Soome – Tarkvarapaketid ja infosüsteemid – HRM- ja palkkajärjestelmän hankinta

Espoon linna (myöhemmin ka Tilaaja) palub tarjousi HRM- ja palgajärjestusest. Hankimise objektiks on programmitoenus (SaaS), mis sisaldab töötajate hallimise põhiregistri (nimetatakse ka HRM-kompleks) funktsioonid ning palgakalkuleerimise funktsioonid. Lahendus peab toetama Espoon linna töötajate erinevaid tööaega, nagu kontori-, perioodi- ja üldtööaeg, erinevaid töökorraldust, st kiht- ja liikuvtööaega ning linna kasutatavaid tööehtesoppe ja kohalike lepinguid. Hankimise objektid on järgmised teenuste kompleksid: - Programmitoenus (SaaS) - Teenuse kasutuselevõtt ja kohandamine Espoole - Rakendushooldusteenused - Süsteemi arendamise ja eksperdi teenused. Täpsem kirjeldus hankimise sisust on tarjouspalve liites 1. "Hankimise objekti kirjeldus". Võistlusel valitakse üks tootja ja üks varutootja. Lepe jõustub allkirjastamisest ja on kehtiv kuni edaspidi. Arvatav lepinguperioodi alguskuupäev on detsembris 2026. HANKIMISE VALMIMINE Hankimise üksus on valmistanud hankimist, hindanud turul olevat võimalusi ja võistluse tingimusi ning hankimise teostamise viise. Turu kaardistamisel on laialdaselt kuulatud alaosalejaid kirjalikult ja turuülekande kaudu, kasutatud eksperdi arvamusi, hindanud hankimise jagamist osadesse ning erinevaid teostamise mudelid. MARKKINAVUOROPUHELUTE EDENEMINE 2025 Aastal 2025 toimusid turuülekanded kolmelt tuntud potentsiaalselt tootjalt. 1) Süsteemide demo 12-15 nädalal 2025 paluti tootjat esitada nende pakutavaid süsteeme. 2) Tarjouspalve eeskirja kommentimine Tarjouspalve eeskiri saadeti tootjatele kommentimiseks kahe osana (A1 ja A2). - A1 kommentimiskäik: sisaldas muid asjakirju peale oluliste protsessikirjelduste, koostise raportitarvet, opetajate andmete teavituse sisust ja nõudmiste vormi süsteemi funktsionaalsete nõuete osas. Kommentimisaeg oli 5.5.2025 – 14.5.2025 ja kommentaarid läbivad tootjatapaamistel 21. nädalal. - A2 kommentimiskäik: sisaldas tarjouspalve eeskirja liiteid 1.3, 1.8, 1.9 ja liite 5, nõudmiste vormi väljend "Funktsionaalsed nõuded". Kommentimisaeg oli 19.5 – 2.6.2025 ja kommentaarid läbivad tootjatapaamistel 24. nädalal. 3) Saadetud täpsustavad küsimused Tootjatelt paluti ka täpsustavaid andmeid süsteemide palgakalkuleerimiste, peamajutusteenuste ja välise HRM-lahenduse kohta, pakutavate süsteemide tehnoloogiate elutsükli kohta, kasutusoiguste ja lisentside hindamise ning kasutuselevõtuprojekti hindamise kohta hankimise väärtuse ja eelarve määramiseks. MARKKINAVUOROPUHELUTE EDENEMINE 2026 Aastal 2026 alguseks kaardistati turult neljas potentsiaalne tootja, kellega toimus tootjatapaamine 7. nädalal tarjouspalve eeskirja esitamiseks. Tootjale saadeti sama tarjouspalve eeskiri, mis ka muudel potentsiaalsetel tootjatel, ja sellele saadi kommentaarid 5.3.2026. Kõigilt neljalt tootjalt paluti veel kirjaliselt kommentaare uuendatud tarjouspalve eeskirja kohta 17.3-1.4.2026. Turu kaardistamine on teostatud nii, et ühtegi tootjat ei ole eelistatud ja kaardistamisel on toimitud tasapuoliselt ja avatult. MARKKINAKARTOITUSE MÄÄRAMUSED Kaardistamisel saadud märkmused on kasutatud hankimise objekti määratlemisel, sobivuse nõuete määratlemisel, tarjousite võrdlemise aluste määratlemisel. Kaardistamise olulised märkmused olid ka see, et turu piirab võimalikult Espoon linna kasutuses olevate tööehtesopete (nagu KVTES ja OVTES) nõuded HRM- ja palgajärjestusele. Lisaks võivad piiranguteks olla Espoo vajadused palgakalkuleerimiste jätkuvate teenuste, süsteemi kaheksandatud keskkonna ja integreerimiste kohta. Hankimise valmistamisel on arvestatud hankimisseaduse 65 §:ga seotud turu kaardistamise põhimõtted ja hankimise üksus peab valmistamise toetavat võistluse teostumist. HANKIMISE OSADEKS JAKAMINE Hankimise üksus on hindanud hankimise jagamist osadesse. Hankimist ei ole jagatud osadesse, kuna hankimise objektiks olev süsteem ja sellega seotud teenus moodustavad ühtse terviku, mida ei ole otstarbekas jagada väiksemateks tervikuteks. Lisaks lisaks hankimise jagamine osadesse suurendaks oluliselt integraatsioone, vastutuse jagamist, kasutuselevõttu ja andmete ühtse juhtimisega seotud riski. Hankimise üksus peab, et jagamata jätmine on hankim