Γερμανία – Πακέτα λογισμικού λογιστικής – Digitaler Rechnungseingangsworkflow in SAP S/4 HANA

Το Πανεπιστημιακό Νοσοκομείο Βύρτσμπουργκ ανήκει στα σημαντικότερα ιατρικά κέντρα στη Γερμανία και έχει εξαιρετική θέση στην ιατρική περίθαλψη ως μοναδικό νοσοκομείο υπερμεγέθους φροντίδας στην Κάτω Φρανκονία. Κάθε χρόνο, περίπου 350.000 ασθενείς ωφελούνται από την έντονη διαεπιστημονική συνεργασία σε 19 κλινικές και περισσότερα από 60 διαεπιστημονικά κέντρα. Το UKW είναι γνωστό για τις διεθνείς εξαιρετικές επιδόσεις στην ιατρική περίθαλψη, έρευνα και διδασκαλία, καθώς και για τις πρωτοποριακές και ασφαλείς διαγνωστικές, θεραπευτικές και προληπτικές μεθόδους. Μια ιδιαίτερη δύναμη της Πανεπιστημιακής Ιατρικής Βύρτσμπουργκ είναι η στενή και πρακτική σύνδεση της κλινικής με την έρευνα για την ασφαλή εφαρμογή νέων μεθόδων. Μαζί με την Ιατρική Σχολή, το UKW είναι ένα από τα μεγαλύτερα εκπαιδευτικά ιδρύματα για ιατρούς στη Γερμανία. Η διανομή περισσότερων από 70 διαφορετικών τμημάτων σε διάφορα σημεία μέσα στη Βύρτσμπουργκ, καθώς και η συμμετοχή έως και 1.500 ατόμων στην διαδικασία ελευθέρωσης λογαριασμών, θέτει το νοσοκομείο μπροστά σε ιδιαίτερες οργανωτικές προκλήσεις. Το UKW επεξεργάζεται κάθε χρόνο περίπου 150.000 εγγράφων από περίπου 9.500 διαφορετικούς πιστωτές. Στόχος της διαδικασίας είναι να ληφθεί μια προοπτική λύση για την ψηφιακή, χωρίς διακοπή των μεσών, επεξεργασία λογαριασμών και ελέγχου ροής εργασίας σε μια ενσωματωμένη λύση κοντά στο SAP, η οποία θα αντικαταστήσει την υπάρχουσα λύση Tangro IM (Invoice Management) και Tangro BWF (Business Workflow) μέχρι τις 30.09.2027. Το σύστημα πρέπει να μπορεί να απεικονίσει τόσο απλούς γραμμικούς ελέγχους ελευθέρωσης όσο και πολύπλοκα, κανονισμένα και πολυεπίπεδα διαδικασίες έγκρισης. Εδώ είναι σημαντική η προσαρμοστικότητα στις νομικές προδιαγραφές, π.χ. στο πλαίσιο της υποχρέωσης ηλεκτρονικής λογαριασμού, καθώς και η εύκαμπτη ελέγχος των ροών εργασίας σε οργανωτικές αλλαγές διαδικασίας. Το Πανεπιστημιακό Νοσοκομείο Βύρτσμπουργκ (UKW) χρησιμοποιεί το SAP S/4HANA ως κεντρικό ERP σύστημα και ηγετική πλατφόρμα συστήματος για τις εμπορικές διαδικασίες, ιδιαίτερα για την λογιστική. Στο πλαίσιο της επεξεργασίας λογαριασμών, το SAP S/4HANA πρέπει να λειτουργεί ως ηγετικό σύστημα, στο οποίο οι διαδικασίες και πληροφορίες σχετικές με λογαριασμό - όσο το δυνατόν - θα επεξεργάζονται κεντρικά και θα απεικονίζονται με αναθεωρητέο τρόπο. Τα συνδεδεμένα συστήματα και εφαρμογές πρέπει να ενσωματωθούν κατάλληλα στην υπάρχουσα πλατφόρμα SAP και να παρέχουν τις απαραίτητες πληροφορίες στο SAP S/4HANA ή να τις αποκτήσουν από αυτό. Η λύση πρέπει να παρέχεται σε ένα υβριδικό μοντέλο λειτουργίας. Οι λειτουργίες για την καταγραφή, ψηφιοποίηση και ερμηνεία των λογαριασμών μπορούν να παρέχονται στην νεφή του παραγγελιοδότη. Άλλες συνιστώσες θα λειτουργούν στην από το UKW παρεχόμενη υποδομή διακομιστών. Η περαιτέρω επεξεργασία, συμπεριλαμβανομένης της ελέγχου, καταλογογράφησης, ροής ελέγχου έγκρισης και λογιστικής, πρέπει να πραγματοποιείται πλήρως και ενσωματωμένα μέσα στο σύστημα SAP S/4HANA. Η λύση πρέπει να εγγυάται μια συνεχή διαδικασία χωρίς διακοπή των μεσών και να παρέχει αναθεωρητέο τρόπο για την αναδρομή των διαδικασιών σχετικών με λογαριασμό. Οι απαραίτητες διεπαφές και η ανταλλαγή δεδομένων μεταξύ των συνιστωσών νεφής, της τοπικής υποδομής και του SAP S/4HANA πρέπει να παρέχονται και να εγγυώνται από τον παραγγελιοδότη.