως προσαρμοσμένες στην ειδική πλοκή, στόχους και στόχο κάθε γεγονότος. Δεν πρόκειται για ένα πρότυπο προσφορά, αλλά για μια μοναδική εκπλήρωση όπου η προσαρμογή είναι κεντρικό στοιχείο.

Διάρκεια

Το πλαίσιο συμφωνία έχει αρχική διάρκεια τεσσάρων ετών, με την προϋπόθεση ότι η προβλεπόμενη μέγιστη αξία της παραγγελίας δεν υπερβαίνει αυτόν τον όρο. Η δημόσια αρχή ενημερώνει τον υποψήφιο ότι η αναφερόμενη μέγιστη αξία δεν υπολογίστηκε με βάση τις υπολογιζόμενες ποσότητες στο κατάλογο. Αυτή η μέγιστη αξία δεν δίνει ούτε υποδείξη για το ποσό προσφοράς για το οποίο μπορεί να γίνει η εγγραφή. Σε αυτή την περίπτωση, η μέγιστη αξία του πλαίσιου συμφωνίας είναι καθορισμένη με βάση τις μέγιστες ποσότητες που μπορεί να παραγγελθούν για όλες τις παραγγελίες που μπορεί να κάνει η δημόσια αρχή. Για να ελέγξει το μέγεθος της παραγγελίας, η δημόσια αρχή παρακολουθεί τις δαπάνες στο πλαίσιο του πλαίσιου συμφωνίας για να διασφαλίσει ότι δεν υπερβαίνει την μέγιστη αξία του πλαίσιου συμφωνίας. Σε περίπτωση υπερβασης της μέγιστης αξίας, δεν μπορούν να γίνουν νέες παραγγελίες.