Saksamaa – Remondi- ja hooldusteenused – Einführung zentrales DMS

Siin ettevõte kavatsenb sisestada ettevõttele laialdase dokumentihaldusplatvormi (DMS), et moderniseerida ja ühtlustada jätkusuutlikult ärioluliste informatsiooni haldust, töötlemist ja esitamist. Laialdase valdkonna nõudluste analüüsi raames uuriti olemasolevaid tööviise, dokumentiprotsesse ja informatsioonivooge spetsialistidega. Selgus, et dokumentid ja informatsioon haldatakse praegu erinevates süsteemides, kettastruktuurides, spetsiaalrakendustes ja isiklikes hoidlaades. Sellest tulenevad meediakatkestused, mitmekordsed hoidlased ja erinevad tööviisid raskendavad valdkondadevahelist koostööd ja viivad suurenenud otsingukulutusteni ning kahtlustele informatsiooni aktuaalsuse ja siduvuse osas. Samal ajal on juba palju kindlustatud spetsiaalrakendusi ja informatsioonisüsteeme, mis tulevikus peavad täitma oma vastavaid tuumülesandeid. Projekte eesmärk ei ole see süsteemide asendamine, vaid nende mõistlik integreerimine ühise informatsiooniplatvormi. Esitatud teenuste nimekirjas kirjeldatakse tulevase DMS-platvormi funktsionaalsed, tehnilised ja organisatsioonilised nõuded ja see teenib alusena tulevase, majandusliku ja pikaajalise kasutusevõimalusega lahenduse valimiseks. Tulevane lahendus peaks teenima keskse informatsiooniplatvormina ja toetama dokumentide ja informatsiooni kogu elutsüklit - alates kogumisest, töötlemisest ja ühise kasutamisest kuni kontrollitavaks arhiivimiseks ja reeglipäraselt kustutamiseks. Siin ei ole keskpunktis üksikud dokumentid või tehnilised funktsioonid, vaid tööpäevaste tööprotsesside efektiivne toetus. Informatsioon peab haldama ühtlasi, olenemata selle tekkimispaigast, kiiresti leitavaks, turvaliselt esitavaks ja organisatsiooni ulatuses kasutamiseks. DMS-platvormi sisestamine on samuti eesmärgiga vähendada olemasolevaid saarelahendusi, ette näha ühtseid standardite informatsiooni haldamiseks ja luua tehniline alus tulevaseks digitaliseerimiseks. Modernsed tehnoloogiad, eriti KI-toetatud funktsioonid, peavad toetama töötajaid nende igapäevast tööd ja parandama informatsiooni töötlemise kvaliteeti ja efektiivsust. Kokkuvõtvalt saab projekti eesmärgid kirjeldada järgmiselt: - Sisestada ettevõttele laialdane ühtne informatsiooniplatvorm ärioluliste dokumentide ja informatsiooni haldamiseks - Parandada valdkondadevahelist koostööd ühiste informatsioonivarude ja standardiseeritud tööviiside kaudu - Väheneda korduvate hoidlate arvu ning kindlustada selge ja jälgitav informatsioonipõhi - Kiirendada informatsiooni leidmist võimeka otsingu- ja navigeerimismõõtmetega - Toetada standardiseeritud digitaalseid äriprotsesse töövoogude, ülesannete juhtimisega ja jälgitavate vabastamisprotsessidega - Kindlustada seaduste, regulatsioonide ja siseseaduste täitmist dokumentatsiooni, hoidmise, andmekaitse ja informatsiooniturvalisuse osas - Integreerida olemasolevad spetsiaalrakendused ja informatsioonisüsteemid ühise informatsiooniarhitektuuri, vältimaks redudantset andmehoidmist - Loomine skaalitav ja tuleviku kindel platvorm, mis toetab organisatsioonilisi muutusi ja tulevasi digitaliseerimisprojekte - Pakkuda modernseid abifunktsioone, eriti KI-toetatud otsingu-, analüüsi- ja klassifitseerimismeetodeid, et toetada töötajaid nende igapäevast tööd - Ette näha majanduslikult ja administratiivselt kontrollitav platvorm ettevõttele laialdase informatsioonihalduseks.