Polonia – Servicios de agencias de viajes y servicios similares – Usługa rezerwacji i sprzedaży miejsc noclegowych w hotelach krajowych i zagranicznych na potrzeby Instytutu Adama Mickiewicza w latach 2026-2029

Objeto del contrato es el servicio de reserva, venta y gestión de servicios hoteleros (de alojamiento) nacionales e internacionales para el Instituto Adam Mickiewicz. 1. Alcance del objeto del contrato 1. Búsqueda de ofertas de hoteles. 2. Realización de reservas de servicios hoteleros (alojamientos) en Polonia y en el extranjero. 3. El servicio se realizará durante 36 meses a partir de la firma del contrato o hasta el agotamiento del valor máximo del contrato. 4. Intermediación en la venta de servicios hoteleros, incluyendo el pago. 5. Intermediación en la cancelación y cambios de reservas y gestión de devoluciones. 6. Transmisión al Contratante de información detallada sobre la reserva, incluyendo: check-in, check-out, alimentación, city tax y otras tarifas. 7. Representación del Contratante en asuntos de reclamaciones relacionados con servicios hoteleros. 8. Garantía de atención las 24 horas (24/7), incluidos los días festivos. 9. Actualización continua de la oferta disponible. 10. Cuidado de los intereses del Contratante, en particular, informar sobre eventos que puedan afectar la ejecución del contrato. 11. El contratista proporcionará una oficina de atención en Polonia (sede o filial) abierta al menos 5 días a la semana (lun–vie) de 8:00 a 18:00 y una línea de información 24/7 que permita realizar reservas y cambios fuera del horario de oficina. 12. Asignación de un asistente del cliente y al menos tres personas dedicadas a la atención del Contratante. 13. Provisión de un sistema de reservas en línea que permita realizar y modificar reservas a través de empleados autorizados del Contratante. El sistema debe: • funcionar en las versiones principales actuales de los navegadores, • contener toda la oferta de hoteles disponibles del contratista, • tener filtros (mín.: estándar, precio, ubicación, alimentación, internet), • permitir la búsqueda en el mapa, • permitir la generación de vouchers en PL e EN, • permitir un historial completo de cambios de reservas (audit trail), • permitir la exportación de datos de reservas e historial de cambios (PDF/XLSX). 14. El sistema debe permitir el acceso a las tarifas especiales del Contratante junto con las condiciones de cancelación. 15. El sistema debe permitir la generación de informes (número de personas, volumen de negocio, datos detallados por hotel, huésped y período). 2. Información importante 1. Número estimado de reservas: aprox. 12600, de las cuales: • 8000 internacionales • 4600 nacionales 2. A disposición del Contratante: habitaciones de 1, 2, 3 personas en estándares de 2 a 5 estrellas. 3. Los servicios reservados deben cumplir con los estándares internacionales de calidad y seguridad. 4. Alcance geográfico: Polonia y el extranjero, en particular la UE, el Reino Unido, EE. UU., China, Japón, Corea del Sur, países escandinavos. 5. Reservas para representantes de instituciones culturales – se requiere un alto estándar de atención. 6. Las cantidades son aproximadas y pueden cambiar dentro del valor del contrato. 7. El contratista proporciona apoyo en caso de problemas en el lugar de prestación del servicio. 3. Procedimiento de reserva 1. El Contratante envía una solicitud por correo electrónico. 2. Especifica los requisitos (ubicación, presupuesto, preferencias). 3. El contratista presenta al menos 3 propuestas disponibles que cumplan con los requisitos (si están disponibles). 4. Tiempo de respuesta: máximo 1 hora después de recibir la solicitud (durante las horas operativas; fuera de ellas, según el SLA 24/7). La oferta contiene: • información sobre el hotel junto con la dirección y la categoría, • información sobre el tipo de habitación (sgl, dbl, twin, trpl, para fumadores/no fumadores), • información sobre si el desayuno está incluido en el precio de la habitación, • información sobre si el uso de internet está incluido en el precio de la habitación, • condiciones de cancelación, • distancia desde la ubicación especificada por el Contratante, • precio en PLN – solo en el ámbito de las reservas de alojamientos en Polonia, • para reservas internacionales, el precio en monedas de acuerdo con el Reglamento del Ministro de Familia y Política Social del 25 de octubre de 2022, para reservas de alojamientos que modifica el reglamento sobre las cantidades debidas a un empleado contratado en una entidad pública o local de la esfera presupuestaria por razón de viaje de servicio, • información sobre si la persona que realiza el viaje estará obligada a asumir costos adicionales temporales, como un depósito reembolsable, un impuesto local, información sobre depósitos y tarifas adicionales. 5. La selección del Contratante se realiza por correo electrónico o telefónicamente (confirmada por correo electrónico). 6. El contratista realiza la reserva de inmediato después de la aceptación. 7. El contratista informa sobre todos los cambios de reserva. 8. El contratista garantiza la opción más económica que cumpla con los requisitos del Contratante. 9. En caso de que no haya 3 ofertas, el contratista presenta una justificación y un menor número de propuestas. 10. En caso de que no haya ofertas coincidentes, se permiten alternativas (otro estándar/ubicación) con la aceptación del Contratante. 11. El contratista tiene en cuenta los hoteles preferidos por el Contratante. 12. El contratista permite la transferencia de reservas realizadas por el Contratante o por otras entidades. 13. El Contratante puede cambiar los datos de los huéspedes de acuerdo con la política del hotel. 14. Posibilidad de reservar varias habitaciones a un solo nombre o nombre de la institución. 15. Posibilidad de cambiar las fechas hasta 24 horas antes de la llegada (según la política del hotel). 16. El contratista envía confirmaciones en forma de voucher. 17. Realización de requisitos hoteleros adicionales (si están disponibles). 18. La tarifa de transacción se aplica a una reserva. 19. La factura de IVA contiene los datos: • nombre y apellido del huésped, • nombre y apellido de la persona que realiza la reserva, • fecha de estancia, • hotel y ubicación, • precio y descuento, • tarifa de transacción, • tipo de cambio medio de la moneda (BNP). 20. Prohibición de doble conversión de divisas – convers