Prantsusmaa – Tööajaarvestus- või personalitarkvarapakett – Solution intégrée de dématérialisation des processus RH

ARTE G.E.I.E. Strasbourgis töötab 590 inimestega püsiva töölepinguga ning 300 inimestega ajutise töölepinguga, sealhulgas vabakutselised ajakirjanikud ja püsivad vabakutselised töötajad. Personali- ja palgamaksuarvestuse jaoks kasutatakse SAP ECC6; on planeeritud migreerimine SAP S/4HANA. Praeguseks täiendab seda UKG-lahendus, mis pakub digitaalse kasti, digitaalse allkirja ja digitaalse personaliakti funktsioone. Tellimuse objekt on pakkuda, rakendada, hostida, hooldada ja toetada integreeritud lahendust personali- ja palgamaksuarvestuse protsesside digiteerimiseks järgmistega funktsioonidega. Kasutajaliidest, dokumentatsioon ja toetus pakuvad vähemalt prantsuse ja saksa keeles.

• Digitaalne kasti töötajatele. See on isiklik veebipõhine hoidla, mille omanikud on töötajad ja mis on mõeldud töötajatele üle antud personalidokumentide hoidmisele ja juurdepääsu tagamiseks vähemalt viiekümne aasta jooksul pärast nende hoidmist või allkirjastamist. Pakkudes seda kasti täidab ARTE prantsuse tööseaduse artiklis D. 3243-8 ettenähtud kohustuse pakkuda palgamaksuarvestuse digitaalselt. See digitaalne kasti jääb töötajatele kättesaadavaks ka pärast töösuhte lõppemist ja tellimuse kehtivuse aega.

• Digitaalne personaliakt. See on tõendidokument, mis on kättesaadav volitatud töötajatele ja mis moodustab töötaja personaliakti töölepingu kehtivuse ajal, eelneva töölepingu etappi ja järgnevat seadusega ettenähtud hoidmiseperioodi. Lahendus tagab dokumentide liigitus, otsing, täielikkuse, juurdepääsu jälgimine ja tegevused, eluiga ja hoidmiseperioodid.

• Digitaalne allkiri. Allkirjastamise teenus, mille tõendusjõud saab protsessile kohandada, nii sisemiste kui ka väliste allkirjade jaoks, üksik- või massallkirjastamise režiimis, sealhulgas automaatne allkirjastamine seeriannuseks loodud dokumentide jaoks. See tagab vastavaid tõendeid ja nende tagastamise.

• Töötajate portaal. Teenus, mis võimaldab töötajatel vaadata oma dokumente ja esitada palgasektori standardvormide ja konfiguratsiooniga heakskiitmisprotsesside abil taotlusi, jälgides nende töötlemise staatuse. • Töötajatele personaliaktiga dokumentide kätteandmine. Turvaline, personaliseeritud ja jälgitav kätteandmine ARTE poolt loodud dokumentidest iga töötajale, sealhulgas töö- ja lisalepingud, kirjad, haldusotsused, kinnitused ja lepingu lõppemise dokumentatsioon, olenemata eelnevast loomiseprotsessist. See funktsioon hõlmab eriti palgamaksuarvestuste kätteandmist, mis toimub kuus korda kuus. Lahendus arvestab töötajate vastuoludega elektronilise palgamaksuarvestuse üle. Tellimus hõlmab 2019. aastast loodud dokumente ja allkirjastamise tõendeid digitaalsesse personaliakti üleviimist. See hõlmab kohustust teenuse säilitamiseks, üleandmise võimalust lepingu lõppemisel ning määrusi iga künstliku intellekti kasutamise kohta, mis välistab ARTE andmete kogumise, taaskasutamise ja treenimise. Hostimine, töötlemine, juhtimine ja salvestamine toimub ainult Euroopa Liidu või Euroopa Majanduspiirkonna territooriumil; see kehtib ka iga subkontorile. Tellimus nõuab isikuandmete töötlemist. Valitud osalejad peavad protsessi käigus tõendama, et nad on võimelised pakkuma piisavat andmekaitse garantiid, mis peavad säilima kogu tellimuse kehtivuse aja. Tellimuse tingimused ja esitatavad dokumendid selgitatakse täpsemalt tellimustingimustes.